Web給与明細システムとは？

Web給与明細システムは、社員がPCやスマートフォンなどを利用してWeb上で給与明細を確認できるシステムです。Web給与明細システムを利用することで、さまざまなメリットがあります。

Web給与明細システムとは

Web給与明細システムとは、従来紙で配布されていた給与明細をWeb配信に置き換えるものです。社員は一人ひとり異なるIDとパスワードを支給され、専用のWebサイトにログインすることで給与明細を閲覧できます。システムによっては給与明細のPDFファイルを添付したメールを社員個人のメールアドレスへ送信できるものもあります。

Web給与明細システムのメリット

Web給与明細システムは、給与明細を作成する人事部門とそれを受け取る社員との双方にとってメリットがあります。 人事部門にとって一番のメリットは、毎月の給与明細発行にかかる時間と費用を削減できるという点です。社員全員分の給与明細を印刷し封筒に入れて配布するのはかなりの手間がかかり、また紙代や印刷代も少なからず発生します。

Web給与明細システムを利用すれば給与明細データをシステムにアップロードするだけで作業が完結し、印刷や封筒詰めは不要となります。 給与明細を受け取る社員にとっては、時間や場所にかかわらずリアルタイムで必要に応じて給与明細を確認できるのが大きなメリットです。 また、Web上で管理するため、明細の紛失の心配がないのも特徴です。大事な個人情報の流出リスクを減らすことができます。

Web給与明細システムを選ぶ際の3つのポイント

Web給与明細システムを導入するにあたっては、どのサービスが自社に適しているのかを見極める必要があります。Web給与明細システムを選ぶ際の3つのポイントを確認しておきましょう。

かかる費用はどのくらいか

利用するシステムによって、かかる費用は異なります。機能が豊富なシステムは料金も高額になりがちなので、自社にとって必要な機能を見極めたうえで費用を比較検討すると良いでしょう。

また、Web給与明細システムの導入によって削減できるコストを把握しておくことも重要です。運用にかかる費用が削減コストを上回ることがないよう注意しなければなりません。 Web給与明細システムの場合、月額料金はシステムを利用する社員数に応じて金額設定されるのが一般的です。社員数が多いと割安になる料金体系を採用しているところもあるため、社員1人あたりの単価ではなく総額で比較する必要があります。

合わせて、初期費用やサポート料金は別途必要となるシステムもあるため、事前にしっかり確認しておきましょう。

すでに使っている給与ソフトと連携できるか

給与明細を作成する前に、まず給与計算が必要です。効率良く正確な金額を算出するため給与計算ソフトを利用している企業も多いでしょう。 Web給与明細システムを選ぶ際には、給与計算ソフトと連携できるかの確認も重要です。多くのWeb給与明細システムは給与計算ソフトから給与明細CSVデータをエクスポートし、それを取り込むことで給与明細を作成します。

給与計算ソフトには大抵の場合CSVデータを作成する機能が備わっていますが、Web給与明細システムを検討する前に改めて機能を確認しておくことをおすすめします。

セキュリティ体制は万全

Web上で給与明細を確認できるのは便利な反面、クラウド上にデータが保存されている関係上、不正アクセスによる第三者への情報漏洩が心配です。一般的に、給与明細には会社名や社員の氏名、給与額や控除額などが記載されており、万が一情報が流出してしまえば大きな問題となるでしょう。

このようなトラブルを防ぐために、Web給与明細システムを選ぶ際には、セキュリティ体制をよく確認しておく必要があります。堅牢なセキュリティを備えたデータセンターにサーバーを設置しているものや、情報を暗号化して保護しているもの、ログイン時に二段階認証が必要なものなど、しっかりとした対策がとられているシステムであれば安心して利用できるはずです。

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給与明細をWeb化して、あらゆるコストを削減しよう

給与明細のWeb化は人事部門と社員にメリットをもたらすだけではありません。紙の給与明細の印刷代や郵送費に加え、それらの作業にかかる人件費もカットできるため、会社にとっても有益であるといえます。無駄なコストの削減を図るためにもWeb給与明細システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。 

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