スケジュール管理ができない部下の特徴と指導方法を解説

2023.06.02

効率よく仕事を進めるためには、スケジュール管理が必要不可欠です。しかし、自分自身がスケジュール管理をしていても、部下がスケジュール管理が苦手であったり、スムーズに仕事が進められなかったりという場合も少なくありません。今回は、スケジュール管理ができない部下の特徴やその原因、指導方法について紹介します。

スケジュール管理できない部下の特徴

スケジュール管理が苦手な部下の指導に悩む人は多いようです。自分自身がスケジュール管理をしっかりできていたとしても、スケジュール管理ができない部下がいると、全体の業務が滞ってしまいます。そんなときはまず、なぜ部下がスケジュール管理できていないのかその原因や特徴を理解すると適切な指導をおこなうことができます。そこで、まずはスケジュール管理ができない部下の特徴や原因を紹介していきます。

タスクの優先順位が付けられない

タスクに優先順を付けることはスケジュール管理の基本です。しかし、スケジュール管理ができない部下はタスクの優先順位を考えずにスケジュールを立ててしまう傾向が見られます。やるべきことの優先順位が曖昧なままでスケジュールを立ててしまうと、緊急度の低いタスクから業務を進めてしまい納期が守れなかったり、時間をかけておこなうべきタスクを後回しにしてしまい、仕事の質が下がってしまったりする可能性があります。

仕事にかかる時間が見通せない

スケジュール管理ができない部下は、時間の使い方が苦手というケースも多くみられます。特に、それぞれのタスクにかかる時間を正しく把握できていないと、想定した時間を大幅に超えてしまったり、長時間かかるタスクを後回して作業が立て込んだりしてしまう場合があります。

情報共有ができていない

ほかの人と連携が必要な仕事では、情報共有ができていないと業務の進行が遅れたり、滞ったりする可能性があります。スケジュール管理ができない部下の中には、周りとの情報共有が正しくできておらず、気付いたら周りとの進捗がずれていたという事態に陥る人も少なくありません。

タスクの内容や期限を把握していない

スケジュール管理ができない部下のなかには、そもそもタスクの内容や期限を正しく把握できていないといったケースもあります。この場合、本人がタスクの内容をしっかり理解せずに引き受けたり、納期をメモせず忘れていたりすることが原因として考えられます。

スケジュール管理ができない部下の指導方法

ここまで、スケジュール管理ができない部下の特徴について紹介してきました。では、このような部下へはどのように指導するのが良いのでしょうか。ここからは、具体的な指導方法について紹介していきます。

メモを取らせる

タスクの内容や期限を正しく把握させるために、タスクを割り振った際や期限に変更があった際にメモをとることを習慣づけさせましょう。そうすることでタスク漏れを防ぎ、後からタスクに気付いてバタバタするといった事態を防ぐことができます。

タスクを書き出させる

まずは、部下が抱えているすべてのタスクを一覧で書き出させると良いでしょう。タスクを書き出すことで、部下は自分が今やるべきことを確認することができます。また、上司も部下がいまどれだけのタスクを持っているのか把握することができます。

緊急度と重要度を軸に優先順位をつけさせる

書き出したタスクに優先順位をつけさせるようにしましょう。その際、緊急度や重要度を意識させると良いです。そして、指導する側は部下がつけた優先順位をチェックし、正しく付けられているかフィードバックしましょう。そうすることで、だんだん部下自身の判断でタスクに正しい優先順位をつけられるようなります。

タスクにかかる時間を把握させる

1つのタスクに対して処理までにかかる時間を把握させるとスケジュールを立てやすくなります。具体的には、普段自分がどれくらいの時間をかけてタスクをこなしているのを記録させ、タスクの完了までにかかる時間を把握させると良いでしょう。もしくは、タスクを完了させるためにかかる時間のだいたいの目安を伝えてからスケジュールを立てるように指導すると現実的なスケジュールが立てやすくなります。

バッファを設けさせる

スケジュールを立てる際には、バッファを設けさせるようにしましょう。合理的なスケジュールを組んでも、予定通りに進むことはほとんどありません。さまざまな自体に備えて余裕を持ったスケジュールを立てさせることが重要です。

こまめに進捗の確認をおこなう

指導する側は部下のスケジュールどおりにタスクが進んでいるか定期的に確認するようにしましょう。遅れが見えはじめたら、スケジュールを立て直すように指導します。そうすることで、部下はスジュールが大幅に遅れる前に軌道修正することができます。また、なぜ遅れたのかその原因を部下に特定させることで、次のスケジュールを立てる際の参考にさせることができます。

部下のスケジュール管理を改善するために普段から取り組むこと

スケジュール管理ができない部下に指導をおこない、改善させるためには普段から良好な上司部下の関係を築いておく必要があります。普段から適切なコミュニケーションが取れていない場合、部下が当初のスケジュールから大幅に進捗が遅れていてもなかなか相談できずにいるといった事態が考えられます。そのような事態を防ぐためにも、普段から部下が相談しやすい環境作りを意識しましょう。

「できない」原因を知り上手なスケジュール管理を

仕事をスムーズに進めるために大切なスケジュール管理ですが、人によっては工夫しているのにうまくいかないこともあります。そんな部下を持つ場合は、スケジュール管理や共有方法を見直すところから始めてみましょう。上司側もスケジュール管理改善のための指導や対策を実践すれば、部下のスケジュール管理方法が改善し、全体の業務が円滑に遂行できるようになるでしょう。

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