Spendiaの特徴・価格・機能を紹介!

政府が推進する働き方改革や、新型コロナウイルスの影響により、近年はテレワークやリモートワークのような場所にとらわれない働き方に注目が集まっています。「Spendia」は、一人一台スマートフォンを持っているという現代の状況やニーズに合わせて開発されたスマートフォンファーストの経費精算システムです。この記事では、Spendiaの概要や特徴、魅力についてわかりやすく解説します。

Spendiaとは


Spendiaとは、国内大手総合ITサービス企業として50年にわたる実績を持つTIS社が開発・リリースした経費精算システムです。スマートフォンの特性を最大限に活用することで、面倒な経費精算業務を簡単に、かつ効率的に完結させられます。

スマートフォンがあればいつでもどこでも操作できるので、時間や場所にとらわれず、すき間時間や移動時間を有効活用して経費精算業務をおこなうことが可能です。スマートフォンで使うことを前提としたシステムですが、PCブラウザからの利用にも対応しているので、オフィスではPC、それ以外の場所ではスマートフォンと、シーンに応じて使い分けることもできます。

Spendiaは、その画期的なシステムや利便性の高さ、新たなビジネスモデルへの挑戦などが高く評価され、日本国内で優秀かつ社会に有益なIoT・AI・クラウドサービスを表彰する「ASPIC IoT・AI・クラウドアワード2019」の期間業務系分野にて、ベストイノベーション賞に選ばれた実績を誇っています。

Spendiaの特徴

日本のビジネス業界に新たな働き方を提案する、経費精算クラウドサービスSpendiaの主な特徴を紹介します。

スマートフォンだけで経費精算を完結できるユーザビリティの高いデザイン

Spendiaは、スマートフォンだけで経費精算業務を簡単に完結することを前提に設計・デザインされています。

画面は視認性と操作性を重視しており、必要な情報がひと目でわかるシンプルでわかりやすいレイアウトを採用しています。
タップしやすいメニュー表示ですが、任意でカスタマイズすることも可能で、各自の好みや使い勝手に合わせた仕様にアレンジできます。

伝票ステータスでは、自分に関係のある伝票の状況を一元管理することができ、承認待ちの伝票や、すでに承認された伝票の詳細をまとめて閲覧・確認できます。
精算画面もシンプルで直感的な操作をおこなえる仕様になっており、必要に応じて領収書や画像を添付することも可能となっています。

一方、承認者向けの画面では、トップページに承認待ちの伝票件数が表示されるなど、現在おこなうべきアクションがすぐにわかるレイアウトが採用されています。
承認待ちの伝票の内容をただ確認するだけでなく、承認や差戻しもスマートフォンからおこなえるので、オフィスにいなくても承認作業をスムーズにおこなうことができます。

多彩な入力サポート機能を搭載

Spendiaには、経費精算を助けるさまざまな入力サポート機能が搭載されています。
スマートフォンのGPS機能を利用した移動経路での距離精算のほか、路線検索ツールとの連携による乗換案内や定期区間の自動控除、さらには出張の日当自動計算などもおこなうことができます。

任意でオプションを付加した場合、光学文字認識(OCR)とスマートフォンのカメラを利用して領収書を読み込み、自動でデータ入力・費目判定をおこなってくれる機能や、交通系ICカード・コーポレートカードのデータを読み込む機能なども利用できるようになります。

これらの機能をフル活用すれば、これまで手作業でおこなってきた経費精算業務の手間を大幅に省くことができます。

出張の予約・手配もスマホで完結

Spendiaでは、旅行会社が提供する出張一括手配サービスや、公共交通機関・宿泊先の予約サービスとAPI連携することで、出張に関わる手続きのほとんどをワンストップで完結できるようになります。

連携した外部サービスで出張申請・予約・手配をおこなうと、その予約・実績情報がAPI連携によって自動でSpendiaに取り込まれるため、スマートフォンから出張経費の精算をおこなうことが可能です。

精算処理にかかる手間を省けるのはもちろん、予約・実績情報の自動取り込みによって入力ミスや不正入力を防止できるので一石二鳥です。

便利なQR検印サービス

Spendiaでは、申請者が提出する領収書台紙にQRコードを印刷し、伝票データと紐付けすることが可能です。経理担当者がSpendiaスマートフォンアプリにログインし、カメラ機能でQRコードを読み取れば、その場で即座に承認できる仕組みになっています。

もし伝票に問題があった場合は、否認モードでQRコードを読み取り、必要に応じてコメントを付けて申請者に否認の通知を送ることができます。

豊富な分析・管理機能で経費の見直しや予算・実績の管理もできる

Spendiaでは、申請・支払・精算データに基づいたレポートを作成することができます。自分または部下の費用サマリや内訳がリアルタイムでグラフ表示されるので、予算を超過していないか、経費に無駄はないかどうか、細かくチェックできます。

また、コストセンターの階層管理機能も搭載されており、プロジェクト単位や製品カテゴリ単位で予算・実績を管理することも可能です。
レポートや管理機能をフル活用すれば、承認・支払状況の把握や、予算の見直しに役立ちます。

ニーズに合わせたカスタマイズが可能

Spendiaでは、業種や企業ごとの仕様に合わせて、より利便性を高められるよう、柔軟なカスタマイズに対応しています。
操作画面やワークフローは任意で設定を変えることができ、入力画面の作成数にも制限はないので、部門や従業員単位でレイアウト・設定をカスタマイズできます。

ワークフローに関しては、伝票の種類ごとに代理承認や多段階承認、金額による承認ルートの自動設定、ルールによる自動承認などにも対応しており、企業のルールに則った業務フローを反映できます。

カスタマイズにあたり、面倒な操作や入力は必要なく、直感的な操作で設定できるので、システムの扱いに慣れていない人でも短時間でデザインやレイアウトをアレンジできます。

電子帳簿保存法にも対応

Spendiaは、オプションを付加することで電子帳簿保存法にも対応可能です。
電子帳簿保存法に則って電子データを保存・管理するためには、一定の要件を満たす必要がありますが、システムにチェックや制御を一任できるので、手軽に経費精算業務のペーパーレス化を進めることができます。

価格・料金プラン

Spendiaは、1ユーザーあたり600円の月額利用料金を支払えば、経費生産機能、予約・手配機能、分析・連携機能を利用することができます。
月額利用料金のなかにはオンライン問い合わせサポート料金も含まれているので、導入後のサポートを受けるにあたり、別途費用が発生する心配はありません。

一方、任意でオプション機能を付加した場合は、別途オプション費用が追加で発生します。法人カードの明細取込や、電子帳簿保存法対応にした場合は、それぞれ月額50,000円から費用が発生します。

また、領収書OCR・費目自動判定、交通系ICカード明細スマホ取込などの機能を使う場合は、それぞれ1ユーザーあたり月額100円の費用が発生します。
契約ユーザー数やオプションの有無は自由に選択できますが、月額利用料金は18万円からとなっていることに注意が必要です。

料金プランの表は以下の通りです。(※税抜価格)

プラン名 スタンダード
初期費用
月額費用900円/1ユーザー
補足月額18万円からの利用

機能一覧

Spendiaでは、経費精算や出張の手配に必要な機能を利用することができます。
経費精算においては、交通費の精算に便利な路線検索連携や定期区間控除、交通系ICカードのデータ取込などをおこなえるほか、スマートフォンのGPS機能を活用した移動経路での距離精算にも対応しています。

そのほかの経費については、スマートフォンのカメラ機能を活用した領収書OCR読み取り、コーポレートカード利用明細データ取込のほか、日当を自動計算する機能も利用可能です。
さらに予約手配系のサービスと連携すれば、公共交通機関や宿泊先の予約・手配まで一括しておこなうことができます。

一方、経理担当者向けの機能としては、領収書のQRコード承認機能や、手形を含む複数の支払い方法での一括精算、個人事業主やフリーランスへの支払い時の源泉徴収自動計算などがあり、煩雑で手間のかかる経理業務の効率化を図ることができます。

領収書読み取り自動仕訳
振込データ(FBデータ)作成ファイル添付
定期区間の自動控除タクシー代対応
駐車場代対応ガソリン代対応
乗換案内機能パターン登録
日当・手当算出仮払金対応
海外出張対応        単価計算
フォーム設定ワークフロー設定
ログ管理データインポート(ローカルファイル)
OCR・AI-OCR交通系ICカード取込
クレジットカードプリペイドカード
Amazonビジネス自動仕訳
支払先マスタ定額支払マスタ
源泉徴収経費管理・分析
予算管理 組織管理
電子帳簿保存法対応入力画面カスタマイズ
規定違反チェック通知・催促アラート
承認状況の確認API連携
会計ソフト連携送金システム連携
乗換案内サービス連携BTM連携
購買システム連携 – –

提供環境・技術情報

Spendiaの提供環境・技術情報は以下の通りです。

提供形態

問い合わせ

OS

問い合わせ

ブラウザ

問い合わせ

アプリ

問い合わせ

API連携・サービス連携

Spendiaは、さまざまな外部サービスとAPI連携をおこなうことで、出張手配や経費精算業務の効率化を実現できます。以下では、Spendiaと連携できる代表的なサービスの特徴をいくつかピックアップして紹介します。

transit manager

JR東日本グループが開発した交通費精算業務を効率化するためのサービスです。
交通系ICカードを読込端末にかざすだけで、公共交通機関の利用実績をデータとして読み込むことができます。

Spendiaと連携した場合、transit managerで読み込んだ公共交通機関の利用実績データが自動的にSpendiaに取り込まれ、そのデータを活用して経費精算をおこなえるようになります。JR東日本グループの業務用ソリューションなので、駅データや乗車区間、運賃のデータは信頼性が高く、確認や修正の手間を省けるところが特徴です。

勘定奉行クラウド

オービックビジネスコンサルタント社から提供されている財務会計システムです。
仕訳伝票の入力から自動機表、会計帳票、分析帳票、決算・消費税申告に至るまで、財務会計にまつわる業務をこれ一つでカバーすることができます。

Spendiaと連携すると、精算データや支払データが勘定奉行クラウドに自動連携されるため、経費データを手動で取り込む作業をカットできます。

また、Spendiaから取り込まれるデータは、OCRを使って領収書から読み取ったものや、GPSによる移動経路をもとに距離精算されたデータなので、手入力にありがちなミスが少なく、経費データの確認や修正作業の手間も削減できます。

J’sNAVI Jr.

国内外の旅行事業を展開しているJTB社からリリースされている出張手配サービスです。航空券や新幹線、ホテル、レンタカーなどの手配をおこなうと同時に、出張申請も出すことができるので、出張手配の手間を軽減できます。
申請に対する承認も同じシステム上でおこなえるほか、チケットや宿泊費の代金は後日一括請求される仕組みになっているので、仮払いや立替払いの負担も解消されます。

Spendiaと連携した場合、交通費や宿泊費データを自動連携させることが可能で、出張帰りの移動時間などを利用してスマートフォンから簡単に出張経費の精算をおこなうことができます。

セキュリティ

Spendiaでは、スマートフォンの生体認証(顔・指紋)機能を活用したログインサービスを導入しています。Spendiaアプリケーションにログインするためには、顔または指紋認証が必要になるため、スマートフォンの紛失・盗難に遭った場合でも、悪意ある第三者による不正アクセスを防止できます。

アプリを起動したまま一定期間操作がなかった場合は、たとえログイン済みでも再認証を求められる仕組みになっているので、アプリを起動・ログインしたまま紛失・盗難に遭った場合でもセキュリティを確保できます。

暗号化通信データバックアップ
ユーザー管理シングルサインオン(SSO)
操作ログ管理二段階認証
アクセスログ管理ワンタイムパスワード
デバイス管理IPアドレス制限
プライバシーマークVPN接続
ISO/IEC 27001(情報セキュリティ)BCP対策
ISO/IEC 27017(クラウドサービスセキュリティ)SLA(サービス水準合意)
ISO/IEC 27701(プライバシー情報)GDPR
JIS Q 15001(個人情報保護)CCPA
CSMS(IEC 6244321)(制御システムセキュリティ)ダブルオプトイン
ISO/IEC 20000(ITサービス)データ閲覧制限
情報セキュリティ安全対策適合証明データエクスポート制限
24時間365日監視AD連携

サポート

Spendiaでは、商品・サービスに関する問い合わせを専用フォームや電話で受け付けています。また、Spendiaの運営会社であるTIS社は、ビジネスやITにまつわるセミナーやイベントを随時開催しています。

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