複数人の部下のタスク管理や後追いが疲れる！そんな悩みはツールの活用で解決
2023.06.08
2023.06.08
複数人の部下を持つと、タスク管理が難しくなる場合もあるでしょう。この記事では、部下の業務やタスク管理をスムーズにする活用方法について紹介します。
世の中の管理職が困っている？タスク管理にまつわる悩み
部下のタスクの解消状況がわからない
部下が複数人いたり、物理的に拠点が離れていたりすると、部下に課している業務タスクが終わっているのかどうか把握しづらいことがあるでしょう。 さらに営業部門だと訪問などで外出が多く、タスク完了の旨の報告をリアルタイムに聞くことは難しい状況にあります。
部下がタスクの納期を守れず、自分が本部に怒られる
部下のタスク管理ができない結果、本部から指導を受けるのはその部下たちの上司にあたる人です。 きっと上司本人も自身の業務で多忙ですが、そういった指導が入ると、部下の管理ができていないと会社から評価されてしまいかねません。 そのため、自分の業務の合間を縫ってでも、部下の業務やコンディション状況をきちんと把握しておく必要があります。タスクの把握や後追いに手間がかかる
上述したように、管理職の業務は部下の業務を管理するだけではありません。 そのため、部下のタスク管理やその後追いをしようとすると、その分余計な手間がかかり、ほかの業務が圧迫されてしまいます。 そもそも、本来個人それぞれがしっかり自己管理ができていれば発生しない業務ゆえに、このタスク管理には煩わしさを感じることもあるでしょう。タスク管理にまつわる悩みを解決するためには？
ここまで紹介してきたタスク管理にまつわる悩みを解消するためにはどんな工夫が考えられるのでしょうか。 少しの意識や行動を変えるだけでできることもあるので、ぜひ参考にしてみてください。部下からのタスク完了の報告を徹底させる
タスクを終えたら報告を必ずおこなうよう管轄メンバーに周知しましょう。 報告が習慣付けするまでは、報告が漏れるたびに根気強く指摘し続ける必要がありますが、以前よりは自身の手間の削減に期待ができます。本来の納期より早い納期を部下に伝える
上司から部下に納期付きのタスクを課す際は、本来の納期よりも早めの納期で依頼するのも1つの手です。 早めに納期を設定することで、万が一、納期を守れなかった部下がいても本来の納期までには対応することができると同時に、差戻しをしても対応する時間の猶予もあるため確実にタスクを消化することができるでしょう。タスクの納期が近づいたらリマインドをおこなう
タスクの消化を確実にさせるためには、自らがリマインダー役になることも大事です。 自分自身、多くの業務やタスクを抱えていますが、完了報告を回収しないといけないタスクの納期はカレンダー上に設定しておいたり、メモを残したりして、その前日や当日にアナウンスをおこないましょう。部下のなかでタスク係を任命する
部下のタスクの管理が負担になりすぎている場合は、部下の誰かにタスク係を任命して管理してもらうのも良いでしょう。 係になったメンバーにとっては、上司から任された任務に対する責任感から積極的に納期のリマインドや後追いなどをおこなってくれるかもしれません。 また、部下のなかでも比較的社会人経験が浅いメンバーに任せることで、社会人として納期を守ることの大切さを浸透させることにも期待ができます。タスクを管理できるツールを導入する
ツールを使って、タスクを管理する方法もあります。 ツールを活用することで、どんなタスクを誰が抱えているのか、タスク未完了者が何人いるのかなど、タスクの進捗状況を直感的に把握することができます。 ただし、ツールによっては導入や利用期間ごとに費用がかかるものもあるため注意が必要です。やるべきことを可視化させる！タスク管理で役立つツール集
ここでは、タスク管理にツールを使ってみたいと考えている方に向けて活用できそうなツール5種類を紹介していきます。タスク管理で役立つツール①：チャットツール（社内SNS）
チャットはインターネット上で複数人でメッセージを送ることができるツールです。そんなチャットのなかには、ビジネスの現場で利用することを目的としたビジネスチャットと呼ばれるものもあります。個人チャットやグループチャットができるため、組織でのリアルタイムでの連絡手段に適しており、タスク管理やファイル共有など業務を効率化させるような機能も備えています。 より多くのビジネスチャットも知りたい方は下記をご覧ください。
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