総務業務をDX化する3つのメリットと注意点

備品や施設の管理、福利厚生の整備などに携わる総務は、円滑な会社経営や働きやすい環境づくりをサポートする縁の下の力持ち的な存在です。とくにテレワークが主流になりつつある現代では、これまでと異なる働き方が求められるため、労働環境を整備する総務の仕事は増加傾向にあります。そんな総務部の業務の効率化を実現するのが、総務のDX化です。今回は、総務部門でDXが必要な理由や、DX化するメリット、DX化に取り組む際の注意点とともに、実際に総務のDX化に成功した事例を紹介します。

総務部門でDXが必要な理由

総務部の業務は、書類のやりとりや備品の管理、従業員とのコミュニケーションといった仕事が中心のため、デジタル化は向かないと言われることが多く、これまでDX化の推進は後回しにされる傾向にありました。
そんな総務部の在り方をがらりと変化させたのが、2020年初頭から瞬く間に世界に蔓延した新型コロナウイルスです。

そんな社会の変化の中で出社せずに働く「テレワーク」をおこなうことが推奨され、従来のオフィスや仕事の進め方がここ数年で大きく変化しました。
総務部門はオフィスの環境整備や備品の発注、資料や書類の作成と処理、社内イベントの企画と運営など、さまざまな業務に注力してきました。しかし、テレワークの導入により、働く場所がオフィスから各々の自宅に移り変わった今、労働環境を整備する方法や、従業員とのコミュニケーションの方法に対する見直しが求められています。

単純に総務部門の業務量が増加するのはもちろんのこと、現実問題として、個々の家庭を訪問して環境整備やコミュニケーションをおこなうことはできません。また、ほかの部門とスムーズに連携するためには、資料や書類の作成と処理といった業務の効率化は必須です。そのため、デジタル化を含む総務部のDXが必要不可欠となっています。

関連記事:DX(デジタルトランスフォーメーション)とは?定義やメリットを解説

総務をDX化する3つのメリット

新型コロナウイルスの影響により、半ば強制的にDXを推進しなければならなくなった企業も多いと思いますが、総務のDX化には業務をおこなうことはさまざまなメリットがあります。
自社が抱えている課題や問題の解決につながる効果も期待できますので、。ぜひこの機会に総務のDX化を積極的に推進してみましょう。

ここでは、総務のDX化で得ることができるメリットを3つ紹介します。

1. 働き方改革の推進

総務部門の業務は、労働環境の整備から従業員の健康管理まで多岐にわたりますが、紙媒体の書類や対面コミュニケーションといったアナログな方法でおこなわれているものも多く、手間や時間がかかるところが課題となっています。

総務のDX化が進めば、RPAやWeb会議システムといったITツールの導入、電子帳簿保存法に則ったペーパーレス化、クラウドサービスの活用などにより、備品管理や従業員とのコミュニケーション、情報共有が効率化され、総務部の業務全般にかかる手間や時間を大幅に削減することができます。

また、総務部門のアナログな業務が減少すれば、テレワーク中の出社を最低限にすることができます。従業員の負担や感染症リスクが低減されるため、企業としても一石二鳥です。

2. 全社の労働生産性の向上

総務部門の業務はほかの部門とも密接に関係しています。アナログな方法を採用していると、ほかの部門にも余計な手間と労力を使わせかねません。
総務部門の業務をDX化すれば、煩雑な書類のやりとりや、日程の調整が必要な対面コミュニケーションなどが不要になるため、業務上の負担が軽減されます。

企業としては、総務部門や連携するほかの部門が本業に専念できることで、会社全体の労働生産性が上がり、売上や業績の向上などの効果を期待できる点が大きなメリットです。

3. テレワーク導入の円滑化

テレワークの導入をきっかけに総務のDX化に着手したという企業も多いですが、これから検討する場合、総務のDX化によってテレワークの導入が円滑に進みやすくなるというメリットがあります。

たとえば、Web会議システムの導入や書類の電子データ化、クラウドによる情報共有といった環境があらかじめ整備されていれば、オフィス以外の場所にいても社内の人間とコミュニケーションを取ることが可能となるほか、契約書や請求書といった書類の作成、および承認作業もオンライン上で完結させることができます。

テレワークの導入と同時にこうしたDX化を実行すると、トラブルやアクシデントが発生しやすくなりますが、あらかじめ総務部からDX化を進め、テストを重ねておくことでテレワークの導入もスムーズに進みやすくなります。

関連記事:テレワーク導入におけるDXとは?メリットや課題点を紹介

総務をDX化する際の注意点

総務部門の業務をDX化するにあたり、注意しておきたいポイントを2つ紹介します。

1. 総務部門でDX化を進める目的を明確にする

DXは自社が抱える問題や課題を解決し、業界で優位に立つことを目的におこなわれるものです。

他社にならってデジタル化を推進しても、それが自社の課題やニーズにマッチしているとは限らず、思ったような成果を挙げられない恐れがあります。まずは、なぜ総務部門の業務をDX化するのか、その目的やねらいを明確にするところからスタートしましょう。

そのためには、自社が抱える問題と課題を洗い出し、DXによる解決が期待できるかどうかを精査することが大切です。目的があいまいなままDX化を推進すると、現場の理解を得られず、余計な混乱を招く事態になりかねませんので、現場の声もヒアリングしながら、DX化の目的や目標を明確化するのがポイントです。

関連記事:DX推進に目的が必要な理由や成功させるためのポイント

2. DX化できる業務とできない業務を分ける

総務部門の業務は多岐にわたりますが、必ずしもそのすべてをDX化する必要はありません。

中には、従来通りのアナログな方法で取り組んだ方が効率の良い業務もあります。総務のDXを進めるにあたっては、DX化した方が良い業務、しない方が良い業務を明確に区分しておきましょう。また、総務部門の業務は数が多い分、一度にDX化を推進しようとすると現場に混乱が生じる恐れがあります。

トラブルやアクシデントに見舞われたときの対応にも追われることになります。まずはDX化の優先順位が高い業務から少しずつ取り組み、段階的に推進していくのがおすすめです。

総務をDX化すればテレワークの導入もスムーズになる

総務の役割は、会社経営の円滑化や、労働環境の整備を進めることですが、テレワークという新たな働き方の導入により、総務部門の業務にも改革が求められています。

従来通りのアナログな方法では、オフィス以外の場所で働く従業員の労働環境を整備することはできませんので、総務部門の業務のDX化を推進し、オフィスから離れていても働きやすい理想の環境づくりを目指しましょう。

関連記事

ピックアップ

新着記事 おすすめ
  1. 領収書を電子化するのは義務?必要性とは?

  2. 納品書と領収書の違いとは?処理できるケースや代わりになる書類は?

  3. 領収書とレシートの違いとは?レシートタイプの領収書のケースについても解説

  4. 領収書の「上様」はダメ?経費上と税務上での違いや対応方法を解説!

  5. 領収書の宛名の必要性とは?名前なしで金額のみのケースについても解説

  6. タイムカードの電子化とは関連する法律やデメリット・メリットも説明

  7. 領収書の但し書きとはどんな項目?自分で書くケースや注意すべきポイントについて

  8. 領収書の書き方・記載事項をケースごとに解説

  9. テレワークでWeb会議を上手くおこなうコツとは?

  10. タイムカードの集計方法とは?

  1. DXで経理業務を効率化!導入事例や注意点について解説

  2. 経費精算の効率化|経理業務を自動化するポイントを紹介

  3. 経費精算システムConcur Expense(コンカーエクスペンス)とは|料金や特徴、評判など

  4. 中小企業こそDXを取り入れるべき理由と導入する際のポイント

  5. Web会議のメリット・デメリットとは?

  6. Genesys Cloud CXの特徴・価格・機能を紹介!

  7. 領収書の書き方・記載事項をケースごとに解説

  8. pickuponの特徴・価格・機能を紹介!

  9. CRMパッケージを比較!シェア率の高いサービスと選び方のポイント解説

  10. 企業におけるコールセンターの役割とは?その種類や求められるスキル