Web会議システムを導入する5つのメリット

コロナウイルスの感染防止のため、多くの企業がオフィスに出社する人を減らそうと、テレワークを導入しています。そして、テレワークの実施に欠かせないのが、Web会議システムです。しかし、コロナによる自粛期間が終わると同時に、テレワークの実施やWeb会議システムの利用を止めることを検討している企業も少なくないでしょうか。

Web会議システムの導入は、コロナウイルス感染の防止だけでなく、終息後の働き方の継続・推進にも役に立ちます。ここでは、Web会議システム導入のメリットを5つ紹介します。

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新型コロナウイルスの感染拡大防止

新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、外出自粛が続いています。これは、通勤も例外ではありません。そのため、多くの企業ではテレワークが実施されています。

テレワークでの業務遂行に役立つのがWeb会議システムです。Web会議システムを導入することで、自宅にいながらでも業務をすることができるようになります。また、外出の機会を減らすことができるため、人と人との接触を減らすことができます。そのため、従業員や営業先への感染リスクを下げることにもつながります。

交通費・移動時間の削減

従業員の通勤や、遠方への出張、営業先への訪問など、企業活動では、多くの経費や時間が掛かります。しかし、Web会議システムを導入することで遠隔地とのコミュニケーションが取りやすくなり、移動にかかる経費や時間を大きく削減することができます。

また、その結果、従業員の業務に割く時間が増え、より業務を円滑におこなうことができるようになるでしょう。

時代に合わせた働き方の実現

今回のコロナウイルスの感染拡大防止に伴い、多くの企業では、出社する人数を最小限に抑えて事業運営をするよう迫られています。その結果、多くの人がテレワークをおこなうようになりました。

テレワークをしていると、自身の業務について「出社の必要性がないな」と感じ始めている人も少なくないでしょう。

Web会議システムは、会社に出社しなければならないという働き方から、新たな働き方に移行するために必須となるツールです。そして、コロナウイルスの感染が収束した後も時短勤務やリモートワークを支えるツールとなっていきます。

オフィスの賃料の削減

従来の会議では、参加者が1つの場所に集まっておこなわれていました。それが、Web会議システムを導入すことで、インターネットを介して会議が可能になります。そのため、企業は会議室を用意しておく必要性がなくなっていきます。

また、テレワークが推進・浸透することで、通常1人に1つずつ用意していたデスクも必要がなくなります。その結果、会議室や来客スペースを縮小したり、フリーアドレスなどを導入し執務スペースを縮小したりすることができ、費用の削減にもつながります。

人材流出の防止

従業員が会社を辞める理由は、さまざまあります。そのなかには、出産に伴う育児や親の介護など、ライフスタイルの変化によって今の働き方が続けられないために、退職せざるをえないという従業員もいることでしょう。それが、優秀な人材であれば、企業としても大きな損失になります。

Web会議システムを導入しテレワークをする環境が整えば、こういったライフスタイルの変化に応じた働く環境を用意することができます。そのため、企業にとっても不用意に優秀な人材が流出するというリスクを防ぐことができます。

Web会議システムの導入に失敗してしまう原因

Web会議システムにはそれぞれ特徴があります。その特徴を正しく認識しないまま導入してしまうと、業務に支障が出てしまうこともあるでしょう。ここでは、そのような事態を事前に防ぐため、導入の際に起こりうる失敗をいくつか紹介します。

事前に失敗例を把握することで、自社での導入の際、問題の発生を最小限に抑えましょう。

利用人数を正確に把握できていない

Web会議システムの導入に失敗してしまう原因として、利用人数の把握ができていないことが挙げられます。Web会議システムのなかには、同時接続人数に上限を設定しているものがあります。同時接続人数を把握せずに導入してしまうと、大人数でおこなうはずの会議ができないという事態が発生します。

また、10:00や13:00など、きりのいい時間は、Web会議システムへのアクセスが集中しやすくなります。Web会議システムへのアクセスが集中すれば、サーバーに負荷がかかり、「Web会議に参加できない」「音声が途切れる」などの不具合が発生する可能性があります。

これらを解消するためには、事前に社内でどのよな会議がおこなわれているのか把握する必要があります。会議が集中する時間帯やその会議数、1回の会議での最大人数など、利用人数を把握することで、それに見合うWeb会議システムを選定することができます。

用途に合ったツールの選定ができていない

Web会議システムには、さまざまな種類があり、会議に特化したもの、セミナーに特化したもの、営業に特化したもの、医療機関向けのものなどがあります。

誤って導入目的とは異なったものを導入してしまうと、必要な機能がなかったり、余計な機能で混乱を招いたりします。

Web会議システムを導入する際には、必要な機能の有無や、どういった業務や企業に向けられて作られたシステムなのかを事前に確認すると良いでしょう。

通信環境の整備ができていない

Web会議システムは、インターネットを利用して、遠方にいる相手とのコミュニケーションを取ることができるツールです。ネットを通じて会話をするため、そもそも、ネット環境がないと使うことができません。

また、Web会議システムには、映像や音声だけでなく、資料やパソコンの画面を共有する機能や、大人数での会議に対応したものもあります。その場合、通常のWeb会議よりも、多くの負荷がWeb会議システムにかかります。このとき、利用者の通信状況が悪いければ、「音声が正確に聞き取れない」「画像が映らない」なども問題も発生します。

そのため、Web会議システムを利用するときは、安定したネット環境を整えておくことが大切です。さらに、映像や音声に混ざるノイズを抑えるような、マイクやカメラを利用することもおすすめします。

Web会議システムを導入してテレワークを活用しよう！

これまで、Web会議システムの導入について説明をしてきました。Web会議システムを導入することで、コロナ禍の外出できない状況を乗り切るだけでなく、コロナ収束後も利用を続けることで、営業やその他の業務を円滑におこなったり、働き方改革につなげることができます。なかなか出社して仕事しにくい今、テレワークを取り入れて生産性を向上させていきましょう。