オンライン商談とは？

オンライン商談とは、さまざまなシステムを活用してオンライン上で営業活動をおこなうことです。技術が進歩して多くのツールが開発されたことにより、オンライン商談を実施する企業も増えてきました。新型コロナウイルスの影響により非対面での営業活動が求められていることも、オンライン商談が増えている要因といえるでしょう。

対面での商談と比較すると、移動する必要がなくなるため、効率よく営業活動を進めることができます。オンライン商談に必要なツールや通信環境を整えておけば、業務効率化や経費削減、利益の向上につながるでしょう。

オンライン商談の5つのメリット

オンライン商談には、営業活動を効率化することができる、アプローチできる範囲が広がる、商談の様子を簡単に記録することができる、というメリットがあります。それぞれのメリットについて詳しくみていきましょう。

1. 営業活動を効率化することができる

オンライン商談においては、わざわざ相手の会社を訪問する必要はありません。アポイントを取り、必要な機材をセッティングするだけで簡単に会話をすることができます。会社はもちろん、自宅でも可能なため、リモートワークとの相性もよいでしょう。

オンライン商談なら、同日に複数のアポイントを入れることも可能です。対面商談の場合は、移動時間なども考慮すると一度に多くの会社を回るのは難しいでしょう。オンライン商談を導入すれば、営業活動を効率化してより多くの顧客にアプローチすることができます。

2. アプローチできる範囲が広がる

アプローチできる範囲が広がることも、オンライン商談のメリットの一つです。オンライン商談には距離的な制約がありません。遠方の顧客に対しても、わざわざ出張することなく商談を実施することができます。今までは諦めていた顧客に対してもアプローチ可能なため、ビジネスチャンスが大きく広がるでしょう。

3. 交通費や移動時間を節約することができる

交通費や出張費の削減につながることも、オンライン商談の大きなメリットです。経費の節減になるだけではなく、節約した費用を別の用途に使うこともできます。

電車で移動したり長い距離を歩いたりする必要がなくなるため、営業担当者のストレスも減るでしょう。節約した時間をほかの業務に充てることもできます。無駄な費用や時間が減ることにより、利益の向上も期待できるでしょう。

4. 商談の様子を記録することができる

多くのオンライン商談ツールには、録画機能が搭載されています。録画した映像データは議事録として活用することができるだけでなく、教育にも役立ちます。

録画データを見直すことで、アプローチ方法を改善したり、上司からフィードバックをもらったりすることが可能です。成功例や失敗例を共有することで、若手社員の教育や営業成績の向上にもつながります。

5. ペーパーレス化につながる

一般的なオンライン商談ツールには、ファイル共有機能や画面共有機能が搭載されているため、紙の資料を準備する必要はありません。資料を印刷する手間が省けるだけでなく、ペーパーレス化を実現することができ、経費の削減にもつながります。

オンライン商談の4つのデメリット

多くのメリットがある一方で、関係構築が難しい、通信トラブルが発生するケースもある、実物を見せられない、といったデメリットもあります。解決策も紹介するので、オンライン商談を導入する前に確認しておきましょう。

1. 顧客との関係性を強化するのが難しい

顧客との物理的な距離が生まれ、関係性を強化しにくいことは、オンライン商談のデメリットの一つです。オンライン上では気軽に会話できる一方で、関係性を深めることが難しいケースもあります。

初対面の状態からスタートして契約につなげるためには、オンライン商談と対面による商談を組み合わせることが重要です。1回目の商談は対面で実施し、2回目以降はオンライン商談に変更するなど、臨機応変に対応しましょう。オンライン商談を基本としつつ、重要な局面には顧客の会社を訪問するのもよい方法です。

2. 通信トラブルが発生するケースもある

オンライン商談では、音声が聞き取れない、映像が止まってしまうなどの通信トラブルが発生する可能性もあります。周囲が騒がしくて相手の声が聞こえないケースもあるかもしれません。

オンライン商談をおこなうときは、その場所の通信環境を事前に確認しておくことが大切です。社員同士でオンライン商談ツールを使ってみて、音声や映像が問題ないかチェックしておきましょう。トラブルが発生したときの対処法を把握しておくことや、静かな会議室を確保しておくことも重要です。

3. 実物の商品を提示できない

顧客に実物の商品を見せられないこともオンライン商談のデメリットです。扱っている商品によっては、実物を触ってもらわなければ使いやすさや魅力が伝わらないケースもあります。

オンライン商談で商品の説明をするなら、事前にサンプルやカタログなどを郵送しておくとよいでしょう。商談中に実際に商品を触ってもらいながら説明すれば、相手の理解も深まります。商品説明のタイミングだけは対面での商談に切り替えるのも対応策の一つです。

4. オンライン商談を好まない顧客もいる

オンライン商談は比較的新しい営業手法であり、馴染みのない担当者やあまり好ましく思っていない顧客もいます。とくに昔ながらの会社では対面でのコミュニケーションを重視する傾向があり、オンライン商談を受け入れてもらえない可能性もあるでしょう。

オンライン商談は営業手法の一つであるため、すべての顧客に適用する必要はありません。相手に合わせて最適な方法を選んでアプローチしていきましょう。

オンライン商談を導入する際の3つのポイント

オンライン商談を導入するときは、ツール選定や環境整備などに注意しましょう。以下、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

1. 自社に最適なオンライン商談ツールを選ぶ

まずは導入するオンライン商談ツールを選びます。さまざまなツールが開発されており、接続方式や機能、料金体系などが異なるため、自社に最適なものを選びましょう。

接続方式には、インターネット回線のみを使用するタイプと、電話回線を併用するタイプの2つがあります。インターネット回線のみのタイプは、簡単に接続できる一方で、通信環境が悪いと音声や映像をうまく送受信することができません。

電話回線を併用するタイプの場合は、映像のみインターネット回線で送受信し、音声は電話回線を利用するため、安定したオンライン商談を実現することができます。自社の通信環境に不安がある場合は、併用タイプを選ぶとよいでしょう。

2. オンライン商談ができる環境を整える

オンライン商談は、基本的には通信環境とPCがあればおこなえます。ただし、PCに搭載されているカメラやマイクの品質があまりよくない場合は、別のWebカメラなどを準備するのがおすすめです。

オンライン商談用の会議室などを準備しておくことも必要です。必要に応じて、会議室の予約方法や商談ツールの操作方法を説明するなど、営業担当者への教育も実施しておきましょう。

3. 顧客にオンライン商談を提案する

社内の準備が整ったら、顧客にオンライン商談を提案しましょう。前述のとおり、オンライン商談を好まない顧客もいるため、強制する必要はありません。オンライン商談に応じてくれそうならアポを取り、必要であれば商談ツールの使い方や当日の流れなどを説明しておきましょう。

オンライン商談ツールとは？主な3つの機能を紹介

オンライン商談ツールとは、商談に特化した機能が搭載されているWeb会議システムのことです。一般的なオンライン商談ツールには、次のような機能が付いています。

1. 画面共有機能

多くのオンライン商談ツールには、画面共有機能が搭載されています。画面共有機能とは、自分のPCに表示されている資料や写真を、相手の画面にも表示させる機能のことです。画面共有機能を利用して、プレゼン資料を見せながら説明したり、手描きツールで補足したりすれば、商談がスムーズに進みます。

2. レコーディング機能

一般的なオンライン商談ツールには、レコーディング機能も付いています。1クリックで簡単に商談の様子を録画でき、発言内容の記録やノウハウの共有に役立ちます。AIが自動でテキスト化してくれるツールも開発されているため、必要に応じて導入しましょう。

3. データ管理機能

データ管理機能が搭載されたオンライン商談ツールもあります。顧客ごとの商談回数や会話内容、担当者などを記録できるため、データ管理の手間を省けます。社内での連携や新しい営業担当者への引き継ぎもスムーズに進むでしょう。

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オンライン商談ツールを導入して営業活動を効率化しよう

今回は、オンライン商談のメリットとデメリットや導入のポイントなどを紹介しました。オンライン商談を導入すれば、営業活動を効率化し、より多くの顧客にアプローチすることができます。自社に最適なオンライン商談ツールを選び、顧客獲得や利益向上を目指しましょう。

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