Web会議システムとは

Web会議システムは、インターネットを利用して会議を行うシステムのことを指します。ネットワークを利用できる環境であれば、パソコンやスマートフォンを使ってweb会議に参加することができます。

インターネット環境の発展や新型コロナウイルスの影響でWeb会議は、パソコンやスマートフォンなどのデバイスとネット環境によって、場所や時間を問わずに顔を合わせてコミュニケーションを取れるツールです。

Web会議システムは、新型コロナウイルスや働き方改革などによってWeb会議は普及しております。

テレビ会議と比較するとWeb会議システムは画質や音質がよくないというイメージが昔はありましたが、通信インフラの発達やWeb会議システムそのものの進歩により、Web会議システムを使っても質の高いコミュニケーションをとれることが可能になってます。

現在では、社内の遠隔会議・Web面接・営業、トップメッセージの全社配信、テレワーク（リモートワーク）などビジネスコミュニケーション以外にも学校などさまざまな用途で活用されています。

Web会議システムを導入するメリット

新型コロナウイルスの影響で密な現場を避けるべきとされる現在、Web会議システムの需要はますます高まっています。

Web会議システムの導入によってさまざまなメリットが得られるといわれますが、具体的なイメージが湧かない担当者もいるかもしれません。

ここでは、Web会議システム導入によるメリットを紹介します。

新型コロナウイルスの感染リスクを低減できる

多くの企業がWeb会議システムの導入を考えるとき、新型コロナウイルスの感染防止が念頭にあるでしょう。新型コロナウイルスの感染拡大により、Web会議システムを本格的に導入する企業が増えました。

Web会議システムを導入すると、オンライン上で会議ができるようになるため、大人数で会議室に集まったり、オフィスに通勤したりする必要がなくなります。そのため、職場内の感染リスクを低減することができます。また、Web会議システムを利用して営業をおこなうこともできるため、不要な移動や接触を避け、社外での感染防止にもつながります。

多様な働き方を実現できる

働き方改革が叫ばれる昨今、テレワークの導入に役立つWeb会議システムは、多様な働き方の実現にも役立ちます。Web会議システムを導入すれば、テレワークでもスムーズにコミュニケーションができ、オフィスと同じように働くことが可能です。

テレワークを本格的に導入することで、場所を選ばすに働くことが可能になります。子育て中の社員が在宅で仕事ができたり、遠方に住んでいる人を雇用することができたりします。このように、多様な働き方を提供することで、社員の離職を防止したり、採用を強化したりすることができます。

インターネット環境があればどこでも利用できる

Web会議システムは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスとインターネット環境があれば、場所を問わず利用することができます。クラウド型のWeb会議であれ社内ネットワークにつなぐ必要もないため、インターネット環境があればさまざまな場所でアクセスすることが可能です。

Web会議システムと似たテレビ会議システムは専用のモニターやWebカメラなど、必要な機器が多いため、テレワークには不向きなシステムです。しかし、Web会議は少ない準備で利用を開始することができるため、在宅勤務や社外のさまざまな場所で利用することができます。

交通費・移動時間を削減できる

Web会議を導入することで、参加者が会議のために1カ所に集まる必要がなくなります。その結果、交通費や移動時間を削減することができます。

Web会議システムとともにテレワークを導入すると、オフィスに出勤するための交通費や、出勤にかかる移動時間を削減することができます。また、広いオフィスであれば、会議室に集まるために移動時間が発生することもあります。このような時間を削減することで、ほかの業務にあてる時間を捻出することができます。

また、Web会議を活用することで、不要な出張をせずに遠隔地との会議や商談ができるため、出張費用の大幅な削減になります。また、移動時間も削減することができるため、1日にできる商談数を増やすことができるなど、営業効率の向上にもつながります。

ちょっとしたすきま時間利用や日程調整を行いやすい

Web会議システムを利用すると、移動時間が不要であるため、ちょっとしたすきま時間でも会議を入れることができます。また、Web会議システムを用いることで場所を選ばずに会議ができるため、参加者全員がオフィスにいなくても会議を開催でき、参加者のスケジュール調整が簡単になります。

Web会議システムによってはすぐに会議を作成できるものもあるため、ちょっとした会議の必要が発生した際にすばやく会議を開始することも可能です。

また、意思決定をする役職者は、出張など会議の時間をなかなか捻出できないこともあるでしょう。そのような人でも、空いた時間で会議ができるようになることで、企業の意思決定のスピードを上げることにもつながります。

会議が活性化しやすい

Web会議システムなら、参加者は場の雰囲気の飲まれにくくなります。

たとえば上座に役付きの社員がずらっと並んでいると、威圧感を感じるものです。下の社員は意見を述べにくい雰囲気があり、有益な意見交換ができません。意見がまとまりにくくなり、時間ばかりが無駄に過ぎていくことも多いでしょう。

一方、Web会議システムなら、いちいち席次を気にする必要がありません。「役職の上・下」「周囲からの重圧」を画面上から感じにくく、比較的フラットな雰囲気で会議が進みやすいといえます。

これなら、「会議は緊張して発言しにくい」と感じている人も発言しやすくなります。会議の進行速度が上がり、よりスムーズな意志決定につながるはずです。

Web会議をテレビ会議と比べた際のメリット

Web会議をテレビ会議と比べた際には、どのようなメリットがあるのでしょうか。

会議のペーパーレス化・効率化が可能

ファイルや資料共有が可能なWeb会議システムなら、会議に必要な資料は画面上ですべてのメンバーと共有できます。

画面共有というと「見るだけ？」と思う人もいるかもしれません。しかし、近年のWeb会議システムは、参加者が画面上でメモを取ったりファイルに手を加えたりできるものが多々あります。会議は一方向的になりにくく、参加者・主催者がインタラクティブにやりとりすることが可能です。

また、対面式の会議では、会議のたびに人数分の資料を作っておかねばなりません。コピー代がかかるのはもちろん、コピーの手間や部数のチェックなどに手がかかれば、それが社員の業務を圧迫します。

しかしWeb会議システムなら、担当者が資料を作成するだけです。資料を作るために人手や工数を割く必要がなく、会議担当者にかかる負担は軽減されます。

Web会議を対面会議と比べた際のメリット

Web会議を対面会議と比べた際には、どのようなメリットがあるのでしょうか。

会議資料を印刷する必要がなくなる

多くのWeb会議システムには画面共有機能や資料共有機能が搭載されているため、会議資料を印刷する必要がなくなります。画面共有は資料だけではなく自分のブラウザ画面やアプリケーションなどを相手に見せることができるため、説明の幅も広がります。

また、Web会議システムのなかにはホワイトボード機能を持つものものあります。ホワイトボード機能を利用すると、共有している画面上に書き込みを入れることもできます。

このような機能を使うことで、ペーパーレス化しても参加者全員のイメージを共有することができます。画面共有やホワイトボード機能を使うことで、紙の資料が不要になり、これまで会議資料の印刷にかかっていた手間や印刷代などを省くことができます。無駄なコストを大幅に削減することが可能です。

Web会議のデメリット・問題点

ここまで、Web会議システムを導入するメリットを紹介しましたが、Web会議には欠点や問題点はないのでしょうか。ここでは、Web会議システムを導入するデメリットを解説します。メリットとデメリットの両方を把握したうえで、本格的な導入を検討していきましょう。

セキュリティリスクがある

Web会議システムはインターネットを介すため、セキュリティに関するトラブルが懸念されます。

考えられるリスクとしては、次のようなものがあります。

• 部外者による不正アクセス
• 社員の過失による情報漏洩

「アドレスさえ知っていれば入れる」という形態のWeb会議システムの場合、無関係の第三者がアクセスしてくる恐れがあります。会話の盗聴、会議情報の流出などの危険があるでしょう。

また、自宅などからWeb会議に参加する場合、社員のPCのセキュリティ対策が問題となります。万が一セキュリティ対策が不十分な場合は、ここから重要な企業情報が漏洩してしまうかもしれません。

「いつ、どこからでも参加できる」というのがWeb会議システムのメリットです。しかし、場合によってはこれがマイナスとなることもあります。

通信環境に左右されてしまう

クラウド型のWeb会議システムはインターネットを通じて利用するため、Web会議システムの使いやすさは通信環境に左右されてしまいます。また、Web会議では音声や映像、共有資料などさまざまなデータを取り扱うため、通信が重くなりがちです。

利用しているWi-Fiが弱かったり、回線が混みあっていたりすると、音声や映像が途切れてしまうことがあります。通信環境によって映像が途切れてしまうときちんと会話ができず、会議をスムーズにおこなうことができないため、注意が必要です。

Web会議システムを導入するときは、社内のネット環境を整備したり、在宅勤務用にルーターを貸与したりするなど、従業員の通信環境をあらかじめ整備することも同時に進めていきましょう。

大人数での会議には適していない

専用回線と専用機器で2拠点をつなぐテレビ会議システムと比べると、Web会議システムは大人数での会議には適していないといえるかもしれません。

Web会議システムはインターネットを通じて利用するため、大人数が1つのWeb会議に参加すると通信環境が悪くなってしまうことがあります。また、参加人数が多くなると、誰が発言しているのかわかりにくくなったり、発言しづらくなったりなど、会議がスムーズに進行できなくなる場合もあるので、注意が必要です。

ただし、Web会議システムでも、大人数で参加できるWeb会議システムもあります。セミナーや研修など、大人数でのWeb会議をおこなうことが多い場合は、大人数に対応したWeb会議システムやウェビナーに特化したWeb会議システムを用いたりするとよいでしょう。

Web会議システムによって対応可能な人数は異なるため、導入するツールを選定する際には、どのくらいの人数までであれば滞りなく会議を開催できるのかをベンダーに確認しておくと良いでしょう。

お互いの表情や会議の雰囲気を読みにくい

前述の通り、Web会議は参加者が場の雰囲気に影響されにくく発言しやすいというメリットがあります。しかしこれは裏を返すと、参加者が会議の雰囲気を読みにくくなるということです。

Web会議では、対面での会議と比べると、やはりお互いの表情はわかりにくくなります。良くも悪くも雰囲気で感じ取ることができないため、相手の感情を汲み取るのに苦労することもあるかもしれません。

社内の会議など、普段から接しているチームメンバーであれば表情がわからなくても大きな問題はないかもしれませんが、採用面接のような相手を評価しなければいけない場面では、やりづらさを感じることはあるでしょう。

また、パソコンに内蔵されているカメラは画質が悪い場合もあります。映像の質が悪くてお互いの表情がわかりにくい場合、Webカメラを利用することで映像の質を上げることができます。商談のように、自身の表情を伝えた方が良い場面でWeb会議システムを利用する場合、映りの良いWebカメラも合わせて用意しておくと良いでしょう。

不満やストレスのないWeb会議をおこなうには？

これまで解説してきた通り、Web会議にはたくさんのメリットがありますが、デメリットもゼロではありません。ストレスなくWeb会議をおこなうためには、Web会議のメリット・デメリットを理解したうえで運用していくことが重要です。

Web会議を上手におこなうコツ

• 事前に接続テストやカメラ・マイクの準備をおこなう
• 画面共有やホワイトボードなどの機能を効果的に使う
• 発言内容は簡潔にし、伝わりやすい話し方を心がける

また、Web会議をおこなう際のコツにいて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

Web会議システムの課題を解決する2つのポイント

デメリットといえるポイントはあるものの、Web会議システムの有益性は捨てがたいものです。今Web会議システムの導入を検討している企業は、事前に対策を取ることでWeb会議システムならではの不便を防ぎやすくなるかもしれません。

Web会議システムの課題を解決するうえで、重要な2つのポイントを紹介します。

1. 強固なセキュリティを持つWeb会議システムを選択する

Web会議システムのセキュリティリスクは、セキュリティ対策に信頼のおけるシステムを導入することで軽減できます。

Web会議システムを導入する際は以下のようなセキュリティ対策があるシステムがおすすめです。

• 暗号化機能
• パスコードの発行

まず暗号化とは、音声や映像データを外部から読み取れない暗号に変換する機能です。主に認証情報や個人情報、決済情報などの送受信に使われており、安全性の高い通信手段です。

また、Web会議システムには会議室ごとにパスコードを発行するものがあります。パスコードを持たない部外者は参加できないため、会議を覗かれる心配はありません。情報漏洩リスクをぐっと軽減できるでしょう。

2. Web会議の心構えやマナーを共有しておく

Web会議システムを使いにくいと感じるのは、Web会議を通常の会議と同様に考えてしまうためです。Web会議にはWeb会議のやり方があるということを社員に周知しておきましょう。

Web会議で発言者の意図が読みにくい、あるいは自身の発言の意図が伝わりにくいと感じたら、その場ですぐにフォローを入れるようにするのがおすすめです。

「今のは○○と解釈してよいでしょうか？」「今の私の発言に質問がある方はいますか？」などと積極的に加えていくことで、意思疎通はスムーズになります。

「会議の流れを止めてしまうのが嫌だ」と感じる人も多いかもしれませんが、Web会議では必要なコミュニケーションです。

個々がWeb会議ならではのやり方に慣れていけば、「場の雰囲気が読みにくい」「意見を述べにくい」といった不満は解消されるでしょう。

Web会議のメリット・デメリットを理解したうえで導入しよう！

いかがでしたか。今回はWeb会議システムを導入するメリットとデメリットを紹介しました。システムを導入するときは、導入するメリットを把握するとともに、どのような問題が生じるのか、事前に予測することも大切です。ここで紹介した内容をもとに、Web会議システムの導入を検討してみてください。