プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトマネジメントとも呼ばれ、プロジェクトの開始から完了までが円滑に進むように統制管理をおこなうことをいいます。各関係部署と連携し、予算の交渉をしたり、納期の調整をおこなったりする必要があるため、各関係部署の進捗情報を把握しておくことが重要です。

プロジェクト管理で管理するべき項目とは

プロジェクト管理では、管理すべき領域が多くあります。ここでは、管理すべき領域のなかでも特に重要な管理領域について紹介していきます。

コスト

プロジェクトにおいて、コスト管理は重要な仕事の1つといわれています。そのため、プロジェクトマネージャーは予算交渉をおこない、予算を元に人員の手配や配置などもおこなう必要があります。

スケジュール

スケジュール管理をしっかりおこなうことで納期内にプロジェクトを完了させることができます。作業順序や所要時間などを見積もったうえで適切なスケジュールを作成し、立てたスケジュールに沿った運用をおこないます。万が一、進行途中で問題が発生したり滞ったりした場合は、スケジュールを修正して適切な調整をおこなうことが大切です。

スコープ管理

スコープ管理では、プロジェクトで何を成果物とし、何をおこなっていくのかを明確にする必要があります。そうすることで、実行すべき作業の優先順位が決まり、プロジェクトの達成までのプロセスに見通しが立ちます。

具体的には以下の2つのスコープを決めます。

作業スコープ

作業スコープは、プロジェクト達成のために何をおこなうかを明確に定義します。プロジェクト達成までの間にどんなタスクが必要なのかを洗い出し、必要なコストと作業量、納期などを決めます。

成果物スコープ

成果物スコープでは、プロジェクトによってできる成果物そのものを定義します。成果物の機能やサービス内容などを詳細に定義し、その内容について依頼者側から合意を得る必要があります。また、スコープは一度定義して終わりではなく、常に見直しをおこない、途中で発生した問題や追加依頼などに柔軟に対応することも重要です。

コミュニケーション管理

基本的に、プロジェクトは複数名で進めるものです。どんなに高い能力の人材を集めたとしても、コミュニケーションがとれていないと上手く情報共有ができず、進捗に影響を及ぼします。そのため、同じプロジェクトを担当しているメンバー同士でのコミュニケーションが円滑になるように管理していく必要があります。

品質

プロジェクト管理における品質管理は、プロジェクトの成功に直結する重要な領域です。品質管理には、品質の基準設定やテスト実施方法、基準をクリアしているかどうかの評価などが含まれます。また、成果物の品質はもちろん、プロジェクトのプロセスそのものについても品質管理が必要です。

その他の管理領域

ここまであげた管理領域以外にも、以下のような管理も必要になります。

• 外部へ業務の委託や発注などをおこなう調達管理
• 人材の確保や育成、調整をおこなう人的資源管理
• プロジェクトにかかわる外部の関係者の管理や調整をおこなうステークホルダー管理

プロジェクト管理に必要な主な能力

さまざまな管理領域のあるプロジェクト管理ですが、プロジェクト管理をおこなうためにはどのような能力が必要となるのでしょうか。ここでは、プロジェクト管理に特に必要な能力を2つ紹介します。

スケジュール管理能力

まず必要な能力としてあげられるのが、スケジュール管理能力です。プロジェクトの進行では、メンバーの人数や能力を考慮して作業時間や必要な日数を計算し、納期を決定する必要があります。この予測を見誤ると、途中で修正をする必要が生じたり、最悪の場合納期を延期したりすることになります。

コミュニケーション能力

正しい情報を正しく伝え、メンバー同士で良好なコミュニケーションを取れる環境を作ることができれば、プロジェクト進行も円滑に進みやすくなります。話しやすい環境を整える能力や正しい情報を端的に伝えるコミュニケーション能力が必要になります。

また、プロジェクトでは社外に関係者がいることもあるでしょう。規模が大きなプロジェクトになると、外部の関係者が増えていきます。コミュニケーション不足によるトラブルを防止するためにも、社内外でしっかりとコミュニケーションが取れる能力が必須です。

ツールなども活用してプロジェクトを効率よく管理しよう！

複数の人員で1つの目標へ向かって動くプロジェクトには、やるべきことや管理すべきことが多くあります。そして、大きなプロジェクトになると、工程や人員も増え、複雑化していきます。また、複雑化しがちなプロジェクト管理には、ツールを利用することで効率化することもできます。円滑にプロジェクトを進めるためにツールを活用してみるのも良いでしょう。