クラウドサイン(Cloud Sign)とは?使い方、料金、評判などを解説

クラウドサイン(Cloud Sign)とは

クラウドサインのHP
HPより

クラウドサインとは、弁護士ドットコム社が提供する電子契約サービスです。弁護士ドットコム社は、登録弁護士数17,000人を抱える日本最大級の法律相談ポータルサイト「弁護士ドットコム」を運営する会社として有名です。

日本の法律に特化した弁護士が監修する電子契約サービスということで、ブランドの信頼性も高く、現在、電子契約サービスとしては業界トップシェアを誇っています。

クラウドサインの特徴

クラウドサインは、「紙と印鑑」で完結していた契約を「クラウド」に置き換え、契約作業をネットワーク上で完結させるサービスです。クラウドサインを使うことで、紙での契約の際に必要だった押印業務がなくなり、紙を印刷・郵送する際の出費や保管にかかる工数も削減できるため、コストカットにつながります。

また、クラウド上で契約書類の保存ができるので、契約書管理や契約書を探す手間を削減できます。さらに、契約書に押印するために出社をするということもなくすことができます。このように、クラウドサインの導入は業務効率化に大きな貢献が期待できます。

契約のあらゆるシーンで幅広く活躍

クラウドサインは、「契約」というフローで網羅的に活用できる機能があります。

ビジネスをする上で、契約業務はさまざまな場面で登場する必須のフローです。例えば「請求書」や「雇用契約書」、「合意締結証明書」など、さまざまな契約書類型が用いられます。

請求書については、請求のたびに作成して送付をしていると、多くの時間と手間がかかります。さらに毎回郵送をするとなると、印刷代や印刷機の電気代、郵送代なども必要となるでしょう。雇用契約書や合意締結証明書の場合も、契約のたびに押印や郵送をおこなっていれば、多くの時間と費用を割いていることになります。

今まで紙と印鑑でおこなっていた契約業務をクラウドに置き換えることで、ペーパーレス化や業務効率化を推進します。

安心のセキュリティ

大切な書類をクラウド上で電子化することに、不安を感じる方も少なくないでしょう。クラウドサインはセキュリティ対策も充実しているため、安心して使用することができることも特徴です。以下の最新のセキュリティ技術を用いて、利用者の重要なデータを守ります。

・暗号通信化
利用者とクラウドサインとの通信はSSL/TLSで常に暗号化されているため、通信における盗聴や傍受などのリスクに対応しています。

・保存ファイルの暗号化
アップロードされたファイルは暗号化して保存されているため、第三者によるデータの読み取りを防ぎます。

・データ保存
契約書データは常に保存され、自動でバックアップされます。データについては、多重バックアップをして管理されているため、災害時なども安心です。

クラウドサインの機能

クラウドサインには細かいところまで手の届く、さまざまな機能があります。契約締結から契約書保管、契約書検索やテンプレートの保存など、使いやすく便利な機能の中でも、ここでは以下3つの特徴的な機能についてご紹介します。

ワークフローの効率化

契約締結を書面でおこなう場合は、必要事項の記載・押印・社内確認・郵送など、さまざまなワークフローを経て完結します。クラウドサインを活用することで、全てがクラウド上で完結するため、今までの契約作業にかかっていた時間が短縮されます。クラウドサインなら、契約締結をほんの数ステップでスムーズにおこなうことが可能です。

契約書の送信・転送

クラウドサインで契約締結をおこなう場合は、まずは契約書(PDF形式)をアップロードし、押印・署名が必要な箇所を指定します。クラウド上で作成した契約書は、クラウドサインのサービス上から取引先へ、メールで送信して確認依頼をおこないます。

取引先は契約確認のメールを受信し、契約書を確認後に押印・署名をおこなって完了という、とてもシンプルな流れです。送信者側では、契約書の閲覧や進捗状況の確認などが可能です。

API連携

クラウドサインは、スタンダードプラン以上の契約で、他のサービスとAPI連携をすることが可能です。自社ですでに利用しているサービスがある場合、 API連携をしてクラウドサインを活用することで自社に合わせてカスタマイズをすることもできます。

社内の稟議手続き・契約締結・保管・管理までの業務を連動させる場合や、大量の契約締結業務を限られたリソースでおこないたい場合などは、API連携がおすすめです。

クラウドサインと外部連携できるサービス

続いて、クラウドサインと外部連携できるサービスを確認します。クラウドサインはkintoneやSalesforce、Box、Slackなど、さまざまなサービスと連携して利用することが可能です。

連携することでより便利に使うことができるため、以下に挙げる主なサービスとの連携について確認していきましょう。

kintoneとの外部連携

「クラウドサイン #MAKE」を利用することで、kintoneと連携することができます。クラウドサイン #MAKEでは、簡単な初期設定だけで、kintone上の顧客情報や商品情報などから自動で帳票を出力することが可能です。秘密保持契約などの簡単な作成はもちろん、請求書や発注書などの帳票作成に最適なツールとなります。

また、締結された契約書は、弁護士ドットコム社が改ざん不可能な形式に加工した電子ファイルに変更し、kintone上に保管します。セキュリティ面でも安心なうえ、kintone上でいつでも検索・ダウンロードが可能となり、管理も楽になることでしょう。

Salesforceとの外部連携

クラウドサインはSalesforceとも連携することが可能です。「クラウドサイン Salesforce版」では、Salesforceに保管された顧客情報を元に、契約締結業務をSalesforce上でおこなうことができます。

Salesforceに保存されている顧客情報に紐づけて、書類のアップロードから送信までシームレスにおこなうことができるため、契約締結がとてもスムーズです。

また、契約管理もSalesforce上で一元管理でき、書類の作成から送信、契約管理までをSalesforce上で完結させられます。

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Boxとの外部連携

「クラウドサイン for Box」を利用することがで、Boxと連携することができます。Boxとの連携でも上記サービスと同様に、Box上で契約書の作成・交渉から締結・保管までワンストップでおこなうことが可能となります。

契約締結については、作成した契約書をBox上で右クリックし、クラウドサインで送信を選択することで、クラウドサインにアクセスすることなく送信が完了します。締結した契約書は自動でBoxに取り込まれるため、Box上で詳細なフォルダ管理や権限設定、高度な検索ができるようになります。

他社サービスと比較したクラウドサインの特徴

電子契約サービスには、クラウドサインの他にも多くのサービスが存在します。ここでは、ドキュサインやニンジャサインなど、その他の電子契約サービスとクラウドサインの特徴を比較して紹介します。それぞれのサービスに特徴があるため、業務内容や目的に合ったサービスを見つけましょう。

ドキュサイン(DocuSign)との特徴比較

ドキュサインは、全世界180カ国、50万社以上で利用されている電子署名サービスです。日本語のWebサイトもありますが、海外発のサービスであるためページによっては英語で表記されています。導入企業も、アップル社やオリンパス社などグローバル展開をしている大企業がメインです。

日本は海外にはないハンコ文化があり、海外と契約形態や考え方が異なります。そのため、国内の取引先との契約締結がほとんどという企業ではなく、外資系企業など海外の取引相手が多い企業に向いているサービスといえるでしょう。

ドキュサインは無料プランはなく、無料トライアルが30日間利用できます。無料トライアル期間に操作性や機能などを確認するとよいでしょう。

DocuSign(ドキュサイン)とは|価格や使い方、評判などを解説

ニンジャサイン(NINJA SIGN)との特徴比較

ニンジャサインはサイトビジット社が運営する電子契約サービスです。契約書作成から契約締結、保管・管理までワンストップで可能なサービスで、オールアバウト社やfreee社など多くの企業の導入実績があります。

プランについては無料で始められる「Free」から、120アカウントまで可能な「Pro Plus」まで5つの料金プランから自社に合ったものを選べます。

ニンジャサインは、Googleドキュメントに対応している点が特徴です。クラウドやアプリなどで書類作成や業務連絡をする企業などは、使いやすいと感じるのではないでしょうか。

NINJA SIGN(ニンジャサイン)とは|料金・使い方・評判を解説

GMO電子印鑑Agreeとの特徴比較

GMO電子印鑑Agreeは、GMOの関連会社であるGMOグローバルサイン・ホールディングス社が運営する電子契約サービスです。GMO電子印鑑Agreeは、契約などに関する仕事を効率化し、電子帳簿保存法にも対応済みです。そのため、電子データをそのまま保存することが可能となり、文書管理も効率化できます。

APIも提供しているため、SalesforceなどのCRMシステムと連携することも可能です。プランについては、無料で始められる「フリープラン」から「エンタープライズプラン」まで3つのプランから選べます。

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クラウドサインの料金|プラン別に紹介

クラウドサインは、「Standard」「Standard plus」「Business」の3種類があります。それぞれ月額固定費と送信件数ごとの費用がかかりますが、ユーザー数は無制限で利用可能です。また、基本機能のみ使うことができ、契約書の送信件数は月5件、ユーザー数は1名までの「お試しフリープラン」もあります。まずは機能性などをフリープランで確認するのもよいでしょう。

以下がそれぞれのプランの金額や機能です。

プラン 月額固定費 機能
Standard 10,000円
+送信件数ごとに200円/件の費用が発生
・電子書類作成
・電子署名・タイムスタンプ
・テンプレート作成・管理
・チーム管理
・Web API
Standard Plus 20,000円
+送信件数ごとに200円/件の費用が発生
上記機能に加え、
・紙の書類インポート機能
Business 100,000円
+送信件数ごとに200円/件の費用が発生
上記機能に加え、
・アカウント登録制限
・IPアドレス制限
・承認権限設定
・高度な管理機能
・SSO(シングルサインオン)機能
・電話サポート
 

どのプランも送信件数ごとに1件200円の費用がかかり、ユーザー数・送信件数は無制限で利用可能です。ビジネスプランなどは金額も上がりますが、セキュリティ面で強化されており、電話でのサポートも利用できるため、予算に余裕のある企業は検討するとよいでしょう。

スタンダードプランで契約書の送信・保管・検索といった基本的な機能からAPIまで使うことができるため、多くの企業はスタンダードプランで十分といえそうです。また、紙での契約もまだ多く、一部はまだ紙で保管する必要がある場合などは、スタンダードプラスの検討をおすすめします。

クラウドサインの使い方

ここでは、実際にクラウドサインを契約の場面でどのように利用するのかを説明します。クラウドサインは、契約書の作成・準備・取引先への送信・契約書の保管まで全てクラウド上で完結できるため、郵送などの手間がかかりません。

クラウドサイン上での契約書の準備から取引先による押印が完了する、契約締結までの流れを確認しましょう。

契約書の準備

まず契約書を準備します。あらかじめ契約条件などについては合意を得ている状態で、契約書類をクラウドサインへアップロードしましょう。この契約書類は通常、PDF形式のものをアップロードします。そして契約書内に、押印・署名などの場所を指定した上で、取引先へ送信してください。

取引先への確認依頼

続いて、メール送信した契約書を取引先に確認してもらいます。クラウドサインから取引先に契約書の確認依頼のメールが送付され、閲覧することができます。送信者側は、送信した契約書の閲覧はもちろん、進捗状況の確認、確認依頼のリマインドをすることも可能です。

取引先による押印

最後に、閲覧している契約書に取引先の担当者がクラウドサイン上で押印します。押印が完了次第、契約締結です。押印などについては、取引先がクラウドサインのアカウントを持っていなくても、対応することが可能です。

以上3ステップで契約のフローは完了です。紙の契約書の場合は、契約書の作成から印刷・押印・郵送などの業務が必要ですが、クラウドサインを用いることでスムーズに契約が完了します。

クラウドサインの評判は?導入企業による口コミを紹介

最後にクラウドサインの評判についても確認していきます。実際に利用している企業による所感となるので、導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

HPからの口コミを抜粋

参考:導入事例|クラウドサイン

弁護士ドットコム社の運営ということがもたらす安心感

クラウドサインは、弁護士ドットコムの提供する電子契約サービスであるため、信頼度が高い点が特徴です。また、電子契約サービス市場・累計登録者数No.1という、導入者数の多さも安心感があります。

導入企業は、みずほ証券やカルビー、トヨタといった大企業からサイボウズやマネーフォワードといったIT系企業まで幅広く導入しています。

入会申込書や雇用契約など、幅広い契約が高速化できた

さまざまなサービスに導入されているクラウドサインですが、企業同士の契約書のみではなく、顧客や被雇用者との契約にも利用されています。

入会申込書やアルバイト契約の書類など、全て電子化することで業務がスピーディーに進みタイムラグや書類不備が大幅に削減可能です。

 

また、クラウドサインの導入事例について知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

【法務DX】電子契約推進のカギは組織横断的コミュニケーションにあり #SaaS導入ストーリー(クラウドサイン×ウォンテッドリー)

クラウドサインを活用して、契約作業を圧倒的に効率化しよう

クラウドサインは、面倒だった契約業務をクラウド上でワンストップでおこなうことができる便利なサービスです。契約書や領収書など、通常業務で利用することができるため、どんな企業も導入することで業務効率化を図れるでしょう。

電子契約サービスにはクラウドサインだけでなく、さまざまなサービスが存在します。トルテオでは、ビジネスで活用できる便利なツールを紹介しているため、情報収集をしながら自社に合ったサービスを探してください。

【最新版】主要な電子契約サービス比較14選|価格や機能を紹介!

また、クラウドサインのほかにも、電子契約サービスにはさまざまなものがあります。電子契約サービスを比較したい方は、こちらの記事をご覧ください。

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