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テレワークに便利なツール一覧!比較ポイントも紹介

Web会議システム

2023.06.01

2023.06.01

近年では、新型コロナウイルス感染症の流行や働き方改革の影響も受け、従業員の柔軟な働き方を推進したり、業務生産性を向上させたりするために、テレワークを導入する企業は増加しています。自社でもテレワークの導入を検討しているけれど、どのような便利なITツールがあるのか知りたい方は多いのではないでしょうか。 当記事では、テレワークに便利なツール一覧や、ツールの選び方について詳しく解説します。

テレワークに必須のツール一覧

ここでは、テレワークを導入するにあたって、必須ともいえるツールについて詳しく紹介します。

リモートアクセスツール

リモートアクセスツールとは、インターネット環境を利用して、離れた場所からでもオフィスのPCを操作をできるツールのことです。なお、リモートアクセスツールには、VPN方式や画面転送方式、セキュアブラウザ方式、API方式など、さまざまな方式があります。

VPN方式とは、インターネット上に仮想の専用線を構築して、特定の人だけが利用できるリモートアクセスの方法です。トンネリング技術や暗号化技術により、セキュリティリスクを抑えられるというメリットがあります。

画面転送方式とは、インターネットを通して、オフィスのPC画面を社外などの離れた場所にある端末の画面に転送してリモートアクセスをおこなう方法です。画面転送を実施するには、中継サーバーの設置が必要となりますが、ネット環境の整備が少なくて済むため、手軽に始められるというメリットがあります。

セキュアブラウザ方式とは、不正アクセスや情報漏洩に対するセキュリティ対策が施された専用のブラウザを使用してリモートアクセスをおこなう方法です。データを端末に保存しないようにしたり、Webサイトの閲覧に関するフィルタリングをおこなったりできるため、セキュリティリスクを低減することが可能です。

そして、API方式とは、クラウドサーバーの提供しているアプリケーションにアクセスすることでリモートアクセスをおこなう方法です。直接アプリケーションにアクセスできるため、通信品質や操作性の高さが特徴といえます。

このように、あらゆるリモートアクセスの方式があるため、自社のニーズにあわせてリモートアクセスツールを選ぶことが大切です。

Web会議ツール

Web会議ツールとは、インターネット環境を活用して、離れた場所でも音声や映像を使用して会議を実施できるツールのことです。Web会議ツールでは、PC・スマホ・タブレットなどの端末とネット環境を用意すれば、どこでも会議を始めることができます。

テレワークでは、コミュニケーションの希薄化が課題となることがありますが、Web会議システムを活用すれば、場所を問わず簡単にコミュニケーションを取ることが可能となります。

また、Web会議システムにより、移動やオフィスの会議室が不要となれば、交通費やオフィスコストを削減することが可能です。さらに、システムによって、画面・資料共有やホワイトボード、録画・録音などの機能があるため、上手く活用すれば、ペーパーレス化を推進したり、生産性を向上させたりすることができます。

チャットツール

チャットツールとは、PCやスマホなどの端末とネット環境を利用して、リアルタイムでコミュニケーションを取ることのできるツールを指します。チャットツールには、絵文字・スタンプ・既読・タスク管理など、コミュニケーションを活性化するための機能が数多くあるため、メールよりも気軽に会話でき、雑談やちょっとした会話にも活用できます。そのため、テレワークにおける孤独感や不安感の解消につなげることが可能です。

また、チャットツールを導入すれば、資料の共有やスケジュールの管理など、情報共有がしやすくなるため、業務生産性の向上が期待できます。さらに、1対1だけではなく、グループを作成して、プロジェクト単位や部署単位など、複数人でチャットをおこなうことも可能です。

ただし、メールに使い慣れている従業員にとっては、チャットツールを導入・運用すると、使い方がわからず上手く操作できない可能性もあります。そのため、教育コストがかかる点に注意しましょう。

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、クラウドストレージと呼ばれることもあり、インターネット上でデータを保管するツールのことです。オンラインストレージを導入すれば、場所を問わずデータを活用できるため、テレワークでも効率よくデータにアクセスすることができます。

オンラインストレージには、編集内容を自動保存する機能や、複数の端末で同時に操作を可能とする自動同期の機能が備わっているため、従業員が別々の場所にいても、安心して業務を実施できます。

また、データを一元管理できるため、情報共有のスピードを向上させることができます。さらに、システムによっては、容量が足りなくなったら、追加料金を支払えば、容量を増やせるため、拡張性の高さが特徴です。

勤怠管理ツール

勤怠管理ツールとは、従業員の出勤・退勤の時間など勤務状況を管理できるツールのことです。テレワークでは、オフィス勤務とは異なり、従業員の労働状況が見えづらいという課題があります。そのため、打刻方法や残業管理において課題をもっている企業は少なくないでしょう。

勤怠管理システムを導入すれば、PC・スマホ・ICカード・生体認証など、さまざまな方法で打刻できるため、テレワークでもスムーズに始業・終業の打刻ができます。また、残業申請機能やアラート機能を活用すれば、残業の理由を明確にしたり、残業の多い従業員に対して警告を出したりすることが可能です。

さらに、外部システム連携機能のある勤怠管理システムを使用すれば、給与計算システムと連携させて、勤怠管理から給与計算までワンストップで実施できるため、ミスの防止や業務生産性の向上が期待できます。

テレワークで便利なツール一覧

ここでは、テレワークであると便利なツールについて詳しく紹介します。

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、プロジェクトや個人のタスク・進捗状況を管理するためのツールのことです。テレワークでは、従業員それぞれが異なる場所で作業するため、保有しているタスクや、その進捗状況が見えづらいというデメリットがあります。

タスク管理ツールを導入すれば、従業員それぞれのタスクや進捗状況を可視化できるため、プロジェクトを円滑に進めることが可能です。また、タスクの開始と終了の日程を設定したり、TODOリストを作成したりすることで、タスクの優先順位を明確にすることができます。

在席確認ツール

在籍確認ツールとは、従業員の在席・不在など、勤務状況を可視化するためのツールのことです。テレワークでは、従業員それぞれの勤務状況が把握しづらいという課題があります。

在籍確認ツールを導入すれば、従業員の勤務に関するステータスが一目でわかるため、情報共有やマネジメントに関する効率の向上が期待できます。また、安否確認や業務監視にも、在籍確認ツールは役立ちます。

ナレッジ共有ツール

ナレッジ共有ツールとは、業務を通して得た経験やノウハウを、ほかの人に効率よく共有するためのツールのことです。テレワークでは、業務経験を共有する機会が減り、情報の属人化が生じてしまう可能性もあります。

ナレッジ共有ツールを導入すれば、役立つ情報をツールに蓄積し、従業員は必要なときに参照できるため、情報共有のスピードや業務効率が上がり、生産性の向上が期待できます。

テレワークツールを比較する際のポイント

ここでは、テレワークツールを比較するときのポイントについて詳しく紹介します。

自社のテレワークの目的に合っているか

テレワークのツールを選定するにあたって、自社のテレワークを導入する目的にあわせて選ぶのがおすすめです。Web会議システムや勤怠管理ツール、タスク管理ツールなどのITツールには、さまざまな機能の搭載された製品があります。そのため、自社のテレワークの目的にあった機能のあるツールを導入しなければ、ツールを導入しても社内に定着しない可能性があります。

たとえば、勤怠管理ツールの導入を検討している場合、給与計算業務に課題を抱えているのであれば集計機能や外部システム連携機能の搭載されたシステムを導入するのがおすすめです。また、残業など、労働時間の管理に課題を抱えているのであれば、申請や分析、アラートなどの機能の搭載されたシステムを導入するのがおすすめといえます。

このように、自社の課題を洗い出し、ツールを導入する目的を明確にしたうえで、テレワークツールの比較をおこなうことが大切です。

自社の規模に合っているか

テレワークツールは、大規模な企業をターゲットにしたものから、個人や中小企業をターゲットにしたものまでさまざまです。そのため、自社の規模にあわせて、テレワークツールを選定することが大切といえます。

また、ツールによっては、料金プランが複数用意されているものもあります。そのため、ツールを提供しているベンダーに問い合わせをおこない、自社の規模に適したツールを提案してもらうのもおすすめです。

たとえば、小規模な企業にもかかわらず、大規模な企業向けのツールを導入してしまうと、余計なコストがかかってしまうというデメリットがあります。そして、ツールによっては、無料トライアル期間が用意されているものもあるため、まずは試しに使用してみてから、導入するツールを選ぶのもおすすめです。

従業員が使いやすいか

テレワークツールを選定するにあたって、運用管理者の目線だけではなく、実際に使用する従業員の目線に立ちツールを比較することが大切です。たとえば、機能の多いツールは魅力的にみえるかもしれませんが、従業員にとっては使いづらく、業務生産性が下がってしまうという恐れがあります。

また、従業員のITリテラシーを考慮して、ツールを比較することも重要です。これまでにITツールを使用した経験のない従業員が多い場合には、シンプルな機能のみが搭載されており、直感的な操作で使用できるツールを導入するのがおすすめといえます。さらに、サポート体制が充実しているかどうかも比較する際の重要な要素の一つです。

テレワークにはツールの導入が必須!

テレワークを導入するにあたって、ITツールを活用することは必要不可欠ともいえます。テレワークツールには、さまざまな機能の搭載されたものがあり、自社の規模や目的にあわせて比較することが大切です。

また、従業員の使いやすさを考慮して、導入するツールを選定することも重要といえます。無料で使用できるツールや、無料トライアル期間のあるツールもあるため、まずは低リスクで利用できるものから導入を始めてみましょう。

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