Excelで顧客管理する際のコツ

顧客管理とは、顧客との良好な関係を構築するために、顧客の連絡先や対応履歴などの顧客に関する情報を記録し、管理することをいいます。顧客管理システムを新たに導入するとなるとベンダーとの利用契約や環境構築などが必要となりますが、Excelは会社のPCに標準で搭載されている場合が多く、Excelでの顧客管理は手軽に始めることができます。

そのため、Excelを顧客管理のツールとして活用している会社は少なくありません。 しかし、ただ単にデータを羅列するだけではデータ分析がおこないにくく、使える情報とはならないでしょう。そこで、Excelで顧客管理するときに押さえておくと良い3つのポイントをご紹介します。

データは縦方向に並べる

データを蓄積するときのポイントとして、縦方向に同じ属性のデータを並べていくと良いでしょう。同じ内容であっても横方向に並べていくと、フィルター機能が使えないといったデメリットが生じます。フィルターとは、膨大なデータから特定の値だけを表示させる便利な機能です。

また、昇順や降順といったようにデータを法則性をもたせて並び替えることもできます。顧客データを分析する際に必要な操作となるため、データは縦方向に並べるようにしましょう。

隙間を作らない

見やすいように隙間を作って表を作成する人がいますが、それは間違いです。空白行や空白列があるとフィルターや並び替え、関数がうまく機能しないことがあります。もし、見栄えが気になるのであればセルの幅や高さを調整することで見え方を工夫すると良いでしょう。

ウインドウ枠を固定する

データが増えると縦横にデータが広がり、データが見にくくなることもあるでしょう。このようにデータが増えてきたときは、ウインドウ枠の固定機能が便利です。この機能を使うことで、常にタイトル行が上部に表示されるように固定することができ、データ項目がすぐに確認できるようになります。表示タブから簡単に設定できるので、ぜひ試してみてください。

顧客管理を効率化するマクロ設定

顧客管理データを全て手動で入力するのは時間がかかり、入力ミスにもつながります。そこで活用してほしいのが、マクロ設定です。比較的簡単に操作できるので、ぜひ試してみてください。

開発タブの表示

最初は、Excelにマクロを設定するための開発タブが表示されていないことがあります。そのときは、「「ファイル」タブから「オプション」をクリックして、「リボンのユーザー設定」」を選択しましょう。画面右のリボンのユーザー設定配下に表示されるタブ一覧で「開発」にチェックを入れると開発タブが表示されるようになります。

マクロの作成

表示した「開発」タブから「マクロ記録」を選択することで、「マクロの記録」というダイアログが表示されます。ダイアログ内のマクロ名を入力し、保存先を決めます。最後に、「OK」を押すことでマクロの記録が開始します。この方法では、Excel上での操作がマクロとして記録されるのでとても便利です。そして、「開発」タブの「記録終了」を押すことで操作がマクロとして保存されます。

コードの書き方

マクロはコード入力によって作成することもできます。その際は、「開発」タブから「マクロ」を選択し、「マクロ」というダイアログを表示させます。ダイアログ内にマクロ名を入力してマクロの保存先を指定し、「作成」を押します。そうすることで、Maicrosoft Visual Basic for Applicationsといったダイアログが起動します。 この、ダイアログ上で、コードを入力することでもマクロの構築をおこなうことができます。

たとえば、Excel上にある特定のセルを指定する場合には、ダイアログに「Cells(列インデックス,行インデックス).Select」と記載します。具体的に、Excel上のE3を指定する場合には「Cells(5,4).Select」となります。その後、Excelのシートに戻り、「開発」タブの「マクロ」を選択します。作成したマクロ名を選択し、実行することでマクロが実行されます。 このように、コード入力によってマクロを組むこともできます。

マクロを実行する

設定したマクロは実行することができます。「開発」タブからの「マクロ」を選択し、表示された、マクロというダイアログから今度は実行を選択することで設定したマクロが反映されます。

Excelの顧客管理に限界を感じたら

Excelで顧客管理していると、データが増えるにつれて操作が重くなってしまうことがあります。そういった場合には、以下で紹介する方法を試してみてください。

年度別にExcelシートを分割する

まずは、Excelシートの分割を考えてみましょう。 有効な分割例としては、年度別に管理するというものです。資料請求があった日や初回訪問日など、初めてアクションがあった日を基準として、分けるのが良いでしょう。そうすることで、Excelシートごとのデータ量が減り操作が軽くなります。 なお、分割作業をする際は、念のためバックアップをとることをおすすめします。

顧客管理システム（CRM）を導入する

顧客管理データが膨大で、Excelの管理に限界を感じるなら顧客管理システムを導入することを考えてみても良いでしょう。 顧客管理システムには、顧客管理機能のほかに便利な分析機能や営業業務やマーケティング業務を一部自動化し効率化してくれる機能が備わっているものもあります。

また、スマートフォンやタブレットに対応しているシステムもあり、営業先にいても顧客情報の確認や入力が行えるため、業務が大幅に効率化します。

Excelで顧客管理はできる

Excelを利用することで、無料で顧客管理をおこなうことができます。その際には、今回紹介した3つのコツを意識してみると良いでしょう。 しかし、顧客データは活用することにこそ意味があります。分析のしやすさや管理のしやすさを考慮して、顧客管理システムを検討もおすすめです。ぜひ自社にとってベストな顧客管理方法をを探してみてください。