営業日報を活用出来ないのはなぜ？

マネージャーが営業メンバーの部下を管理する際、営業日報を活用することがあるでしょう。しかし、日報をうまく活用できず、お互いにとって余分な手間になってしまっていることもあるのではないでしょうか。ここでは、営業日報を上手く活用できない原因を解説します。

日報を書く意味・意義を落とし込めていない

営業日報を活用できない原因の1つとして、メンバーに対して「日報を書く意味・意義」を落とし込めていないというものがあります。

マネージャー側はメンバーの業務進捗を把握して適切なフィードバックをおこなうために営業日報を利用しようとしますが、メンバー側が意味・意義を理解できていないがゆえに有効なアウトプットが返って来ず、結果として営業日報を活用できないという場合があります。

意味・意義を落とし込めていないことが原因となって営業日報を活用できていない場合、メンバーに対して落とし込みをおこないましょう。マネジメント側はどのような情報を欲しているのか、なぜ欲しているのか、その情報を提供することでメンバーにどのようなメリットがあるのかといった観点で落とし込んでいくことが重要です。

作成に時間がかかる

営業日報を活用できない原因として、営業日報の作成自体に時間がかかってしまうことが挙げられます。

メンバーが顧客との接触にできるだけ時間を割きたいと考えているとき、営業日報の作成に割く時間を削減したいと考えて適当に記載してしまうことがあります。その結果、内容の薄い日報を提出することになり、マネージャー側は適切なフィードバックをすることができなくなってしまいます。

適切なフィードバックをできていない

営業日報を活用できない原因として、メンバーに対して適切なフィードバックをできていないというマネジメント側の問題も考えられます。

マネージャーはメンバーの行動を見て適切なフィードバックをしようと心掛けているものの、メンバーの事情を把握できていなかったり、メンバーの悩みに対する回答を持ち合わせていなかったりして、適切なフィードバックをできていない場合があります。

このように、マネージャー側の力量不足で適切なフィードバックを返せていないことによってメンバーが営業日報を書く意義を見いだせなくなり、フィードバックをしにくい簡素な営業日報を提出するようになってしまっている場合もあります。

メンバーが実態をごまかして日報を書くことがある

メンバーが実態をごまかして営業日報を書く場合、メンバーとマネージャー双方にとって営業日報を活用することができなくなってしまいます。

ごまかして記載する癖が習慣づいてしまうと、メンバーが営業活動をしているなかでマネージャーに知られたくない何らかの不都合な出来事が起こってしまった場合、営業日報をごまかして書いてしまうということも起こり得ます。

このような事象が起こっている場合、メンバーとのコミュニケーションから見直してみた方が良いかもしれません。不都合な出来事を共有したときにメンバーを支えてくれるという安心感を与えられるようなコミュニケーションを心掛けていきましょう。

営業日報でメンバーを管理する目的

マネージャーが日報を書く目的や意義を把握していないと、メンバーが日報を書く意味がないと感じてしまうのも当然です。ここでは、マネージャーにとって、メンバーが日報を書く目的を紹介します。

メンバーの業務進捗を把握するため

マネージャーは複数のメンバーをマネジメントすることになるので、メンバーが担当するすべてのお客様へ同行したり把握したりすることができません。そのため、各メンバーに営業日報を提出させることでそれぞれが担当するお客様への提案状況を把握することができたり、そもそもどういった業務を日々おこなっているかを把握したりすることができます。

適切なフィードバックをするため

マネージャーがメンバーに対して適切なフィードバックを実施するために、日報は活用されるべきでしょう。

マネージャーは日々の業務の中で、各メンバーの状況に合わせて指導や次回アクションの指示を実施する必要があります。日報の情報が少ないと正しい判断ができず、誤った方向へ導いて失注したり、場合によってはクレームとなったりする可能性もあります。

そのため、必要な情報量を得た状態で判断してフィードバックをし、メンバーが適切にPDCAサイクルを回していくために営業日報は非常に重要な情報源となります。

メンバーが営業日報を書く目的

マネージャー目線で営業日報を書く目的を紹介しましたが、実際に営業日報を作成するメンバー目線ではどういう目的があるのでしょうか。日報は、本来営業活動に充てるべき貴重な業務時間を割いて作成することになるため、明確な目的が必要です。ここでは、メンバーが営業日報を書く目的を紹介します。

1日の仕事内容を整理するため

営業日報は、上司への報告のために書くべきものではありません。訪問したお客様がどういう課題を持っていたか、それに対して自分はどのようなアプローチをしたのかなどを整理して営業日報を書くことで、自分自身の1日の仕事内容を整理することができます。

そして、この営業日報を振り返ることで、より精度の高いPDCAサイクルを回すことができます。

業務進捗を報告するため

営業日報は、業務進捗を報告するという目的を持っています。マネージャーとして仕事をしていくうえで、メンバーに対して業務をお願いすることがあるでしょう。マネージャーはお願いした業務が今どの段階まで進んでいるのか、確認しておく必要があります。

メンバーはこの業務進捗の報告をスムーズにおこなうために営業日報を記入します。1日1回必ず書く日報というツールのなかで業務進捗を報告することで、臨時で進捗を報告するようなコミュニケーションコストを省くことができます。

適切なフィードバックをもらうため

メンバーはきちんと営業日報を書くことで、マネージャーから適切なフィードバックをもらうことができます。

経験の少ないメンバーが営業活動をしていると、自分だけでは解決できない課題に直面することがあります。そのようなとき、より経験のあるマネージャーからフィードバックをもらうことで、課題解決への道が開けることがあります。

マネージャーはメンバーに対してフィードバックをする際、課題解決に導くことを心掛けておきましょう。

メンバーを営業日報で管理するメリット

これまで営業日報を書く目的をマネージャー目線とメンバー目線で解説してきました。ここでは、メンバーを営業日報で管理することによるマネージャー側のメリットを紹介します。

メンバーを定量的・定性的に評価できる

マネージャーが各メンバーの行動や成果を対面でのコミュニケーションだけでは管理するのは非常に難しいでしょう。そのため、営業日報を提出してもらうことで、どのメンバーがどれだけ営業活動を実施し、どれだけ成果を挙げたかなどの定量的なデータや、受注へつなげるためのプロセスの質や顧客との人間関係など定性的なデータを把握することできます。

また、マネージャーが評価を実施する際の指標として活用することもできます。

メンバーの成長を加速させることができる

営業日報を確認することで適切なアドバイスやフィードバックをおこなうことができ、メンバーの成長速度を加速させることができます。

口頭で報告をする場合、情報が上手く伝えきれないこともありますが、日報であればメンバーの頭のなかで一度整理された状態で記載されます。また、マネージャーもじっくりと考えて回答する時間を取ることができるため、より精度の高いフィードバックをすることができるでしょう。

チーム内の情報共有がスムーズになる

日報を上司だけでなくチーム全体へ共有することでチーム全体の情報共有をスムーズにすることが可できます。

メンバー同士がお互いの案件状況を把握することで、メンバー間の相互理解が深まり、コミュニケーションを活性化させることができます。また、上司とメンバーとの1対1のコミュニケーションでは生まれなかったアイデアなども生まれることもあり、チーム力全体を向上させることができます。

リスクの芽を摘むことができる

営業日報をマネージャーが毎日確認することでメンバー自身が気付かないようなトラブルを未然に防ぐこともできます。一般的にマネージャーの方が経験値も豊富であるため、メンバーが何も感じていないようなトラブルの芽を察知し、事前に対策を講じることができるようになります。

成果を引き出す営業日報の書き方

成果を出すためにはどういったことに注意して日報を書けばいいのでしょうか。最低限書いておくべき項目として、以下の内容を意識しておきましょう。

書いておくべき項目

1日の振り返り

• 今日の目標
• 今日の結果
• 良かった点
• 改善点
• 明日に向けた改善プラン
• 明日の目標

顧客との接触履歴

• 訪問の目的
• 商談・提案内容
• 顧客の反応
• 次回アクション

5W1Hを意識する

5W1Hを意識して書くようにしましょう。日報は上長に提出するものであり、かつ将来自分で読み返すこともあるため、読み手にとってわかりやすく簡潔に表現することが大切です。

What（何を）、When（いつ）、Who（誰が）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どのように）の5W1Hを明確にすることで、内容をスムーズに理解することができ、また次回何をすべきなのか適切に判断を下すことができるようになります。

「非文章情報タイプ」を意識する

非文章情報タイプとは、文章で記述することなく、選択形式や単語形式で情報を記載するタイプの書き方です。日報は報告であり作文や小説ではないので、長文を書けば良いというものでありません。

重要な必要な情報をより簡潔に記載することです。そのため上で述べたような項目を参考にしながら非文章情報を意識して情報を記載していくことで、必要な情報を網羅しつつ簡潔に表現することができるようになります。

営業日報の例文とテンプレート

営業日報は、「何をしたのか」「具体的にどのような業務をおこなったのか」「そのなかでどのような気付きがあったのか」という観点でまとめることで、マネ―ジャーから適切なフィードバックを与えやすくなります。メンバーを営業日報で管理する際には、この3つの観点を押さえて書くように伝えておきましょう。

営業日報を効率よく管理するには

営業日報は各メンバーが日常的に書くものであると同時に、上司も毎日確認する必要があるため、効率良く管理することが重要です。必要な情報が記載されていないような日報になっていたり、せっかく提出しているにも関わらずマネージャーが確認しづらかったりする場合に気を付けておくべきポイントを紹介します。

テンプレートを定めておく

あらかじめ営業日報のテンプレートを定めておくことで、効率良く営業日報を管理することができます。

所属するグループやプロジェクトによって報告すべき内容はある程度固まっているでしょう。情報の抜け漏れを防ぐためにも、あらかじめ報告すべき項目を決めておくことで、メンバーが何を書くかを悩む時間を削減でき、上司としても最低限知っておきたい内容を把握することができます。

日報管理ツールを導入する

日報管理ツールを導入することで、日々の営業日報管理を効率化することができます。

日報管理ツールとは、日々の日報の作成、提出、管理をシステム上で容易におこなえるようにしたものです。スマートフォン対応のものも多数あるので、外出先などでも簡単に日報を管理、作成することができます。

また、自社内の顧客データと連携可能なサービスもあり、社名から簡単に検索することもできるため、日報データを有効活用することができます。日報管理ツールについて詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

関連記事：初めての日報管理アプリ・システムの選びでのポイント！Excelよりも効率よく管理

SFAで日報を管理する

営業支援システムであるSFAのなかには、日報機能を搭載しているものもあります。

SFA内の日報機能を利用することで実際に進めている案件や顧客情報と紐づけて日報を作成することができるようになります。また、SFAの本来の機能である案件の進捗管理や当月の売上予測などと合わせて利用することもできるため、より効率的に日報を利用することができるようになります。

関連記事：SFA（営業支援システム）の比較・選び方のポイントを解説！

営業日報に充てる時間を無駄にしないために

日報は毎日の貴重な営業活動の時間を削って作成するものです。今回紹介したような内容を意識することで、毎日の営業活動を効率よく振り返ることができるようになり、自身の成長にもつなげることができます。
日々の営業日報作成の時間を有効な時間にできるよう、日々工夫しながら作成していきましょう。

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