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オンライン商談の基本的な流れを一からわかりやすく解説

Web会議システム

2023.05.31

2023.05.31

新型コロナウイルスの感染拡大がきっかけとなり、新たな営業活動として「オンライン商談」が大きな注目を集めています。 オンライン商談を成功させるには、事前に商談の基本的な流れをおさえることや、商談後のアフターフォローをすることが欠かせません。 本記事では、オンライン商談の基本的な流れを中心に、事前に準備しておくべき点や受注につながるアフターフォローのやり方などについて詳しく解説していきます。

オンライン商談の基本的な流れ

オンライン商談を成功に導くには、まず基本的な商談の流れについて把握しておく必要があります。ここでは、対面での営業とは異なる点も多いオンライン商談の基本的な流れについて確認しておきましょう。

一般的に、オンライン商談の流れは次の通りとなっています。

  1. クライアントにオンライン商談の利用を促し、了承を得る
  2. 議題およびログインURLをクライアントに送信する
  3. 必要な資料の準備する
  4. オンライン商談を実施する
  5. オンライン商談終了後のアフターフォローをおこなう

以下、具体的にオンライン商談の基本的な流れを確認していきます。

1. クライアントにオンライン商談への了承を得る

クライアントに抵抗なくオンライン商談に協力してもらうには、あらかじめ相手からの了承を得ておく必要があります。

クライアントのなかには、オンライン商談に対して少なからず抵抗感やマイナスのイメージを持っている場合もあります。そのため、オンライン商談の簡便性や新型コロナウイルスへの感染対策として利用できる点など、メリットをアピールしつつ、承諾を得るようにするとよいでしょう。

2. 議題およびログインURLをクライアントに送信する

クライアントからオンライン商談の了承を得られたら、商談の議題およびログイン用URLを送ります。せっかくの貴重な機会が有効な商談につながるよう、この段階で商談のある程度の内容について決めておくとよいでしょう。

大まかな流れについて事前にクライアントに示しておくことで、クライアント側にも商談の内容を整理しやすくなるというメリットが生まれます。

3. 必要な資料の準備する

次に、オンライン商談に必要となる資料の準備をおこないます。商談中の資料は、画面共有機能や資料共有機能を使ってでおこなうので、資料を事前に取り込んでおきましょう。

また、紙の資料はあらかじめスキャンしてPC上に保存しておくのがおすすめです。画面で示す必要のあるデータやイメージ共有に必要な資料などはオンライン商談で準備すると効果的な資料なので、これらの資料を中心に準備をおこなっていきましょう。

4. オンライン商談を実施する

オンライン商談の時間がきたら、先ほどのログイン用URLにアクセスし、商談を実施します。商談開始前には、リマインドを送ったり、インターネット回線が問題なく利用できるかについても確認したりしておくとよいでしょう。

オンライン商談実施中には、大きめのリアクションをとると、対面時より表情が読み取りにくい場合でも、双方ともに不安が少なく議事を進行できます。

5. オンライン商談終了後のアフターフォローをおこなう

オンライン商談終了後は、クライアントへのアフターフォローを実施します。これは、対面での商談でも同じようなことがいえるでしょう。アフターフォローは、クライアントとの今後の関係性を維持し、強めるという意味でも重要なポイントとなります。

オンライン商談を始める前の準備

ここでは、オンライン商談を始める前の準備を4つ取り上げ、確認していきます。

  1. オンライン商談環境の準備
  2. 台本や提案資料の準備
  3. 営業用ツールの準備
  4. クライアントへの質問事項の準備

以下、具体的にこれら4つのオンライン商談で準備すべきことを紹介します。

1. オンライン商談環境の準備

スムーズなオンライン商談には、まずクライアント側の立場に立った環境整備が重要となります。環境が整っていない状況で商談を進めてしまうと、かえってクライアント側にストレスを感じさせてしまい、せっかくの商談がマイナスの印象を与える場となってしまいます。

スマートなオンライン商談につなげるためにも、環境整備をする際に必要となるのは、次の4つが挙げられます。この4点については、あらかじめ準備をしておくのがおすすめです。

  • 安定したインターネット回線
  • オンライン会議ツール
  • 高性能なマイク
  • カメラ
安定したインターネット回線

オンライン商談をスムーズに進めるためには、安定したインターネット回線が用意されているか、あらかじめ確認しておきましょう。オフィスであれば、有線回線やWi-Fi回線の整備、自宅からの商談であればインターネット回線の整備をおこなわなければなりません。

商談開始前には、通信テストをおこない、不安定な状況となっていないか確認をしておくことも重要となります。テストの結果、オンライン商談に耐えられる環境でない場合は、回線の見直しも検討しましょう。

オンライン会議ツール

オンライン商談に欠かせないものとして、オンライン会議ツールの準備があります。クライアント側には、あらかじめ使用するオンライン会議ツールの名称や、アクセス方法を伝えておきましょう。

高性能なマイク

オンライン商談をおこなう際には、相手の声の聞き取りやすさについては重要なポイントとなります。そのため、オンライン商談用に準備するマイクの品質にはとくにこだわりましょう。

なかでも、周囲の音を拾わず、一方向から音声収集ができる単一指向性マイクの使用がおすすめです。USB接続できるタイプのマイクなら、ノイズなどのトラブルも少なく、通信も安定しているため安心して利用できます。

カメラ

使用しているPCに内蔵のカメラが付属していない場合は、別売りされている外付けのWebカメラを用意する必要があります。外付けカメラは、画角の調整が可能なことや、解像度の高さなど、内蔵カメラにはないメリットもたくさんあります。

そのほか、カメラ写りを良くするためのライトも準備しておくと、クライアント側に与える表情などの印象も明るいものとなります。

2. 台本や提案資料の準備

オンライン商談をおこなう際には、いかにスムーズな進行ができるかが重要となります。そのためにも、商談に必要となるトークスクリプトや提案資料は、あらかじめ準備しておくとよいでしょう。以下に台本と提案資料作成の際のポイントを説明します。

台本作成の際のポイント

台本については、お互いに集中力を切らさないという点から、30~40分くらい、長くても1時間程度で収まる内容を想定して作成しましょう。

台本を作る際に参考となる、基本的なオンライン商談の流れは次のとおりです。こちらはあくまでも例ですが、およそこのような流れで、台本を作成していくとよいでしょう。

  • クライアントへの挨拶・アイスブレイク
  • 自己紹介や会社紹介
  • 製品やサービスの紹介
  • ヒアリングおよび質疑応答
  • アクションアイテムの確認
提案資料作成の際のポイント

提案資料は、オンライン商談中に画面共有をしながら説明をする際に利用します。資料を作成する際は、あまり文字を詰め込みすぎず、見やすくわかりやすいものとなるように意識することが重要です。

なお、事前に提案資料を送付しておくことで、たとえ短い時間であっても有意義な会議時間の使い方ができるようになるのでおすすめです。商談時には、資料の内容をそのまま説明するのではなく、資料の要点のみを説明して、クライアントからの質問やヒヤリングなどに時間を取るのがよいでしょう。

また、万が一、商談時に発生する可能性のあるオンライン商談環境のトラブルに対応できるという点からも、要点のおさえられた資料を事前に送付しておくことは重要です。

 

3. 営業用ツールの準備

オンライン商談の内容を管理したり、商談後のフォローツールをあらかじめ準備したりするための営業用ツールについても準備しておくのがおすすめです。今後のスムーズな商談の進行に一役買うので、次のような営業用ツールを用意しておくとよいでしょう。

準備しておくとよい営業用ツールは以下の4つです。

  • リード管理ツール
  • オンラインスケジュール調整ツール
  • 商談内容記録ツール
  • メール配信ツール

以下、それぞれのツールについてどのようなものを準備すべきか、簡単に説明します。

リード管理ツール

商談相手となるクライアントの会社名や部署名、また連絡先などが管理できるツールです。

オンラインスケジュール調整ツール

事前に対応可能なスケジュールをいくつか示し、クライアントから希望の日時を指定してもらえるようなツールです。

商談内容記録ツール

オンライン商談で実施した内容を議事録として管理しておくことのできるツールです。

メール配信ツール

商談後のフォローメール配信やクライアントとの関係継続のための情報配信をおこなうツールです。

4. クライアントへの質問事項の準備

あらかじめクライアントから問い合わせを受けている内容や、あわせてこちらからクライアントへ質問すべき点についてまとめたものを準備しておきましょう。当日の商談を進める際には、この内容を確認しながら議事を進めていくと、スムーズなコミュニケーションにつながります。

オンライン商談後のアフターフォローですべきこと

オンライン商談のアフターフォローですべきことには、次の3つの点が挙げられます。

  1. 実施した商談の振り返りをおこなう
  2. クライアントにお礼メールを送信する
  3. クライアントとの定期的な接点を持てるような工夫をする

以下、具体的に3つのアフターフォローの内容について紹介します。

1. 実施した商談の振り返りをおこなう

オンライン商談終了後は、実施した商談の振り返りをおこないましょう。商談後、次にとりかかるべきことや、次回に商談が予定されている場合は改善すべき点がないか確認するようにします。

オンライン商談を録画した場合は、録画したデータを見て振り返りをしたり、データをチームに共有することができます。また、商談後に関係者間で短時間のミーティング時間を設けるのも有効です。

2. クライアントにお礼メールを送信する

オンライン商談終了後は、なるべく早い段階でお礼メールやフォローアップメールを送るのがよいでしょう。可能であれば、商談をおこなった当日中に送るようにするのがおすすめです。

なお、メールを送信する際は、商談時に話題となった商品やサービスのURLなども記載しておくと、新たな商談へとつながる可能性もあります。

3. クライアントとの定期的な接点を持てるような工夫をする

残念ながら商談で受注へとつながらなかった場合もあるでしょう。そのような場合でも、将来的な受注を見据え、商談をおこなったクライアントとの定期的な接点を持てる工夫をしておくのがおすすめです。

オンライン商談実施のうえでの注意点

最後に、オンライン商談を実施するうえでの注意点3つについて確認しておきます。

  1. 相手が聞き取りやすい話し方を心がける
  2. 要点を簡潔に、だらだらと長い商談は避ける
  3. クライアントに手間を取らせないよう意識する

以下、これら3つの注意点について説明します。

1. 相手が聞き取りやすい話し方を心がける

オンライン商談を実施する場合は、商談相手が聞き取りやすい話し方を心がけるようにしましょう。オンライン商談では、対面での商談と比較し、どうしても声が聞き取りづらい傾向にあるため、なるべく大きな声で、リズム感を持って話すのがおすすめです。

基本的には相手のペースに合わせながら話を進めるようにしますが、落ち着いて、あまり早口にならないようにゆっくりと話すようにするとよいでしょう。

2. 要点を簡潔に、だらだらと長い商談は避ける

オンライン商談を実施する際は、要点を簡潔に話すように意識し、時間が長引くような商談はしないようにしましょう。ただし、要点を押さえつつも、クライアントに飽きを感じさせないためのネタを事前に用意しておきましょう。

3. クライアントに手間を取らせないよう意識する

クライアントによっては、オンライン商談に馴染みがなく、オンライン商談用のツールを使用するというだけでも尻込みしてしまう、という場合もあるでしょう。とくに、一度もオンライン商談ツールを使用したことのないクライアントの場合には、一定の配慮をする必要があります。

たとえば、電話で事前にツールのダウンロード方法を伝えておいたり、クライアント側にも利用しやすいツールを選定したりするとよいでしょう。

商談環境の事前準備と丁寧なアフターフォローでオンライン商談を成功に導こう

今回は、新たな営業活動として注目を集めるオンライン商談について、基本的な流れや事前準備について、また商談後のアフターフォローでおこなうべきことを中心に紹介しました。

オンライン商談を成功に導くためには、いかにクライアント側に負担を感じさせない商談環境を作れるかが鍵となります。また、商談をして終わりにしてしまうのではなく、アフターフォローをしっかりとおこなうことで、今後の相手との関係性の維持・強化が可能となることでしょう。

ぜひ今回の内容を参考に、オンライン商談の特徴を把握した準備やアフターフォローをおこない、有益な商談をおこなっていきましょう。

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