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Web会議での録音に必要な機材や手順をわかりやすく解説

Web会議システム

2023.08.21

2023.08.21

Web会議をおこなう際に、議事録や商談の記録として録音・録画をしたいという方は多いのではないのでしょうか。Web会議システムの便利な機能の1つに、録音・録画機能があります。Web会議でやりとりした内容を簡単な操作で録音・録画することができるため、さまざまなシーンで活用することができます。今回は、Web会議で録音・録画をするメリットや方法、録音・録画機能付きのWeb会議システムをご紹介します。

Web会議システムとは?

Web会議システムとは、インターネット上で映像や資料をリアルタイムで共有することで、遠隔地にいる人との会議を可能にしてくれるツールのことを指します。また、音声や映像、チャットなどの会話するコミュニケーションツールも併せ持った便利なツールもあります。近年では、場所や時間にとらわれないテレワークを実現させるためのソリューションとして、Web会議システムを利用する企業が増えてきています。

 

Web会議システムとは?仕組みやテレビ会議との違いを解説!

 

Web会議システム 2022.12.11

録音機能つきWeb会議システムの活用シーンとメリット

Web会議システムの録音機能は、研修の様子や入社式といったイベントの様子の配信、オンラインでの商談や面談など多岐にわたって活用されています。ここでは、そんなWeb会議システムの録音機能が具体的にどのような場面で役立つのかご紹介します。

会議の議事録の代わりとして活用

Web会議の録音機能は会議の議事録として利用することができます。従来の会議では、会議の内容を議事録にまとめて共有するのが一般的でした。しかし、文字だけではニュアンスが伝わりにくく、記録漏れによって内容が正しく伝わらないといったこともあります。

Web会議の録音機能では、音声をそのまま残すことができるため、会議で話した細かな情報や発言のニュアンスがいつでも確認でき、正確な情報の把握に役立ちます。また、録音した会議は、会議の議事録としてそのまま共有することができるため、情報共有が簡単になります。

顧客との商談内容の記録として活用

お客様との商談のやりとりを記録しておくことで、どのような商談内容だったかを繰り返し確認することができます。録音した内容は商談の証拠として残るため、お客様とのやりとりの行き違いとなどといったトラブルを防ぐことができます。また、商談を見返して分析することで営業活動の改善や効率化を図ることもできます。

Web会議の録音に必要なものや手順を解説(Windows編)

まずはWindowsのPCを使ってWeb会議を録音する方法を解説します。いくつかの方法がありますが、ここではWindows 10に標準搭載されている無料ツール「ゲームバー(Xbox Game Bar)」を使って録音する方法を紹介します。ゲームバーは、ゲーム配信などをおこなうためのユーティリティーツールです。Web会議の録音にも手軽に利用できるため、ぜひ活用しましょう。

録音に必要なもの

ゲームバーを使って録音する場合は、Windows 10が入っているPCさえあれば問題ありません。ゲームバーの機能の一つである「Game DVR」を使って、アクティブなツールの音声やマイクで拾った声を録音できます。ゲームバーを削除してしまった場合は、Microsoft Storeから無料でダウンロードしましょう。

手順1. ゲームバーを起動させる

ゲームバーは、WindowsキーとGキーを同時に押すことで起動します。ゲームバー関連のウィンドウがいくつか表示されますが、録画する映像には映り込まないため、とくに気にする必要はありません。

手順2. ゲームバーの設定を確認する

Web会議の録音をする前に、念のためゲームバーの設定を確認しておきましょう。設定が間違っていると音声を録音できなかったり、録音データが大きすぎたりする可能性もあるため注意が必要です。設定は、スタートメニューの「Windowsの設定」からおこないます。

ゲームバーを選択して、各種の設定を確認しましょう。とくに注意すべきなのは「ゲームを記録するときにオーディオを録音する」の項目です。この項目がオンになっていないと、音声が記録されません。音質は128kbps、ビデオ品質は30fpsなど、データが大きくなりすぎないよう標準的なものを選択しましょう。

手順3. ゲームバーの録画ボタンを押す

Web会議に使用するツールのウィンドウを前面に出し、アクティブな状態にしてからゲームバーの録画ボタンを押します。アクティブなツールの画面が記録されるため、Web会議以外のツールを起動している場合には注意しましょう。

Web会議が終了したら、ゲームバーの停止ボタンを押します。動画はMP4形式で録画されています。映像と音声が記録されているかどうかチェックしておきましょう。

Web会議の録音に必要なものや手順を解説(Mac編)

MacのPCを使っている場合は、QuickTime Playerを利用すると簡単にWeb会議を録音できます。ここでは、QuickTime Playerを使って録音する方法を紹介します。

録音に必要なもの

QuickTime PlayerはMacに標準搭載されているので、とくに準備するものはありません。万が一、削除してしまった場合は無料でダウンロードできるので、準備しておきましょう。

手順1. QuickTime Playerを起動させる

アプリケーションフォルダ、またはDockからQuickTime Playerを起動させましょう。メニューバーの「ファイル」から「新規画面収録」を選択します。画面収録ウィンドウが開くため、画面全体を取り込むか、選択部分のみを取り込むか選びましょう。

手順2. QuickTime Player の設定を確認する

録音を始める前に、QuickTime Playerの設定を確認しておくことが重要です。録画ボタンの横に設定変更ボタンがあるので、クリックして確認しましょう。録音する場合は、「内蔵マイク」が選択されているかチェックします。

手順3. QuickTime Player の録画ボタンを押す

収録を開始するときは、QuickTime Playerの録画ボタンを押しましょう。画面全体、または選択部分の録画が始まります。Web会議が終わったら、停止ボタンを押すか、「command + control + esc」を同時にクリックして収録を止めます。収録ファイルが自動的に開かれるため、映像や音声がしっかりと記録されているか確認しておきましょう。

ステレオミキサーのないPCでweb会議を録音する方法

マイクとスピーカーの両方を保存するためには、ステレオタイプ機能をPCに持たせる必要があります。

ステレオミキサーのないPCで録音を行う場合、下記2つの方法でステレオタイプ機能のないPCでも録音を行うことができます。
・ステレオミキサーに対応したサウンドドライバーをインストールする。
・USB外つけのサウンドカードをパソコンにつなげる。

それぞれメリットとデメリットがあるため、きちんと理解をして自社にあった方法を見つけましょう。

サウンドドライバーをインストールするメリット・デメリット

メリットは、サウンドミキサーやICレコーダーなどの録音器具を準備する必要がなくPCのみで準備ができることです。

デメリットは、会社によっては、セキュリティ対策などの理由から制限がかかってしまいフリーソフトを社内のPCにダウンロードすることができない場合は対応できないことです。

USB外付けのサウンドミキサーを接続するメリット・デメリット

メリットは、サウンドドライバーをインストールすることなく録音をできることです。

デメリットは、USB外付けのサウンドミキサーをはじめ録音器具を買う必要があり、コストがかかってしまいます。

また、USB外付けのサウンドミキサーだと、パソコンの内部に録音ファイルを保存することはできません。USB外付けのサウンドミキサーにICレコーダーを接続し、ICレコーダーに録音を行う形になります。そのため、ICレコーダーなど録音を行う外部の器具も必要になります。

PCのツール以外でWeb会議を録音する方法

ここまで、Web会議の録音するシーンやメリットについて紹介してきました。次に、実際にWeb会議を録音・録画する方法にについて解説します。

ボイスレコーダー(ICレコーダー)を利用する

Web会議を録音する方法として最も手間がかからないのは、ボイスレコーダー(ICレコーダー)を使用する方法でしょう。PCから出てくる音声そのものを、ICレコーダーを使って物理的に録音する方法です。

PCからの音源をそのまま収録するためノイズを拾ってしまったり、音声ファイルの共有が難しかったりなど、難点もあります。自分だけの記録用や、Web会議上の録音が上手くいかなかった場合の備えとして、補助的に使用するのに有効な録音方法です。

録画機能付きのWeb会議システムを利用する

Web会議システムには、録画機能を持つものも多くあります。とくに、法人向けに提供されているツールであれば、会議や商談など、ビジネスシーンを想定した機能が搭載されており、録画の操作や録画ファイルの共有を簡単におこなうことが可能です。また、画面共有やチャットの保存、文字起こし機能など、さまざまな便利機能が用意されています。

録画機能の有無はサービスやプランによってさまざまで、より便利な機能を使うには有料プランを使う必要がある場合もありますが、会議の録画を頻繁におこなう、録画機能をしっかり使いたいという場合には、録画機能付きのWeb会議システムを利用するのが最適です。

フリーソフト・アプリを使う

Web会議は、フリー(無料)で録音ソフトやアプリを使って録音することが可能です。録音ソフトとは、PCなどの端末から流れる端末の音やマイクが拾った音を録音する機能です。PC上で流している音をWAV/MP3 などのファイル形式でデータを保存することができます。

Web会議を録音する際の2つの注意点

ツールを活用することでWeb会議の録音は簡単におこなえますが、いくつかの注意点もあります。Web会議を録音する際は、事前に相手の了承を得る、会議前に録音のテストをおこなう、といったポイントに注意しましょう。以下、それぞれの注意点について詳しく解説します。

1. 事前に相手の了承を得る

Web会議を録音する場合は、事前に参加者の了承を得ることが大切です。勝手に録音したり録画したりすると、あとでトラブルに発展する可能性もあります。会議の冒頭で、発言内容を録音する旨や録音の目的などを伝えておきましょう。

仮に社内メンバーだけのWeb会議であっても、無断で録音するのは避けるべきでしょう。勝手に録音されることに不快感を覚えるメンバーもいるかもしれません。クライアントや取引先とのWeb会議においては、とくに注意が必要です。録音という行為は意外とデリケートなものなので、話し合いをスムーズに進めるためにも事前に了承を得ておきましょう。

2. Web会議前に録音のテストをおこなう

Web会議を始める前に、録音のテストをおこなうことも重要です。とくに初めて録音機能を使う場合は、しっかりとチェックしておきましょう。自分のマイクがオンになっていない、声が小さすぎて録音できていない、Web会議ツール以外の部分を取り込んでいるなど、少しの設定ミスで記録として使えないケースもあります。正しい録音方法を理解しておけば安心して会議に臨めるので、必ず一度はチェックしておきましょう。

Web会議で音声をよりクリアに録音する方法

集音マイク・マイクスピーカーを使う

ボイスレコーダーやPCの録画機能を利用して録音・録画する場合には、録音した音声の質はマイクやスピーカーの音質に左右されます。録音の質にこだわりたい場合は、マイクやスピーカーの選定も重要でしょう。一方、Web会議システムの録画機能を利用する場合には、インターネット環境など通信環境が音声の質に影響します。また、そもそもWeb会議システムで音が拾えていないと録音した音声にも影響が出ます。

たとえば、複数人が集まって一つのWeb会議アカウントから参加する場合、遠くにいる人の声が拾えない場合もあります。この場合も、集音マイクやスピーカーフォン(マイクスピーカー)を利用することが必要でしょう。マイクスピーカーについては、以下の記事で紹介しているので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

 

Web会議に役立つマイクスピーカー選び!6つのポイントを解説!

 

Web会議システム 2022.12.11

録音できるWeb会議システムで業務効率アップ

Web会議システムの録画機能は、会議の議事録代わりや研修用の資料として活用したり、商談の記録をとっておけるなどさまざまな場面に活用でき大変便利です。また、働き方改革などが進む中でWeb会議システム自体が今後、企業にとって注目のシステムとなっていくでしょう。現在、さまざまなWeb会議システムが提供されていますが、各サービス特徴を把握して自社に合ったものを選ぶことで、業務効率の向上を図りましょう。

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