電子契約サービスとは?仕組みや導入手順、おすすめのサービスも紹介!

電子契約サービスとは何か|仕組みを解説

電子契約とは©Golden Sikorka – shutterstock

近年、さまざまな企業が次々に新たな電子契約サービスを展開しています。働き方改革や業務効率化の文脈の中で、政府にも推進される『電子契約』。まずは、電子契約サービスの基本的な知識について説明します。

電子契約とは

電子契約サービスについて解説する前に、電子契約とは何かを確認しておきましょう。電子契約とは、書面でおこなっていた契約の締結をオンライン上でおこなうこと、もしくはその契約のことをいいます。また、オンライン上でおこなう申込や注文なども、広い意味での電子契約に該当します。

電子契約サービスとは

電子契約を実行するためのサービスを、電子契約サービスと呼びます。ペーパーレス化や業務効率化の観点から、電子契約サービスを導入する企業は増えており、電子契約サービスの市場規模自体も年々大きくなっています。電子契約サービスを利用することで、契約書の印刷にかかる費用を削減したり、契約書の管理にかかる工数を削減したりすることができます。

書面契約と電子契約の違い

従来の書面での契約と電子契約とでは、どのような違いがあるのでしょうか。書面契約と電子契約ではさまざまな部分において違いがありますが、特に大きなものとして、契約書の媒体と署名方法の違いです。
従来の契約フローでは、契約書を紙で作成し、原本を保管する必要がありました。しかし電子契約の場合、電子データで契約書を作成し、データとして保管することができます。

書面契約の場合、契約の証拠性を示すものとして、記名・押印が必須となります。電子契約サービスの場合、電子署名(※1)とタイムスタンプ(※2)がその役割を果たします。
また、書面契約の場合、押印された印鑑が本人のものであるという証明に印鑑証明書が使われますが、電子契約では、これに相当するものとして電子証明書(※3)がその役割を果たします。

※1:電子署名
電子文書に対しておこなう電子的な署名のこと。書面契約における記名や押印に相当する役割を持つ。電子署名法によって法的効力が認められている。

※2:タイムスタンプ
その時刻に電子データが存在していたことやデータが改ざんされていないことを証明できる技術。日本データ通信協会により一定の技術、運用、設備を満たした事業者を認定している。

※3:電子証明書
オンライン上でのやり取りや電子データにおいて、本人であることを電子的に証明するもの。用途によって異なるが、印鑑証明書やパスポート、運転免許証などの役割にあたる。電子契約サービスにおいては、電子署名が本人なのか確認(検証)するために使われる。国が認める認証局(認証業務)で発行ができる。

書面契約と電子契約の違い
項目 書面契約 電子契約
媒体 電子データ
署名方法 記名・押印 電子署名
締結日時の証明 日付の記入 タイムスタンプ
本人の確認 印鑑証明書 電子証明書・メール認証
印紙 必要 不要
契約書の渡し方 郵送・持参 インターネット上での電子データによる受け渡し
保管方法 ファイルやキャビネットなどで保管 自社サーバー・外部サーバーでの保管

電子契約の種類:「電子署名」と「電子サイン」

電子契約には、その性質によって、電子署名方式電子サイン方式という2つの方法がとられます。

電子署名は、電子証明書によって押印が本人によるものであることを証明します。電子署名は国が認める認証局で発行される電子証明書を用いるため、証拠能力が高くなります。そのため、重要な契約書類での利用に適しています。

一方、電子サインは、メールやSMSなどによって本人であることを確認します。そのため、電子署名よりも証拠能力は劣るものの、広範囲で利用することができるでしょう。また、電子サインは電子証明書の発行が不要のため、取引相手の負担が軽くなります。

項目 電子署名 電子サイン
電子証明書の発行 必要 不要
本人性の担保 電子証明書 メールやSMSなど
証拠能力

電子契約・電子署名に関する主要な法律まとめ

電子契約サービスが注目されてきた背景には、法的環境の整備も関係しています。2000年以降に順次改定が進められ、電子契約が広く受け入れられるようになりました。

ここでは、押さえておきたい主要な関連法律を紹介します。

民法

2020年4月に改正民法が施行され、「契約方式の自由」が明記されました。これにより、これまでの書面でおこなわれるのが基本であった契約業務に関して、契約成立に書面は必ずしも必須ではないという大原則が定められたことになります。

民法 第522条(1項省略)

2. 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。

電子署名法

「電子署名」を、署名をおこなった者を特定できる特定でき、作成以降にデータが改変されていないことを検知し担保できるという技術的措置だと定義した法律が、電子署名法です。(電子署名法第2条1項)

この定義に準ずる電子署名を本人が電子ファイルに施すことで、契約に真正な成立が認められることになります。

電子署名法 第3条

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

電子帳簿保存法

税法上では、契約書、注文書、領収書、見積書などの取引情報に関する書面は、7年間の保存が義務付けられます。(法人税法施行規則59条ほか)

電子帳簿保存法は、国税帳簿書類の電子データでの保存を認める法律です。以下の条件を満たすことで紙の契約書面の原本と同等に扱い、長期の原本保存の負担が解消されます。(電子帳簿保存法10条)

電子帳簿保存法 第10条 1項

(1) 電子取引の取引情報に係る電磁的記録は、ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で出力されることを要するのであるから、暗号化されたものではなく、受信情報にあってはトランスレータによる変換後、送信情報にあっては変換前のもの等により保存することを要する。

(2) 取引情報の授受の過程で発生する訂正又は加除の情報を個々に保存することなく、確定情報のみを保存することとしている場合には、これを認める。

(3) 取引情報に係る電磁的記録は、あらかじめ授受されている単価等のマスター情報を含んで出力されることを要する。

(4) 見積りから決済までの取引情報を、取引先、商品単位で一連のものに組み替える、又はそれらの取引情報の重複を排除するなど、合理的な方法により編集(取引情報の内容を変更することを除く。)をしたものを保存することとしている場合には、これを認める。

電子契約サービスを導入するメリット

電子契約のメリット©MarcoVector – shutterstock

法律的にも技術的にも注意が必要な電子契約サービスですが、電子契約サービスを導入することによるメリットはたくさんあります。ここでは、電子契約サービスを導入することでどのようなメリットが得られるのかを解説します。

印紙税や事務経費の削減ができる

書面での契約の場合には印紙税がかかりますが、電子契約では印紙税はかかりません。また、電子契約では契約書の送付は電子データであるため、契約書の印刷や郵送にかかる費用を削減することができます。電子契約サービスを導入することで、契約にかかっていたコストを大幅に削減することができます。

契約業務の時間を短縮できる

書面で契約を交わす場合、取引先に原本を郵送し、先方が押印して郵送するというフローが必要で、数週間という時間がかかっていました。電子契約サービスではオンライン上でやり取りをおこなうため、これらの業務時間を短縮することができます。

契約書の紛失リスクを減らすことができる

書面での契約の場合、契約書をファイルやキャビネットで保管します。そのため、契約書を探す手間や紛失のリスクがありました。しかし、電子契約サービスは契約書を電子データで保管し、オンライン上で一元管理することができます。そのため、契約書を誤って紛失してしまうリスクを減らすことができます。

電子契約サービス導入のデメリット

電子契約の注意点©MarcoVector – shutterstock

電子契約サービスの導入でさまざまなメリットが得られる一方、注意しておきたいこともあります。以下のような点に注意して導入を検討しましょう。

取引先の理解が必要になる

電子契約サービスを利用する際は、社内だけではなく取引先からの理解も得る必要があります。なぜなら、電子契約サービスを利用するには、取引先に電子証明書を発行してもらったり、サービスの利用登録をしてもらったりする必要があるからです。
電子契約サービスには契約書の受信側は無料で簡潔に扱えるものがほとんどで、電子証明書を必要としない認証方式を採っているものもあります。可能な限り取引先に負担が掛からないサービスを選ぶことも重要です。

書面契約との並行運用が必要になる

電子契約の利用が増えてきたといっても、依然として書面契約を採用している企業も多くあります。前述の通り、契約締結は自社のみで完結するものではないため、取引先の理解が必要になります。

もし、取引先に電子契約の理解が得られなければ、書面での契約をせざるを得ません。電子契約サービスを導入する際は、このようなケースを想定し、顧客に合わせて書面契約にも対応した業務フローを残しておく必要があります。

電子契約サービス導入の手順

電子契約の導入ステップ©MarcoVector – shutterstock

これまで、電子契約サービスの基本やメリット、デメリットについて紹介してきました。ここでは、電子契約を導入するまでの手順を解説します。

①電子契約サービスを比較・検討する

現在、電子契約サービスの種類は多く、ほとんどのものは法令が定める技術的要件に対応しています。しかし、万が一、法令が定める技術的要件に対応していないサービスを導入してしまった場合、取引先との契約にも悪影響を及ぼします。そのため導入を決める前には、念のためサービスの安全性をしっかりと確認するようにしましょう。

自社で取り扱う契約書の種類や、契約業務のフローなどによって、自社に適する電子契約サービスは異なります。自社の導入目的に合わせて最適な電子契約サービスを選定しましょう。

②業務フローの策定

電子契約サービスを導入するうえで、契約に関わる業務フローを見直す必要があります。電子契約サービスによっては社内稟議をサービス上でおこなえるものや、外部サービスと連携できるものもあります。導入する電子契約サービスに合わせて業務フローを策定することで、導入後の運用をスムーズにすることができます。

③社内・取引先への周知

電子契約サービスをスムーズに運用するには、事前に社内・取引先へ周知することが大切です。社内に対しては、該当の部署に業務フローの変更点や電子契約サービスの使い方、導入の背景などを説明し、前向きに電子契約サービスに移行できるようにしましょう。取引先にも契約の電子化についてしっかりと説明して、簡単にわかるマニュアルのようなものを用意しておくと良いでしょう。取引先にも合意を得て、ストレスなく操作できるように体制を整えておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

国土交通省など政府共通の電子契約サービス|GECSとは

GECSの公式サイトHPより

電子契約サービスを調べると、「GECS」という電子契約サービスを目にすることも多いでしょう。GECSとは、政府の共通サービスとして運用されている電子契約サービスです。ICカードの電子証明書を用いて、契約や納入検査、請求を電子化することができます。公共事業の入札・契約をおこなう企業であれば、この電子契約サービスを利用する場合があるかもしれません。

おすすめの電子契約サービス比較5選|市場シェア上位のサービスも

民間企業の提供する電子契約サービスにはどのようなものがあるのかご紹介します。ここでは、電子契約サービスのマーケットシェアが高いサービス、知名度の高いサービスや、新興の注目サービス5選をまとめました。初めての電子契約サービスの導入で、選定が難しいという方は、ここで紹介するサービスもぜひ参考にしてみてください。

また、より多くの電子契約サービスの中から検討したいという方はこちらをご覧ください。

【最新版】主要な電子契約サービス比較14選|価格や機能を紹介!

おすすめの電子契約サービス|価格比較表

サービス名 プラン 初期費用 月額費用 送信料
電子印鑑GMOサイン お試しフリー 無料 電子サイン:
無料(月間 / 10文書まで)
契約印プラン
(電子サイン)
10,000円 電子サイン:
100円/文書
実印&契約印プラン
※電子証明書:年間8,000円/枚
20,000円 電子サイン:
100円/文書
電子署名 :
300円/文書
BtoBプラットフォーム 契約書 フリープラン 無料 0円(月5件まで)
シルバープラン 10,000円 50円/通
ゴールドプラン 30,000円 0円(100通まで)
500円/通(101通以上)
クラウドサイン Standard 10,000円 200円/件
Standard plus 20,000円 200円/件
Business 100,000円 200円/件
クラウドスタンプ ライトプラン お問い合わせ お問い合わせ お問い合わせ
ベーシックプラン お問い合わせ お問い合わせ お問い合わせ
ジンジャーサイン 通常プラン 50,000円 8,000円 200円/件数
Proプラン お問い合わせ お問い合わせ 200円/件数

電子印鑑GMOサイン(旧:GMO電子印鑑Agree)

電子印鑑GMOサインの公式サイトHPより

電子印鑑GMOサイン(旧:GMO電子印鑑Agree)は、「実印」と「契約印」に相当する2つの電子契約(電子署名・サイン)を採用している電子契約サービスです。契約手続きのステータス状況の可視化により、契約業務の効率化が実現されて、最短数分で契約を締結させることができます。

サービス名 プラン 初期費用 月額費用 送信料
電子印鑑GMOサイン お試しフリー 無料 電子サイン:
無料(月間 / 10文書まで)
契約印プラン
(電子サイン)
10,000円 電子サイン:
100円/文書
実印&契約印プラン
※電子証明書:年間8,000円/枚
20,000円 電子サイン:
100円/文書
電子署名 :
300円/文書

電子印鑑GMOサイン(旧:GMO電子印鑑Agree)とは?人気の電子契約サービスを紹介

BtoBプラットフォーム 契約書

BtoBプラットフォーム契約書HPより

BtoBプラットフォーム 契約書は、契約書の締結から保管までをクラウド上でおこなうことができる電子契約サービスです。高い証拠力を持つ電子署名とタイムスタンプを利用しています。ワークフロー機能も持ち、社内稟議をスムーズにおこなうことができます。

サービス名 プラン 初期費用 月額費用 送信料
BtoBプラットフォーム 契約書 フリープラン 無料 0円(月5件まで)
シルバープラン 10,000円 50円/通
ゴールドプラン 30,000円 0円(100通まで)
500円/通(101通以上))

BtoBプラットフォーム 契約書の機能・価格・評判を紹介!

クラウドサイン

クラウドサインのHPHPより

クラウドサインは、弁護士ドットコム社が運営している電子契約サービスで、面倒な契約業務をたった3ステップで完了させることができます。マルチデバイス(パソコン・タブレット・スマホ)に対応しており、kintoneやSalesforceとの連携が可能です。

サービス名 プラン 初期費用 月額費用 送信料
クラウドサイン Standard 10,000円 200円/件
Standard plus 20,000円 200円/件
Business 100,000円 200円/件

【法務DX】電子契約推進のカギは組織横断的コミュニケーションにあり #SaaS導入ストーリー(クラウドサイン×ウォンテッドリー)

クラウドスタンプ

クラウドスタンプのHPHPより

クラウドスタンプは、専門スタッフによる契約から稼働までの徹底的なサポートが特徴の電子契約サービスです。数分で契約を締結させることができ、今までかかっていた印刷費や印紙税、保管などのコストを削減することが可能です。また、オプションで経営面での相談や導入についての電話サポートを受けることができます。

サービス名 プラン 初期費用 月額費用 送信料
クラウドスタンプ ライトプラン お問い合わせ お問い合わせ お問い合わせ
ベーシックプラン お問い合わせ お問い合わせ お問い合わせ

ジンジャーサイン

ジンジャーサインHPより

電子契約サービスジンジャーサイン|契約業務をWEB上で10分で完結できる

「ジンジャーサイン」は、jinjer社が提供する電子契約サービスです。シンプルで使いやすく、スピーディに契約業務をおこなうことができる点や、電子契約の導入にあたり各フェーズに応じたサポートが充実している点に特徴があります。

サービス名 プラン 初期費用 月額費用 送信料
ジンジャーサイン 通常プラン 50,000円 8,000円 200円/件数
Proプラン お問い合わせ お問い合わせ 200円/件数

ジンジャーサインの機能・価格・評判を紹介!

金融取引の電子契約サービス|みずほ銀行や三井住友銀行など

電子契約サービスには、金融機関によって提供されているものもあり、金融取引に使う契約書を電子化することが可能です。ここでは、金融取引の電子契約サービスから代表的なものを紹介します。

みずほ電子契約サービス

みずほ電子契約HPより

みずほ電子契約サービスは、みずほ銀行が提供している電子契約サービスです。「証書貸付」や「特別当座貸越」などの取引について、電子契約を利用することが可能です。利用者は自分のパソコンで手続きをすることができ、利用料はかかりません。

三井住友銀行 電子契約サービス

三井住友電子契約HPより

三井住友銀行でも、電子契約サービスを用いて融資契約をおこなうことができます。法人向けインターネット窓口「Value Door」を通じて融資契約をおこないます。電子契約のため銀行の営業時間を気にすることなく契約手続きをおこなうことができ、インターネット上で契約内容を確認することが可能です。

契約管理ができるサービス|富士通・セコム・日立

契約業務の効率化のためには電子契約だけではなく、契約管理業務に注力することも欠かせません。ここでは、契約管理ができる電子契約サービスや、契約管理に特化したサービスもご紹介します。

セコムあんしん電子契約スマート

セコムあんしん電子契約スマートのHPHPより

「セコムあんしん電子契約スマート」は、セコムトラストシステムズ社が提供している電子契約サービスです。セコムトラストシステムズ社はセコムのグループ企業であり、セキュリティ面において安心を得ることができます。

 
サービス名 プラン 月額費用 初期費用 送信料
セコムあんしん電子契約スマート 20,000円 50,000円 0円(60署名まで)
30円/署名(61署名以上)

日立|電子契約ソリューション

日立の電子契約ソリューションの公式サイトHPより

「電子契約ソリューション」は、電子契約サービス「DocuSign」と日立ソリューションズ社が提供するデータ管理システム「活文」を組み合わせて契約業務を効率化するサービスです。契約内容の調整から契約書の保管までをスムーズにおこなうことができます。

サービス名 プラン 月額費用 初期費用 送信料
電子契約ソリューション お問い合わせ お問い合わせ お問い合わせ

富士通|Contract Eyes

富士通のContract Eyesの公式サイトHPより

富士通社が提供する「Contract Eyes」は、契約書管理に特化したサービスです。契約書の審査時のやりとりや契約情報を一元管理し、契約書をPDF化して保管・検索することが可能です。契約期間や履行状況なども管理することができるため、契約管理の業務を効率化することができます。

サービス名 プラン 月額費用 初期費用 送信料
Contract Eyes お問い合わせ お問い合わせ

電子契約サービスを活用して契約業務を効率化しよう!

今回は、電子契約サービスについて解説しました。電子契約サービスは、今までかかっていた金銭的・時間的コストを削減でき、契約業務を大幅に短縮できるメリットがあります。一方、電子契約サービスを導入する際には、注意点や導入にあたってのハードルも考慮する必要があります。

電子契約サービスにはさまざまなものがあります。自社の状況や導入目的を考慮しながら、自社に最適な電子契約サービスを選定することが重要です。

こちらの記事では、さまざまな電子契約サービスを比較・紹介しています。ぜひご覧ください!

【最新版】主要な電子契約サービス比較14選|価格や機能を紹介!

無料で使える電子契約サービス7選|無料トライアルやフリープランの詳細も紹介

電子契約の浸透率は?2020年に浸透したビジネスシーンの電子化 #SaaSトレンド

また、電子契約サービスの選び方を知りたい方は、こちらの資料を活用してみてください。

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