大人数で利用するWeb会議システムを選ぶときのポイント

大人数で利用するWeb会議システムを選ぶときは、以下のポイントを抑えておきましょう。

• 最大参加人数
• 通信の安定性
• Web会議への招待の簡単さ

Web会議システムで定めている最大参加人数は、1度の会議に参加できる人数に直結します。大人数向けのWeb会議システムのなかには、参加者全員が発言できるタイプ、主催者だけが発言できるタイプの2つを搭載しているものがあります。後者のタイプを、ウェビナーツールということもあります。一般的に、ウェビナーツールのほうが参加可能人数は多くなります。

また、人数が多くなると回線が重くなり、通信が滞る場合があります。ツールを導入する前に、どのくらいの人数までであれば安定した通信を実現できるのか、あらかじめ確認してきましょう。Web会議への招待の簡単さは、大人数が参加するWeb会議を開くうえで重要なポイントになります。

Web会議システムのなかには、参加者にアプリインストールや会員登録をしてもらう必要があるものもあります。大人数のWeb会議やウェビナーの場合、社外の人を招待するということもあるでしょう。参加者に負担が大きいWeb会議システムの場合、参加率の低下や参加者からの問い合わせ対応などによる主催者の負担増加につながります。

参加者にできるだけ負担をかけないよう、URLを共有するだけで招待できるツールを利用するようにしましょう。

大人数でWeb会議に参加する例とは

Web会議システムを使えば、わざわざ会場に来る必要なく大人数での打ち合わせや複数拠点をつないで会議や商談をを行うことができます。Web会議に同時に参加できる端末の数は、Web会議システムやプランによって異なります。また、システムやプランによっては、オンライン上でセミナーを行うウェビナー機能があるものもあります。Web会議を開催する際は、参加人数に合ったシステムを選ぶことが大切です。

社内研修

新型コロナウイルスや働き方改革などの背景から、今までオフラインで行っていた社内研修をWeb会議を使って行う企業が増えてきました。社員数が多い企業になると100名~200名規模の従業員が参加することも。
参加人数が多いと、回線に負荷がかかってしまい、止まったりする可能性があります。そういったハプニングも備えて社内研修のスケジュールは余裕をもって立てましょう。

取締役会

取締役会をWeb会議の利用で開催する場合、会社法に沿って対応を行う必要があります。例えば、Web会議を用いることを決定する議事録に署名が必要であったりと普通の会議と異なり、必要なことが多数あるため注意をしましょう。Web会議で取締役会を行う場合、法的に問題ないかなどを弁護士など専門家に相談をして行うことをおすすめします。

大人数のときに便利なWeb会議システムの機能

これまで、大人数で利用するWeb会議システムを選ぶときに抑えておきたいポイントを解説しました。ここでは、Web会議システムに搭載されている機能を紹介します。

チャット機能

チャット機能とは、Web会議ルーム内でチャットできる機能のことです。

大人数が会議に参加するとき、参加者がほかの人の発言を意図せず遮ってしまうことがあります。ほかの人の発言を遮ってしまうと、会議の進行を止めてしまったり、ほかの参加者にストレスを与えてしまったりすることがあります。発言する前に一度チャット上で伝えておいて、ファシリテーターが話を振ってくれたときに発言することによって、会議を円滑に進めることができます。

また、クラウド型のWeb会議システムはインターネットを通じて利用するため、通信環境によって映像と音声が左右されます。時には、音声が聞こえない、映像が動かないというようなトラブルが発生します。
このようなトラブルが発生したとき、チャット上で連絡することで、お互いの状況を伝え合うことができます。それによって、円滑に会議できる体制を整えたうえで会議を始めることができます。

画面共有機能

画面共有機能とは、自分の画面に表示されているものをほかの参加者の画面にも表示させる機能のことです。

オフィスで働いていると、画面を見せながら何かを教えたり、相談したりすることがあるでしょう。しかし、テレワークでは同じ場所にことができないため、画面を見せながら何かを伝えることはできません。

Web会議システムに搭載されている画面共有機能を利用すると、自分の画面に表示されているものを相手の画面にも表示させることができます。これによって、離れた場所にいてもオフィスにいるときと同様に、画面を見せながら何かを教えたり、相談したりすることができます。

資料共有機能

資料共有機能とは、PowerPointやPDFなどの資料を共有する機能のことです。

会議や商談のとき、資料を見せながら、ときには資料に書き込みながら説明することがあるでしょう。Web会議システムのなかには、資料を共有するだけでなく、その資料にフリーハンドで書き込みを入れられるものもあります。この機能を利用することで、口頭で伝えるよりも詳細に伝えたいことを伝えることができます。

自動議事録作成機能

自動議事録作成機能とは、会議の内容を自動で書き起こし、議事録を作成する機能のことです。

会議や商談をするとき、話の内容を忘れないように議事録を作成することがあるでしょう。しかし、議事録作成に時間が多くかかってしまったり、議事録を作成する人が話し合いに参加できなかったりといった問題が起こることがあります。

自動議事録作成機能を利用すると、Web会議の内容を自動で書き起こして議事録を作成してくれるため、議事録作成にかかっていた時間を削減したり、議事録作成に従事していた社員も話し合いに参加できるようになったりします。

同時通訳機能

同時通訳機能とは、相手の発言をリアルタイムで翻訳して字幕表示する機能のことです。

外国の方と会議をするとき、外国語での話の流れについていけず、内容を十分に理解できないということがあるでしょう。同時通訳機能を利用すると、リアルタイムで字幕が表示されるため、話の流れについていきやすくなります。

外国の方と連絡を取る機会が多い企業では、同時通訳機能を搭載したWeb会議システムの導入を検討すると良いでしょう。

大人数でweb会議を行う際の注意点とは

ここまで、大人数でweb会議システムの選び方やおすすめのツールなどを説明してきました。ここでは、実際に大人数でweb会議を行う際に、注意すべき点を説明していきます。

大人数でweb会議を行う場合カメラはオンにする

複数人が同じの会議室いてそのような会議室を複数拠点、Web会議でつなぐ場合同じ会議室でweb会議をつなぐ人は1人にしましょう。参加者みんなの顔が見ることができないため、大人数の会議室をつなぐ場合広角のカメラなど外部のツールを使うようにしましょう。

また、参加者が全員別々の場所から参加をする場合、主催者や話をしている人が、参加している人がきちんと理解できているかどうかを把握するためカメラをオンにすることをおすすめします。ただ、参加者全員のカメラをオンにするとその分回線が重たくなってしまい、通信が不安定になってしまうため、注意をしましょう。

Web会議に大人数で参加する際、話す人以外マイクはオフに

複数人の人が同じ会議室にいて、複数拠点をWeb会議でつなぐ場合、同じ会議室でWeb会議接続を行う人は一人にしましょう。同じ場所でカメラや音声をオンにしてしまうと、ハウリングが起きてしまいます。

大会議室などでみんなの声を拾うことができない場合、外付けのマイクとスピーカーを使うことで解決します。また、参加者一人一人が自席や自宅から参加している場合も、話をしている人以外はマイクをオフにしましょう。話をしている人以外の人がマイクをオンにしてしまうと、周りの音を拾ってしまい雑音が入ってしまい、話している人の声が聞き取りづらくなってしまいます。

大人数のWeb会議のレイアウトのおすすめとは

大人数でWeb会議を行う際、参加者みんなが参加・発言しやすい会議室のレイアウトを行う必要があります。複数人の人が同じ会議室にいる場合、マイクを会議の真ん中に置いたりカメラは全体が見やすいようにおく必要があります。

大人数のウェビナーや会議にWeb会議システムを活用しよう！

いかがでしたか。大人数でWeb会議システムを利用する場合、その人数に対応したツールを導入しておく必要があります。また、大人数が参加しても安定しているような回線を持ったツールである必要があります。自社でWeb会議システムを導入するとき、どのような場面でWeb会議システムを利用するのか、どのくらいの人数が参加することになるのかをあらかじめ洗い出しておきましょう。