送っておいて損はない！営業のお礼メールはなぜ重要？

社会人のなかには、「お礼メールは大事だ！」という認識を持っている人が多いでしょう。では、具体的にお礼メールによってどのような効果が得られるのでしょうか。 お礼メールの重要性をきちんと理解したうえで、相手に合ったメールを作成できるようにしていきましょう。

顧客と良好な関係を築くため

お礼メールは基本的に訪問や商談が終わった後に送ることが多いでしょう。もちろん帰り際にも、時間を取っていただいたことに対してお礼を伝えていると思いますが、きちんと文章で伝えることも大切です。そうすることで、相手に礼儀正しい印象を残すことができます。合わせて、送る文章にも実際の会話で話した内容などを書き加えることで、より相手の覚えてもらいやすくなるでしょう。

いち早く自分を覚えてもらうようにメール1通でも工夫をすることで、より深い関係性の構築につながります。

お互いに商談内容を整理できるため

お礼メール内に、今回話した内容や次回のスケジュール等も一緒に記載して送ることで、議事録の役割も果たすことができます。そうすることで、次に会うまでの間隔が空いてしまったとしても、前回、どんな話をしていたか確認することができたり、スケジュール調整をし忘れることを防げたりすることができます。

お礼メールを送る際の4つのポイント

ここでは、お礼メールを送る際に押さえておきたいポイントとして4つ紹介していきます。
相手に好印象を与えるお礼メールを送るために、しっかり押さえておきましょう。

お礼メールは遅くとも翌日の午前中までに送る

お礼メールはできるだけ早く送ることが重要です。
当日のうちに送るのがベストですが、もし商談や打ち合わせなどの理由ですぐに対応ができない場合は、翌日の午前中までに送るようにしましょう。
また、夜中や早朝などにメールを送ると非常識な印象を与えてしまう可能性もあるため、送る時間帯にも注意しましょう。

わかりやすい件名をつける

相手は1日に何件ものメールを処理しています。パッと見たときに、お礼メールであることがわかるようなわかりやすい件名をつけることが重要です。

例えば、「ご面談のお礼【株式会社◯◯の山田太郎です】」のように、会社名と自分の名前を必ず添えたうえで何に対するお礼なのか、ひと目でわかる件名をつけると良いでしょう。
また、お礼メールを翌日に送る場合も「昨日の件」といった曖昧な表現は使わず、「◯月◯日の訪問のお礼」といったように、いつの何に対するお礼なのかわかる件名を意識しましょう。

そこで今回はまず、メールの基本的な作り方を構造ごとに解説し、そのなかでも開封率を左右する件名について開封率を上げるためのテクニックや具体的な例文を紹介します。

言葉遣いに注意する

せっかくお礼メールを送っても、間違った言葉遣いで相手を不快にさせてしまっては本末転倒です。
正しい敬語が使えているか、誤字脱字がないかなど十分注意しましょう。
また、メールでよく使う「〜してください」「〜していただく」「〜いたします」という表現はひらがな表記が好ましいとされています。

パソコンの漢字変換に頼ると、本来ひらがなにすべき部分も漢字にしてしまう場合があるので、ビジネスメールで使用する敬語表現はインターネットや書籍で補完しておくことをおすすめします。
合わせて、ビジネスメールの締めでよく見かける「取り急ぎ、お礼まで」というフレーズは、文字通り「とりあえず急いで送りました」というニュアンスが含まれるため、気を付けるようにしましょう。

具体的なエピソードを盛り込む

上述したように、相手に好印象を与えるためには本文内のどこかに、訪問時の出来事や感想、記憶に残ったエピソードを盛り込むと良いでしょう。相手の健康を気遣う文言を加えることもおすすめです。

大半はお礼メールのテンプレート通りで構いませんが、そこに当事者しかわかり合えない内容を入れることで特別感を与えることができます。
また、他社の営業担当とも差をつけることができるでしょう。

営業で使える状況別お礼メールの例文

ここまで、お礼メールを送る際に押さえておきたいポイントについて紹介してきました。
ここからは、上記で紹介したポイントなども踏まえていくつかお礼メールの例文を紹介していきます。

ビジネスメールにはマナーや形式があり、それらを守らなければ相手に失礼に当たります。 慣れないうちは形式がわからなかったり、どんな内容を送るか悩んでしまい、メール作成に時間がかかってしまうこともあると思います。 そこで今回はシーン別に、よく使うビジネスメールの例文を紹介します。テンプレートとしてぜひ利用してください。

営業で訪問後に送る基本的なお礼メール

営業で成約に至った商談後に送るお礼メール

営業で成約には至らなかった商談後に送るお礼メール

打ち合わせで顧客から課題をもらった際に送るお礼メール

名刺交換に応じてくれた際に送るお礼メール

お礼メールを送って顧客との良好な関係を築こう！

今回紹介したようにお礼メールをうまく活用することで顧客との関係性をより良くすることができます。
また、契約成立などのビジネスチャンスにもつなげられるかもしれません。
お礼メールの書き方を身に付けて、日々の営業活動を有利に進めていきましょう。

今回は日々届く営業メールに対し、返信すべきかどうかの判断や実際に返信する際の注意点について説明していきます。メールのマナーを理解して、社外と円滑なコミュニケーションをとっていきましょう。