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ウェビナーのセキュリティ対策のポイントを解説

Web会議システム

2023.05.30

2023.05.30

近年は働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、対面型の集団講義や研修をオンライン上でおこなう動きが加速しています。新人研修や社員教育でウェビナーを導入する企業は増えており、利用できるツールの選択肢も多くなっています。本記事では、ウェビナー利用によって懸念されるリスクやウェビナーの重要性、ウェビナーで取るべきセキュリティ対策、ツールを選ぶとき重視したいセキュリティ機能を紹介します。

ウェビナーのセキュリティに関する3つのリスク

インターネット環境と適切なデバイスさえあれば、誰でもウェビナーに参加することが可能です。対面型の講義や研修と比較して主催者や参加者の負担は少なくなりますが、オンラインならではのリスクがあることも忘れてはいけません。

ウェビナーを実施することによりどのようなリスクがあるのかみていきましょう。

1. 情報漏洩

対面型と異なり、ウェビナーは参加場所を問いません。参加者が屋外や公共の場所にいた場合、第三者にウェビナーの内容を覗き見られたり音声を聞かれたりするリスクがあります。

第三者に悪意がある場合は、データや資料を盗撮されたり音声を録音されたりするケースもあるでしょう。

2. 不正アクセス

ウェビナーのリスクとして頻繁に取り上げられるのが、第三者による不正アクセスです。ウェビナーを開催する会議室に鍵を設定していなかったり、誰でも入れる状態にしておいたりすると、意図しない第三者が侵入してしまう可能性があります。

ウェビナーで共有された重要な資料やデータが盗まれる恐れがあるほか、会議メンバーの個人情報や参加者名簿などがインターネット上に流出することも考えられます。

3. ウェビナーの妨害

悪意のある第三者のなかには、ウェビナーの妨害そのものを目的にしている人もいます。大半はいたずらであることが多いですが、被害に遭うと講義や研修を継続できません。

不適切な動画や音声を流されたりして、参加者全員が不快な気分になるでしょう。

ウェビナーのセキュリティ対策の重要性

ウェビナーのセキュリティ対策が不足していると、重要な機密が外部に流出する恐れがあります。情報漏洩によって企業が被る被害は甚大なものとなりやすく、セキュリティ対策を安易に考えてはいけないことがわかります。

ウェビナーでセキュリティ対策がなぜ重要であるのか、具体的にみていきましょう。

企業のイメージ・信頼の失墜を防ぐ

セキュリティ対策の甘さから情報漏洩が発生した場合、企業が築いてきたイメージや信頼に傷が付きます。企業が扱うサービスや商品の売上が下がるのは避けられないでしょう。

また「情報漏洩を起こすような企業とは取引したくない」と考える取引先があってもおかしくはありません。情報漏洩が原因で、取引先との関係にも支障が出る可能性があります。

漏洩したのがどのような情報であれ「セキュリティが甘い企業」というレッテルを貼られることは、大きなマイナスです。

損害賠償が発生するリスクを抑える

ウェビナーで流出した情報に、個人情報や取引先企業の情報が含まれていた場合、損害賠償が発生するケースがあります。
賠償額は状況次第ですが、二次被害、三次被害が出たり、情報がセンシティブなものだったりした場合、賠償金額はより高額になるでしょう。

情報漏洩の意図がなかったとしても、訴えられれば言い逃れはできません。セキュリティ対策の手間やコストを惜しんで多大な損失を被るよりは、初めからウェビナーのセキュリティ対策に力を入れておいた方が安心です。

ウェビナーのセキュリティ対策の5つのポイント

ウェビナーを実施するときは、不正アクセスや情報漏洩を念頭に置いて対策を講じていくのがベターです。具体的には、セキュリティ研修の実施や、ツールのバージョンを最新にしておくなどがあります。

以下では、それぞれ具体的に紹介します。

1. セキュリティ研修の実施

セキュリティ対策では、ウェビナー参加者や開催者のセキュリティ意識を高めることが有益です。

どんなに高度なセキュリティ機能があっても、ヒューマンエラーまでは防げません。一人ひとりがパスワードやURLの管理を徹底したり場所を選んでウェビナーに参加したりするようになれば、ウェビナーのセキュリティレベルは高くなるはずです。

2. サーバーに情報を保存しない

ウェビナーで使った資料やデータを、安易にサーバー上に置くことは控えましょう。無関係な第三者がアクセスして、ダウンロードされてしまうかもしれません。

ウェビナーで使ったデータや資料は、ウェビナー後速やかに削除しましょう。「あとで見たい」という人がいた場合はフォルダにアクセス制限を設定したり鍵を掛けたりしておくのがおすすめです。

3. アカウントやID・URLの使い回しをしない

ウェビナーでは、アカウントやIDの使い回しは厳禁です。新しい参加者には、その都度、新しいアカウントやIDを発行してください。

また、会議室のURLも、ウェビナー開催ごとに新しく発行するのがベターです。参加者にURLを知らせるときは、CCなどを使わず、必ず個人宛に直接メールをしましょう。

4. ウェビナーツールを常に最新の状態にしておく

システムのアップデートは、セキュリティ機能の改善やレベルアップのためにおこなわれます。アップデートを怠らず、常に最新の状態にしておきましょう。

クラウド型のウェビナーツ-ルなら、自動でアップデートされる場合がほとんどです。いちいち手動でアップデートしたくない人は、クラウド型のウェビナーツールを選んでみてはいかがでしょうか。

5.セキュリティ機能を比較してツールを選ぶ

ウェビナーツールは多様化しており、セキュリティ対策もツールによってさまざまです。自社にウェビナーツールを導入する際は、どのようなセキュリティ機能があるかを十分に比較検討しましょう。

近年のウェビナーツールはクラウド型が主流ですが、「何よりもセキュリティを重視する」という企業はオンプレミス型を選択する方がよいかもしれません。自社のニーズを踏まえ、理想にかなうツールを見つけてください。

ウェビナーツールでチェックすべき3つのセキュリティ機能

セキュリティに不安なくウェビナーを開催するためには、機能が充実したツールを選ぶ必要があります。たとえば、暗号化機能や入室IDの振り出し機能、IPアドレス指定機能などです。

ウェビナーのセキュリティ対策を充実させたいなら、これら全ての機能があるとよいでしょう。ツールのセキュリティ対策をみるとき、チェックすべき機能について紹介します。

1. 暗号化機能

暗号化機能とは、オンラインで送受信される情報を暗号化して他者に読み取られなくする機能です。

この機能があれば、オンラインで発信される情報は送信元で暗号化され、受信先で復号されます。途中で第三者に盗み見られることがあっても、内容を把握される心配がありません。

主なものとしてはSSL暗号やAES暗号などがよく知られています。ウェビナーツールをみるときは、「どの形式の暗号化機能を備えているか」をチェックしてみましょう。

2. 参加に必要なパスワードを設定する

多くのウェビナーツールでは、ウェビナーに参加するためのパスワードの設定がおこなえます。

これによりウェビナーが開催される会議室への入室を「パスワードを知っている者」だけに限ることが可能です。

無関係の第三者がアクセスできなくなり、情報漏洩や乗っ取りのリスクを低減できます。

3. IPアドレスの指定

指定されたIPアドレスからのみウェビナーに参加できるようにする機能です。

IPアドレスを指定すればウェビナー参加者のデバイスが限定され、部外者が乱入できなくなります。とくに機密度の高いウェビナーを開催するときなどに重宝する機能です。

セキュリティ対策を徹底して不安なくウェビナーを開催しよう

セキュリティ意識が低いまま、ウェビナーを開催すると情報漏洩や乗っ取りなどのトラブルに遭う可能性があります。まずは参加者・主催者とも高いセキュリティ意識を持つことが大切です。

また、これからウェビナーツールを導入する場合は、セキュリティ機能について必ずチェックしておきましょう。信頼できるツールを導入することが、ウェビナーを不安なく開催することにつながります。

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