Web会議前のテストが必要な3つの理由

Web会議前にテストをおこなわなければならない理由としては、以下のようなことが挙げられます。それぞれについて、説明します。

• 機材トラブルが原因で会議を中断させないため
• 快適にWeb会議を進行できる環境を整えるため
• Web会議ツールに対する信頼性を高めるため

1. 機材トラブルが原因で会議を中断させないため

Web会議のための時間は決められているので、そのなかでなるべく効率的に話し合いや議論をおこなう必要があります。Web会議を進めるなかで、なんらかの理由で進行が中断してしまうこともあります。その理由が議論の前提の再確認といったやむを得ないことなのであれば、生産性を維持するという意味でも仕方ありません。

ただ、機材トラブルが原因で中断するようなことになってしまうと、それは時間の無駄でしかないでしょう。事前に各参加者がテストをおこなっておくことで、不本意な理由で会議の進行を遅延させてしまうことを、防ぐことができます。

2. 快適にWeb会議を進行できる環境を整えるため

各参加者の接続状況などは、Web会議を快適に進行できるかどうかに大きく関わってきます。カメラの画角が悪く参加者の顔がうまく映っていなければ、ほかの参加者がその点を気にして、議論に集中しにくいかもしれません。

また、マイクの音声が小さいと何を言っているかわからないため、発言内容を聞き返さなければならないようなことが、しばしば起きてしまうでしょう。事前にテストをおこない、快適にWeb会議を進行できる環境を整えておくことで、会議の生産性も効率化できます。

3. Web会議ツールに対する信頼性を高めるため

Web会議という形態を取り入れて間もない会社も多いのではないでしょうか。そのような場合、Web会議ツールというシステム自体にまだ懐疑的なこともあるでしょう。使っているツールに対する信頼性が低いと、どうしても仕事の効率は上がりにくいため、対面での会議ほどのパフォーマンスを発揮できないかもしれません。

あらかじめ接続テストをおこなって、安心して利用できるツールであることを確認しておくことで、懸念を抱えることなく会議に参加できるでしょう。

Web会議前のテストのやり方

Web会議前には映像やスピーカー、マイクといった機材のテストをおこなうのが一般的です。以下では、それぞれの機材でのテスト方法について説明します。

1. 映像

映像のテストでは、プレビュー画面が表示されるのが一般的です。プレビュー画面に映っている映像は、Web会議に参加した際に自分がほかの参加者からどのように見られているかを表しているので、カメラに映る範囲や映り方に問題がある場合は、この段階で調整しましょう。

プレビュー画面に何も映らない場合は接続に問題がある可能性が高いので、カメラの接続を確認するとよいでしょう。これまではパソコン内蔵のカメラを利用していたものの、新しくWebカメラを利用するという場合は、以前と映り方が変わることもあります。しっかりとテストをおこなうことで自宅の背景などの映りこみを抑えて、情報が流出したり漏洩したりすることのないように注意しましょう。

2. スピーカー

スピーカーは、出力レベルを何段階か切り替えながらテスト音が鳴るという形式で、テストがおこなわれることが多いです。その音が大きかったり小さかったりする場合は、適宜スピーカーのボリュームを調整して、聞きやすい音量に設定しましょう。

テスト音が聞こえない場合はスピーカーに不備がある可能性がありますが、より単純な理由として、接続がうまくいっていなかったりミュートになっていたりということも考えられます。利用できるスピーカーが複数ある場合は、それぞれのスピーカーでチェックをおこなってもっとも音を聞き取りやすいものを利用するとよいでしょう。

3. マイク

マイクのテストは、自分の音声を用いておこないます。マイクに向かって何か話しかけると、しばらくしてから録音された自分の音声がスピーカーから聞こえてきます。

その音声はWeb会議においてほかの参加者が聞く自分の声になるので、聞き取りにくいような場合はマイクの接続や設定を確認して調整しましょう。なお、マイクのテストはスピーカーを利用しておこなわれるので、テストはスピーカー、マイクの順でおこなう必要があります。

そうしないと、マイクテストで自分の音声が聞こえません。マイクの設定をいろいろと変えてみたものの一向に改善されず、じつはスピーカーのほうに原因があったということになりかねません。

4. ルーム入室前にテストページが表示されるのが一般的

これらのテストに関しては、Web会議システムでルームに入室する前におこなわれるのが一般的です。たとえば、ルームに入室する前の画面で、映像・マイク・スピーカーのテストができるWeb会議システムなどがあります。

Web会議を円滑に進行させるための5つのポイント

Web会議前の機材テストは、Web会議を円滑に進行させるために欠かせません。Web会議を円滑に進行させるためには、以下に挙げるような点にも注意しておく必要があります。

• 事前にアジェンダや資料などを共有しておく
• ファシリテーターを決めておく
• 発言時の簡単なルールを決めておく
• 発言時以外はマイクをミュートにしておく
• 使う可能性のある資料はすぐ使える状態で用意しておく

それぞれのポイントについて、説明します。

1. 事前にアジェンダや資料などを共有しておく

対面の会議ではアジェンダや資料などを事前に共有しておくことが多いでしょう。その重要性はWeb会議においても同じです。Web会議で資料を共有する場合、事前にファイルなどを送信しておいてもよいでしょう。

また、資料共有機能を備えているWeb会議ツールであれば、その機能を利用してもかまいません。各参加者が会議の内容やテーマを事前に把握しておくことで、その部分に関してのすり合わせの時間が必要なくなるので、会議の進行がより円滑なものになるでしょう。

2. ファシリテーターを決めておく

対面の会議では、ほかの参加者が発言しようとしていると思ったら、自分の発言は後回しにするなどの対処をおこないやすいです。

しかしWeb会議では、いわゆる人の「空気や雰囲気」を感じ取りにくいので、誰かが発言しようとしていることに気付かずに自分も発言してしまい、バッティングしてしまう可能性があります。

また、議論や話し合いが途中から違う方向に進んでしまっていても、なかなか軌道修正をおこないにくいというのも、各参加者が違う場所から参加するというWeb会議ならではの特徴でしょう。

あらかじめ会議のファシリテーターを決めておき、会議の進行を任せることで、そういった事態を防ぎやすくなります。

3. 発言時の簡単なルールを決めておく

参加者の発言がバッティングしないようにするためには、発言時の簡単なルールを決めておくのも効果的です。

「Web会議の画面内で挙手をしてファシリテーターに指名されてから発言する」「誰に対する質問なのかわかりやすいように『○○さんに質問なのですが』と前置きをする」といったようなルールが考えられるでしょう。

発言者だけでなく質問を受けている人や話を聞いている人も、対面の会議より大きめにリアクションをし、話し手に対してきちんと話が伝わっていることを表すことが重要です。

4. 発言時以外はマイクをミュートにしておく

Web会議で利用するマイクは、参加者の発言以外にキーボードを叩く音や環境音などを拾ってしまうこともあります。そういった音は耳に付きやすく気になってしまうものです。自身が発言するとき以外はマイクをミュートにしておくことで、意図せぬかたちで会議の進行を妨げてしまうことを防げるでしょう。

5. 使う可能性のある資料はすぐ使える状態で用意しておく

会議においては必ずしも最初からすべての資料を共有しておくとは限らず、参加者から質問があった場合などに補足として用意しておくようなものもあります。それはWeb会議においても同じですが、そのような資料を利用する場合は、画面共有機能を用いて自分の手元にある資料を画面に映すか、ファイル共有機能を用いて参加者にシェアする方法で対処しましょう。

いずれにせよ、追加資料がすぐ手に取れるところにあったり、すぐアップロードできたりする状態にないと、資料待ちで会議の進行が遅れることになってしまいます。要求があったときにすぐに共有できるように用意しておきましょう。

会議を円滑に進めるためにWeb会議前のテストは必ずおこなおう

Web会議前の通信機材のテストは決して難しいことではなく、数分程度でおこなうことができます。ただしその数分を疎かにすると、会議の円滑な進行を妨げてしまう可能性があります。会議の生産性を落とさないためにも、映像やスピーカー、マイクといった各機材のテストをきちんとおこなったうえで、Web会議に臨みましょう。

資料の共有を事前におこなっておく、あらかじめファシリテーターを決めておくといったようなことも同時におこなうことで、対面での会議と変わらないくらいの円滑さでWeb会議を進められるでしょう。