無料のWeb会議システムを導入するときはセキュリティに注意！

無料のWeb会議システムを業務に利用するときは、セキュリティ面で安全性が担保されているかどうか、確認しておきましょう。

ツールを導入するとき、できるだけ費用をかけたくないと考えるのはどんな企業でも同じでしょう。しかし、無料で提供されているツールは開発リソースが割かれていないこともあるため、セキュリティ対策が十分でないことがあります。また、問題が起こったときにサポートを受けられないこともあります。

導入しようとしているツールに十分なセキュリティ対策がなされているかどうか、問題が起こったときにサポートを受けられるのかどうか、導入前に確認しておきましょう。

無料のWeb会議システムを選ぶときの4つのチェックポイント

無料のWeb会議システムを選ぶときは、同時に参加できる人数、ダウンロードやアカウント作成の必要性、有料版に切り替えられるか、社内の課題を解決できるか、といったポイントに注意しましょう。以下、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

1. 同時に参加できる人数を確認する

無料のWeb会議システムは参加人数に制限が設けられている場合も多いため、導入前に確認しておくことが大切です。100人を超える大規模なWeb会議に対応しているツールもありますが、1対1や5人以下といった少人数の会議しかおこなえないものもあります。

自社のWeb会議への参加人数を想定しておくことも必要です。チームメンバーや社員全員が参加するような大きな会議を頻繁に開催する場合は、人数制限のないシステムを導入すべきでしょう。

ただ、小規模なチームで利用する場合や、1対1での会話がメインという場合は、人数制限のあるシステムを選んでも問題ありません。自社の状況に合うWeb会議システムを選ぶことが重要です。

2. ダウンロードやインストールが必要か確認する

Web会議システムには、ブラウザ上でログインして使用する、専用のアプリをダウンロードして使用するなど、さまざまなタイプがあります。システムの導入にそれほどの手間はかかりませんが、アプリのダウンロードやアカウント作成が不要なWeb会議システムを利用すれば、よりスムーズに打ち合わせを始められるでしょう。

主催者側が会議室を作成して参加者にURLを送るだけのシステムは、クライアントなど社外の人とWeb会議をおこなう場合に適しています。相手がそのシステムを使っているか、アカウントを持っているかどうか、などを気にする必要もありません。クライアントに迷惑をかけることなく、Web会議を開催できるでしょう。

3. 有料版に切り替えられるか確認する

有料版に切り替えられるかどうかも、重要なチェックポイントです。無料のWeb会議システムは、参加できる人数や連続して通話できる時間に制限があったり、録画機能やチャット機能が付いていなかったりします。気軽に利用するなら問題ありませんが、会社の規模が大きくなった場合や、多くの機能を使いたくなった場合には、別のシステムや有料版に切り替えなければなりません。

新しいシステムに慣れるまでには、ある程度の時間がかかります。別のWeb会議システムに変更すると、操作方法が変わることにストレスを感じたり、周知するのに手間がかかったりするでしょう。有料版へアップグレードできる無料ツールを選んでおくと、ストレスなく移行できるでしょう。

4. 社内の課題を解決できるか確認する

せっかくWeb会議システムを導入しても、社内のニーズに合っていなければ意味がありません。どのシステムを導入するか選ぶときは、チームの課題や社内の悩みを明確にしておきましょう。実際にシステムを使うことになるチームメンバーや部署のリーダーなどに、悩みはないかヒアリングしてみることも重要です。

たとえば、在宅で働くスタッフの進捗確認に時間がかかっているのであれば、1対1のWeb会議ができるシステムで問題ないかもしれません。リモートで働くチームメンバー全員を集めたWeb会議を開催したいなら、多人数に対応しているシステムを選ぶべきでしょう。便利なシステムが無駄にならないよう、状況を把握したうえで検討することが大切です。

無料のWeb会議システムを利用するときの4つの注意点

無料のWeb会議システムを利用するときは、通信が不安定な場合もある、セキュリティ性が低い場合もある、カスタマーサポートを利用できないものもある、画質が悪いケースもある、といった点に注意しましょう。以下、それぞれの注意点について詳しく解説していきます。

1. 通信が安定しない場合もある

無料のWeb会議システムは、有料のものと比較すると通信が安定しないケースもあります。参加人数が増えるほど通信に遅延が発生したり、音声が聞こえにくくなったりする可能性もあるでしょう。通信の安定性は改善されつつあるため、環境によっては無料のシステムでも問題ない場合もありますが、多人数での打ち合わせや重要な商談にはあまり向いていません。

社員に重要な話が伝わらない、通信の遅延が多くて打ち合わせに集中できない、声が聞こえにくくてクライアントに悪印象を与えてしまう、といった可能性もあります。ビジネスの重要な場面で活用したい場合は、より通信が安定している有料版の導入も検討しましょう。

2. セキュリティ面の不安がある

無料Web会議システムのセキュリティ性も高まってきているとはいえ、有料版と比較すると劣る部分もあります。会議内容を盗聴されたり、情報漏洩が起こったりすると、大きな損失につながる可能性もあるため注意しましょう。

クライアントに迷惑がかかったり、社会的な信用を失ったりするケースもあるため、データの暗号化など、セキュリティ体制が整っているWeb会議システムを導入することが大切です。一般的には、有料のシステムのほうがセキュリティ面の対策がしっかりしているため、機密性の高い内容を扱う場合や、重要な商談を多くおこなう場合は、有料版を活用しましょう。

無料のWeb会議システムを利用していると、カスタマーサポートを受けられない場合もあります。有料版なら電話やメールなどで使い方を教えてもらえたり、トラブルに対応してもらえたりすることも多いのですが、無料版の場合は、基本的にはすべて自分で対応しなければなりません。

3. カスタマーサポートを利用できない場合もある

システムの導入や操作に慣れている人なら問題ありませんが、Web系のツールに不慣れな場合は、トラブルが起こったときに困ってしまう可能性もあります。無料版でもある程度のサポートを受けられる場合もあるため、導入前に確認しておくことが重要です。

4. 画質が悪いケースもある

画面の見やすさについても注意しなければなりません。無料のWeb会議システムの場合、予想以上に画質が悪いケースもあります。顔がぼやけていたり、モザイクがかかったような映像になっていたりすると、相手に不快感を与える可能性もあります。

会話だけではなく、資料や商品などを見せながら打ち合わせをする場合は、とくに注意が必要です。文字がはっきりと見えない、商品の状態をしっかりと確認できない、といった状態では会議がスムーズに進みません。無料のシステムを利用するなら、事前に映像の見やすさをチェックしておくことが重要です。

無料のWeb会議システムを使って業務を効率化しよう

Web会議システムをうまく活用すれば、リモートワークなどで離れた場所にいるスタッフとも、顔を見ながら効率的に打ち合わせができます。状況によっては無料のシステムで十分対応できる場合もありますので、まずは試してみるのもおすすめです。

ただし無料版には、利用人数や連続使用時間などの制限があるのが一般的です。有料版と比較すると、セキュリティ面や通信の安定性に不安があることにも注意しなければなりません。無料のシステムを使ってみて、より多くの機能を使いたい場合や安定した通信を実現したい場合は、有料版の導入を検討しましょう。