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在庫管理における発注とは?管理方法を分かりやすく解説

2023.08.16

2023.08.16

正確な在庫管理をおこなうためには、適切に発注管理をおこなう必要があります。適切な発注をおこなうことで、過不足なく在庫を保有することができ、在庫を抱えすぎたり在庫切れになったりすることを減らすことができるでしょう。 そのためには、発注の管理方法をうまく仕組化しておく必要があります。この記事では、在庫管理における発注点や発注管理の方法などをご紹介します。

関連記事:在庫管理とは?手書きの在庫管理を効率化するシステムも紹介

在庫管理の主な発注方法

在庫管理の主な発注方法は、定期発注方式と定量発注方式の2つに分けられます。それぞれどういった発注方法なのか解説します。

定期発注方式

定期発注方式は、毎月決まった日に定期的に発注する方式です。過去の需要量や生産量から、適切な発注量を導き出します。もし、過去のデータに誤りがあったり、分析が十分でなかったりすると発注量を見誤ってしまうので、十分気を付けないといけません。どのくらいの期間ごとにどのくらいの量を発注するか正確な予測が必要です。

定量発注方式

定量発注方式は、在庫が一定数以下になったら発注する方式です。その一定数をいくつに定めるかが重要だといえます。この際、発注してから実際に届くまでの期間のことも考慮しなければいけません。

ただ、時期によって売れる数量に大きな変動がある商品だと、定量発注方式では商品の販売が間に合わないこともあります。定期発注方式と定量発注方式はそれぞれにメリットデメリットがあるので、それらを考慮して、どちらの発注方式にするのかを選択する必要があります。

在庫管理における発注点とは

定量発注方式で在庫管理をおこなう場合、発注点を意識することが重要です。通常、発注点とは発注をおこなうべきタイミングを指します。一定数以下になったら発注する在庫の基準の数のことを意味します。

発注点の計算方法

発注点=1日の平均使用量✕リードタイム+安全在庫

発注点の計算方法は上の式で表されます。販売する商品を発注してから手元に届くまでの期間に使われる在庫数を、1日の平均使用量✕リードタイムで計算し、かつそこに安全在庫(その期間に欠品が生じないようすにるため余裕を見積もってとっておく分の在庫)の数を足して、発注点を算出します。

在庫管理の際の発注管理の方法

在庫管理の際に、発注を管理する方法を解説します。以下で紹介する方法を活用することで、効率よく在庫管理をおこなうことができるでしょう。

発注カードで管理する

発注カードとは、最大在庫量と最小在庫量、発注数などを決めて、いくつまで在庫がなくなったら発注するかという発注点を定めるカードです。

この発注カードを方式を活用して発注管理をしている現場は少なくありません。発注カードは、発注するタイミングがわかるように、それぞれの発注点にはさむような形で置きます。その発注カードに必ず気付くような工夫が必要です。

発注や受注業務を効率よく管理したい場合は、受発注システムがおすすめです。在庫管理や商品管理、また発注業務や受注業務を簡略化できるため、定期的に受発注業務が発生する企業の担当者にはおすすめです。

関連記事:受発注システムの導入を検討している会社必見!クラウド型やパッケージ型など受発注システムを徹底理解!

Excelで管理する

あまりコストがかからない方法として、Excel管理が挙げられます。Excelで在庫管理表を作成し、どのくらいの在庫があるのか、いくつ発注したいのかなど、在庫管理をする際に必要なステータスを入力していきます。

この際、Excelのテンプレートを利用したり、関数やマクロを活用したりすると、より工数を削減することができます。Excelは多くの人にとって使いやすいツールなので、担当者の入れ替えが多い現場でも上手くなじむでしょう。

在庫管理システムを導入する

大規模な倉庫を抱えている企業の場合、在庫管理システムを導入することをおすすめします。在庫管理システムを活用することで、今どのくらいの在庫があるのか、いつ発注する必要があるのかといったデータを管理することができると同時に、定期的に自動で発注してくれるような設定をすることも可能です。

また、コードで商品の鮮度を管理したり、帳票を作ったりすることも可能です。そのうえタブレットがあれば、会社にいなくても在庫情報を確認したり、その情報に基づいてデータ分析をしたりすることができるので、これまで以上に効率よく在庫管理を推し進めることができるでしょう。

まずは無料プランから始められるものもあるので、高度な在庫管理をしたいなら、在庫管理システムの導入を検討してみてください。

関連記事:在庫管理システム比較のポイントとは?選び方を解説!

効率よく在庫の発注管理をおこなうためのポイント

ここでは、効率よく発注管理をおこなうためのポイントを解説します。着手できることから順に対応していくと、これまで以上に発注管理の精度が増していくでしょう。

 

マニュアル化する

発注管理に限らず、業務を円滑におこなうためには、その業務のマニュアル化を進めていく必要があります。担当する作業員によって、生まれる成果物の品質差が生まれないように、各従業員の作業内容や作業方式をマニュアル化して定める必要があるでしょう。

とりわけ、不用品や返品といった業務は、作業員によって差が生じやすいので、早めに対応すると良いかもしれません。

優先度を決める

商品を売れ筋によってランク付けして、優先度を決めたうえでどの商品から先に発注するのかを決めるのも良い方法です。限られた人員と時間で在庫を管理するなら、発注の優先順位を定めて効率よく在庫管理をする必要があります。

その際、ランク付けは慎重におこなわないと、在庫切れなどの機会損失につながり、売上が低下してしまう可能性があります。時期や社会情勢など、外部要因を考慮しつつ優先順位付けを考えるようにしましょう。

需要予測をする

難易度が上がりますが、過去のデータを参考にして需要予測をしてみても良いでしょう。需要予測ができれば、その需要分を補うのに必要な分だけ発注すれば良いので、在庫数を適切に保つことができます。

しかし、正確な需要予測をするのは容易なことではありません。最初は誤差が生じて当たり前です。適宜微調整を続けながら、需要予測の精度を上げて無駄のない在庫管理、発注ができるようにしましょう。

外部要因に合わせて発注点を見直す

季節や流行など、外部要因に合わせて発注点を見直すことで無駄のない発注をおこなえるようになります。外部要因は不安定で流動的な分、予測が難しいですが、そういったときこそ過去のデータを反映させましょう。日々の発注管理データをもとにして、不安定な外部要因による影響を予測し、発注点をきちんと見直しつつ正確な値に近づけるようにしましょう。

きちんと在庫管理するためには適切な発注業務から

発注管理を適切におこなわないと在庫過剰や在庫不足になってしまい、余分な商品の廃棄や機会損失の発生など、会社にとっての不利益につながります。そのため、うまく在庫管理および発注方法を仕組化することで、無駄のない在庫管理をおこなっていきましょう。

上で紹介した方法の中でも、発注カードやExcelで管理したりマニュアル化したりすることは、比較的着手しやすいので検討してみてはいかがでしょうか。

また、在庫管理業務だけでなく、製造工程全体を効率よく管理したり、購買フロー全体を効率よく管理したりしたい場合におすすめのシステムもあるので、以下の記事を参考にしてみてください。

関連記事:生産管理システムとは?導入する目的や機能についてかんたんに解説

関連記事:購買管理とは?業務フローを6段階に分けて解説!

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