経理担当者にとって経費精算業務は非常に手間のかかる業務で、長時間勤務の大きな要因の一つです。「Staple」は、そんな会社と従業員のお金のやりとりをシンプルにできる経費精算サービスです。法人プリペイドカードと一体化することで、面倒な経費精算をシームレスに完結することができます。この記事では、Stapleの特徴や機能について、詳しく説明します。
Stapleとは
Stapleとは、決済から経費管理までシームレスにつなげることができる法人プリペイドカード一体型の経費精算サービスです。従業員は、あらかじめお金をチャージした法人カード「Stapleカード」で商品やサービスを購入したら、Stapleで経費を申請するだけです。
申請に対する承認や経費管理もStaple一つで完結するので、手作業による入力や、申請書の回覧といった時間と手間のかかるプロセスを削減できます。テレワークやリモートワークにも役立つStapleは、その利便性や機能性が高く評価され、過去には「グッドデザイン賞」を受賞しています。
サービス利用継続率も99％以上に達しており、経費精算業務の効率化を目指す企業から絶大な人気を誇っています。
Stapleの特徴
Stapleの特徴や、利用した場合のメリットを紹介します。
わずか4ステップで経費精算できる
経費精算は、溜めていた領収書を整理するところから始まり、申請書の作成、提出、承認などの複数のステップを踏むのが一般的でした。Stapleなら、商品やサービスの購入時にシステムと紐づけたStapleカードを利用し、発行されたレシートや領収書をアップロードするだけです。
必要な情報は自動抽出されるので、自分で項目や金額を記入する必要はありません。データを送信したら、あとは管理者が承認すれば、経費申請は完了します。
Stapleカードを利用すれば、経費の立替払いや仮払いも発生しないので、従業員の金銭的負担も軽減できます。
経費精算ルール、日当ポリシーの設定が可能
経費精算のルールや日当ポリシーは企業ごとに異なるため、デフォルトの仕様がその企業のルールやポリシーに適していないと、現場での使用に不便を感じやすくなります。Stapleなら、企業の特色に合わせて、経費精算ルールや日当ポリシーをカスタマイズすることが可能です。
どのように経費精算するのか、従業員一人あたりの予算はどのくらいかといった項目を細かく設定できるので、内部統制の強化や予算のコントロールに役立ちます。
与信不要のプリペイドカードでキャッシュレスに対応
近年は経理業務の効率化や、入力ミス防止のため、法人カードを使って経費精算をおこなう企業が増えてきました。
ただ、法人カードを作成するにはカード会社による与信審査をパスする必要があり、業歴や財務状況によってはカードを作成できないこともあります。
その点、Stapleの決済に利用するStapleカードは、必要に応じて金額をチャージするプリペイド式なので、面倒な与信審査はありません。
代表者だけでなく、全従業員にカードを発行できるので、経費精算のキャッシュレス化をスムーズに進められます。
カードブランドは国内外で利用できるVISAブランドなので、物品の購入からサービスの利用まで、幅広いシーンで活用できます。
また、カードへのチャージはいつでもどこでもおこなうことが可能です。
チャージは手続きからわずか数秒で完結し、毎月固定の出費がある場合は、あらかじめ設定しておくことで自動チャージすることもできます。
外部サービスとの連携でさらなる業務効率化を実現
Stapleは外部サービスとAPI連携することで、経費精算時の通知やコミュニケーションを円滑にしたり、カードが使えなかった経費の払い戻しの手間を削減したりと、より幅広いシーンでの活用が可能になります。
価格・料金プラン
Stapleの料金プランは、オーソドックスなスタンダードプランと、カスタマイズ可能なエンタープライズプランの2種類から選ぶことができます。
スタンダードプランでは、Stapleの機能が標準搭載されており、専用のスマートフォンアプリの利用や、従業員全員分のStapleカードの発行、AI搭載OCR機能、交通系ICカード読み取り機能などをフル活用できます。
多機能ながら、1ユーザーあたりの月額料金は660円です。年額プランで契約すれば、1ユーザーあたりの利用料金は6,600円/年となるので、月額プランよりも2カ月分お得な価格で利用できます。
ただし、月額利用料金とは別に、Stapleカードの発行手数料や、本人確認簡易書留およびカード発送手数料が必要です。Stapleカードの発行手数料は1枚あたり165円、本人確認簡易書留およびカード1枚目の発送手数料は880円です。2枚目以降のカード発送手数料については、2,000枚まで1,650円となっています。
一方のエンタープライズプランは、顧客の要望に応じてサービスを追加できるカスタマイズ性の高さが魅力です。ニーズに合わせてサービス内容や機能を自由にカスタマイズできるので、業種や企業ごとの仕様にぴったりのシステムを導入したいという要望にも対応できます。
エンタープライズプランの場合、利用料金はカスタマイズの内容に合わせて決まるので、個別に問い合わせが必要です。なお、初めての人はStapleを30日間試せる無料トライアルがあります。
無料お試しといっても、カスタマーサポート以外のすべてのスタンダードプラン機能を利用できるので、実際に導入した時の使い心地をしっかり体験できます。
料金プランは以下の通りです。（※税込価格）
| プラン名 | スタンダードプラン | エンタープライズプラン |
|---|---|---|
| 初期費用 | – | 問い合わせ |
| 月額費用 | 660円/1ユーザー | 問い合わせ |
| 年額費用 | 6,600円/1ユーザー | 問い合わせ |
| 補足 | 全従業員分のStapleカード（法人プリペイドカード）発行可能※別途発行手数料あり | - |
機能一覧
Stapleには、経費精算業務を効率化するための機能が標準搭載されています。経費申請は、買い物をしたときに発行されたレシートをスマートフォンのカメラで撮影し、アップロードするだけで完結するので、申請作業の手間を省くことができます。申請依頼は直ちに承認者のもとに送られ、データを受信した承認者はスマートフォン上で内容を確認することができます。
立替払いした場合でも、FBデータの出力や銀行APIの活用により、スムーズに払い戻しをおこなえます。登録されたデータはリアルタイムに自動生成され、必要な情報はダッシュボードからいつでも閲覧・確認できます。
また、外部サービスとのAPI連携や、電子帳簿保存法にも対応しているので、企業ごとのニーズに合わせて必要な機能を付加できるのも魅力の一つです。
| 領収書読み取り | – | 自動仕訳 | ○ |
| 振込データ（FBデータ）作成 | – | ファイル添付 | – |
| 定期区間の自動控除 | – | タクシー代対応 | – |
| 駐車場代対応 | – | ガソリン代対応 | – |
| 乗換案内機能 | – | パターン登録 | – |
| 日当・手当算出 | – | 仮払金対応 | – |
| 海外出張対応 | – | 単価計算 | – |
| フォーム設定 | – | ワークフロー設定 | – |
| ログ管理 | ○ | データインポート（ローカルファイル） | – |
| OCR・AI-OCR | – | 交通系ICカード取込 | ○ |
| クレジットカード | ○ | プリペイドカード | – |
| Amazonビジネス | – | 自動仕訳 | – |
| 支払先マスタ | – | 定額支払マスタ | – |
| 源泉徴収 | – | 経費管理・分析 | – |
| 予算管理 | ○ | 組織管理 | – |
| 電子帳簿保存法対応 | – | 入力画面カスタマイズ | – |
| 規定違反チェック | ○ | 通知・催促アラート | – |
| 承認状況の確認 | – | API連携 | – |
| 会計ソフト連携 | – | 送金システム連携 | ○ |
| 乗換案内サービス連携 | – | BTM連携 | – |
| 購買システム連携 | – | – | – |
提供環境・技術情報
Stapleの提供環境・技術情報は以下の通りです。
提供形態
問い合わせ
OS
問い合わせ
ブラウザ
問い合わせ
アプリ
- iOS
- Android
API連携・サービス連携
Stapleは、必要に応じて外部サービスとAPI連携することができます。
以下では、Stapleと連携できる主な外部サービスと特徴をまとめました。
MicrosoftTeams
Microsoftが開発・提供するコラボレーションプラットフォームです。
個人またはグループ同士でチャットしたり、オンライン上でWeb会議を開いたりすることができます。
Stapleと連携すると、従業員が経費精算を提出したり、コメントをしたりした際に通知が届く仕組みになっており、承認依頼をいち早くチェックできるようになります。Teamsに届いた承認依頼は、その場で直接確認できるうえ、承認ボタンも付いているので、Stapleを起動することなく、直接承認が可能です。
ほかにも、Teamsのチャット機能で承認に必要なコミュニケーションを取れるほか、リマインダー機能を活用して申請や承認の見逃しを防止するなど、便利な機能を使えるようになります。
Smart Go Staple
Smart Goとは、モバイルSuicaサービスとの自動連携によって、精算業務の効率化を実現する業務ソリューションです。
法人カードでチャージしたモバイルSuicaを利用すれば、社員が外回り営業や出張で公共交通機関を使った場合でも立替払いしなくて済みます。
さらにStapleと連携したSmart Go Stapleなら、モバイルSuicaで改札を通過した際に、自動的に交通費の申請をおこなうことができます。
モバイルSuicaの経費データは自動的にStapleへ反映されるので、交通費の利用データをStaple内で管理することが可能となります。
楽天銀行
Stapleでは、Stapleカードにチャージすれば従業員の立替払いなしで決済することが可能ですが、利用した店舗やサービスによっては、カード払いに対応しておらず、やむなく従業員が立替払いせざるを得ないケースもあります。
そんなときでも、Staple上で経費申請・承認のデータを一括管理しておけば、いつ、誰が、どこで、いくら立替払いしたのか、迅速かつ正確に把握できます。
さらに、楽天銀行の法人口座と連携しておけば、API経由で銀行振込の依頼を実行し、経費を払い戻すことが可能です。
Moneytree
Moneytreeとは、毎日のお金の出入りや管理に役立つ資産管理ツールです。
銀行やクレジットカード、電子マネー、証券など、複数の金融サービスをこれ一つで一元管理できるため、現在の資産状況を簡単に閲覧・確認できます。
Moneytreeと経由すれば、Moneytreeのアカウントを経由して現在利用しているクレジットカードや銀行、電子マネーの取引情報をStaple内に取り込み、経費精算に反映させることができます。
セキュリティ
Stapleでは、顧客の大切な情報の安全性を確保するため、さまざまなセキュリティ対策を導入しています。
権限を持つ管理者以外が口座に不正アクセスできないよう、認証の際には追加認証をはさむ「二要素認証（2FA）」を採用しています。
たとえパスワードが盗まれた場合でも、Google Authenticatorなどの認証アプリから発行されるコードを入力しないとアクセスできない仕組みになっているので、悪意ある第三者からの不正アクセスを防止できます。
また、Stapleカードは24時間体制で監視されており、不正行為の兆候が検出された場合はリアルタイムに通知されます。万一Stapleカードの紛失・盗難に遭ってしまった場合は、Stapleをインストールしたスマートフォンから一時ロックを掛けることも可能です。タップ・スワイプの簡単操作でロックを実行できるうえ、即時に反映されるので、紛失・盗難に気付いた時点ですばやく不正利用を予防できます。
Stapleカードをアプリケーションで利用する場合も、カード番号は下4桁までしか表示されないので、公共の場で決済しても他者にカード番号を盗み見られる心配はなく、安心して利用できます。
| 暗号化通信 | – | データバックアップ | – |
| ユーザー管理 | – | シングルサインオン（SSO） | – |
| 操作ログ管理 | – | 二段階認証 | ○ |
| アクセスログ管理 | – | ワンタイムパスワード | – |
| デバイス管理 | – | IPアドレス制限 | – |
| プライバシーマーク | – | VPN接続 | – |
| ISO/IEC 27001（情報セキュリティ） | – | BCP対策 | – |
| ISO/IEC 27017（クラウドサービスセキュリティ） | – | SLA（サービス水準合意） | – |
| ISO/IEC 27701（プライバシー情報） | – | GDPR | – |
| JIS Q 15001（個人情報保護） | – | CCPA | – |
| CSMS（IEC 6244321）（制御システムセキュリティ） | – | ダブルオプトイン | – |
| ISO/IEC 20000（ITサービス） | – | データ閲覧制限 | – |
| 情報セキュリティ安全対策適合証明 | – | データエクスポート制限 | – |
| 24時間365日監視 | ○ | AD連携 | – |
サポート
Stapleの使い方や機能でわからないことがあった場合は、カスタマーサポートから簡単に問い合わせることができます。問い合わせは公式サイトにあるヘルプ&サポートのページのほか、ブラウザ版またはスマートフォン版のStapleからおこなうことができ、チャット形式でコミュニケーションを取れます。
また、公式サイトにはよくある問い合わせや初期設定の方法を紹介する動画、従業員向けおよび管理者、会計管理者向けのご利用ガイド、もしもの時のためのトラブルシューティングも掲載されています。
| 電話 | ○ |
| メール | – |
| チャット | ○ |
| 運用コンサルティング | – |
| サポートサイト | ○ |
| ユーザーコミュニティ | – |
| セミナー | – |
