Web会議で名刺交換をする3つの方法

対面の会議では、はじめに取引先と名刺交換するのが必要なマナーとされていました。しかしWeb会議では実際に自分の名刺を渡すことも、相手の名刺をもらうこともできません。

名刺があれば、Web会議をした相手の名前や所属を覚えておくことができ、今後もよい関係を築ける可能性があります。そこでWeb会議で名刺を交換するための3つの方法について詳しく見ていきましょう。

1. QRコードを使って名刺を交換する

簡単に取引先と名刺交換する方法の1つは、QRコードです。現在ではオンライン上で自分の名刺の写真を保存し、URLをQRコード化できます。QRコードを相手に送り、相手のスマートフォンで作成したQRコードをスキャンしてもらえば、自分の名刺を写真として相手に届けられるのです。

もう少しスマートにQRコードを表示したいのであれば、自分の画面に映るバーチャル背景に映し出す手もあります。インタネット上にある無料のツールを利用すれば、自分の背景にQRコードを埋め込めます。

QRコードを背景に入れておけば、ほかの参加者はいつでも好きなときにコードをスキャンして名刺を閲覧できます。名刺だけでなく、自分のSNSのアカウントのコードなども埋め込めるのが大きな魅力です。

ただしQRコードを使って名刺交換する場合には、QRコードはできるだけ解像度の高いものにする必要があります。QRコードがぼやけているとスマートフォンでスキャンできず名刺が相手に渡せません。自分のスマートフォンにQRコードを表示して相手に見せる場合には、画面をできるだけ明るくしバーチャル背景はオフにしておきます。

さらに相手から見てQRコードにピントが合う距離を見つけておきましょう。いずれも相手がQRコードをスキャンしやすいようにするための配慮です。Web会議の前にはカメラチェックをおこなうので、そのときを利用してQRコードが鮮明に見えるかどうかも併せて確認するとよいかもしれません。相手から見やすいQRコードを作り、名刺交換をスムーズにおこなうようにしましょう。

2. メールやチャットで名刺情報を送る

QRコードよりも手軽に名刺交換がしたいと思う方は、メールやチャットツールを使って名刺情報を交換する方法もあります。取引先のメールアドレスやチャットツールのIDを知っているのであれば、Web会議の前に名刺情報を送れるでしょう。

オンライン名刺のURLを相手に送っておけば、いつでも都合のよいときにURLを開いて名刺を確認してもらえます。Web会議の前に相手の氏名や所属を知っておくことで、出席を取りやすくなりスムーズに会議を始められるのが大きなメリットです。

3. 名刺情報を含めたオリジナル背景を作る

Web会議システムによっては、オリジナル背景を利用できます。海や山などの自然、車やスポーツチームが描かれたものなどさまざまな背景が設定可能です。自宅からWeb会議に参加している場合、生活感を隠すためにバーチャル背景を利用している人も少なくありません。

そこで自分の氏名や会社名、所属などの情報を含めたオリジナル背景を作っておいて名刺代わりにする方法もあります。この背景を使えば、参加者はすぐに相手が誰なのか、どの会社の従業員なのかを把握できるのです。

Web会議で利用できるオリジナル背景は無料のツールを利用してすぐに作れます。自分の氏名や所属を入力するだけで自動的に背景を作ってくれるので、大変便利です。ただしあまりに多くの情報を詰め込みすぎないような配慮も必要です。

Web会議でも名刺交換をする必要性

Web会議では参加者の氏名が画面に表示されることも多いため、名刺交換が本当に必要なのか疑問に思う方もいるでしょう。実際名刺交換ができなくてもそれほど不便を感じない場合もあります。

しかしWeb会議であっても名刺交換には大きな意味があり、ビジネスパーソンとしてどうしても必要です。Web会議であっても名刺交換をすべきといえる5つの理由を見ていきましょう。

1. 取引相手の正式な部署・肩書がわかる

対面の会議と同様、名刺交換によって会議に参加している取引相手の正式な部署・肩書を把握できます。

名刺はビジネスパーソンにとって顔ともいえるツールで、相手の情報を記録・記憶するのに役立ちます。誰がどのような役職についているのかわかれば、誰を主なターゲットにして話せばよいかを判断できるでしょう。

たとえば取引先からWeb会議に複数の従業員が参加していた場合、決定権を持つ人が誰かわかれば、プレゼンテーションや商談をおこなうのはより容易になります。取引相手の正式な部署名が把握できれば、再度電話で連絡するときにもスムーズに取り次いでもらえるでしょう。

取引先とは何度も顔を合わせる可能性が高いので、相手の情報をしっかり把握しておくために名刺交換が必要なのです。もちろん、自分の氏名や所属を相手に覚えてもらう点でも名刺は役立ちます。

2. 人脈を広げるのに役立つ

対面の名刺交換でも同じですが、名刺を交換することで人脈が広がります。

Web会議ではこれまでになかった人脈を広げるチャンスがあります。対面での名刺交換では、通常営業担当者や受注担当者の名刺をもらうことが多かったでしょう。対面の会議ではこうした部署に所属している従業員が参加することが多く、研究開発やカスタマーサポートに所属している従業員と顔を合わせることはほとんどありませんでした。

しかしWeb会議になると、いわば裏方として働いている従業員とも意見交換できるかもしれず、今までにない人脈を手に入れられる可能性があるのです。Web会議を利用して名刺交換をしておけば、会社にとって役立つ人脈を作り上げられるかもしれません。ビジネスパーソンにとって人脈作りは非常に重要な業務の1つなので、ぜひ名刺交換を活用していきましょう。

3. Web会議の日時や内容を記録できる

Web会議で名刺交換すれば、いつ会議をおこなったかを記録できます。とくにオンラインの名刺交換サービスでは、何時に名刺をやり取りしたか記録できるのでとても便利です。

メモ機能を搭載している名刺交換サービスもあり、Web会議でどんなやりとりがあったのか、どんなことを決定したかなどを忘れずにすみます。紙の名刺だけでは、いつ交換したものなのか、どんな内容について話したのかをすべて記憶するのは難しいので、Web会議での名刺交換はとても大切です。

オンラインで名刺を受け取っていると、名刺を紛失してしまうリスクも最小限に抑えられるのも大きなメリットです。

4. データ管理が容易になる

Web会議での名刺交換には、データの管理が容易になるというメリットもあります。

紙の名刺を受け取った場合、保管したり管理したりするのが大変だったことでしょう。名刺が増えると、名前から顔が浮かばないこともあります。

しかしオンラインで名刺を交換すれば、さまざまなデータを紐づけて管理できるのでとても便利です。名刺に書かれている氏名や所属、顔写真とともに、会議で話された内容や取引内容を一緒に管理できるのです。

取引先からもらった紙の名刺をすべて持ち歩くことは不可能ですが、Web会議で交換した名刺であればスマートフォンにすべて保存して必要なときに見ることができます。名刺を保管するスペースもほとんど必要なく、より多くの情報が保存・管理できるため、Web会議での名刺交換は今後も活発におこなわれていくでしょう。

5. 低コストで名刺交換が可能

Web会議で名刺交換をおこなうべき別の理由は、非常に低コストだからです。

紙の名刺を使っていたときには、名刺を印刷するコストがかかっていました。営業担当や受注担当の場合、名刺の印刷代もかなりの額になっていたことでしょう。カラフルな名刺や写真付きの名刺はさらにコストがかかります。名刺を切らさないように、いつも多くの量を持ち歩いていたかもしれません。

しかしWeb会議でQRコード化した名刺を渡せば、コストを大幅に削減できます。無料で利用できるツールを使えば、お金をかけずに魅力的な名刺を作ることも可能です。いざ名刺交換しようと思ったときに名刺を切らしてしまう心配もありません。

さらに、紙の名刺よりもはるかに多くの情報を掲載できる点もメリットです。オンラインの名刺に商品ページや会社のホームページのURLを載せておけば、それをタップしてもらうだけで相手を目的のページに誘導することも可能です。

Web会議で役立つ名刺作成ツールの選び方

Web会議で使える名刺を作るためには、名刺作成ツールを使わなければなりません。

QRコードを送るだけであればメールやチャットツールがあれば十分ですが、QRコードを埋め込んだオリジナル背景を作ったり、オンライン上で名刺を交換したりするためにはツールがどうしても必要です。Web会議で役立つ名刺作成ツールの選び方のポイントを3つ見ていきましょう。

1. 操作性の高さ

名刺作成ツールでもっとも重要なポイントの1つが、使いやすさです。

すでにWeb会議が導入されている場合、名刺作成にそれほど時間を割けないことでしょう。名刺作成ツールを使って素早く見た目のよい名刺を作らなければなりません。そのためアプリにそれほど強くない方でも使いこなせるようなツールである必要があります。

氏名やQRコードなどの基本的な機能は必要ですが、あまりに多くのオプションが付いていると操作しにくく感じるかもしれません。実際にいくつかの無料ツールを試してみて、これならよい名刺が作れそうだと思うツールを選ぶのがよいでしょう。

2. 作成にかかるコスト

ほとんどの場合、名刺作成ツールは無料で利用できます。Web会議で交換する名刺もほとんどコストをかけずに作成できるでしょう。

しかし特別なオプションを使いたい場合には料金がかかる場合もあります。名刺作成ツールを選ぶ際には、オプションの料金がいくらかという点も考慮すべきです。もしオプションの料金が高いと感じるのであれば、別の無料のツールで代替できないか検討してみましょう。

Web会議で使う名刺は低コストであることが大きな魅力の1つなので、有料のオプションを使う場合には費用対効果をよく考える必要があります。

3. 名刺アプリの利用者数

もし名刺アプリを使って名刺交換をおこなうのであれば、どの程度の利用者がいるのかにも注目しましょう。

名刺アプリは非常に便利なツールですが、同じアプリを使っている人でないと利用できないこともあります。あまり利用者がいないアプリを使ってしまうと、名刺交換がスムーズにおこなえないこともあります。できるだけ利用者数の多い名刺作成ツールや名刺アプリを使えば、より多くの人と名刺交換ができるでしょう。

Web会議の名刺交換でより大きな成果を生み出そう

Web会議は対面の会議とは方法も雰囲気も大きく異なりますが、名刺交換が必要である点は一緒です。Web会議で名刺交換をしっかりおこなえば、より多くの人と知り合え、今まで獲得できなかった人脈を築けるかもしれません。相手に氏名や所属、顔を覚えておもらい、スムーズに商談を進めることも可能です。

Web会議で使う名刺は低コストで簡単に作れるので、魅力的な名刺を作ってWeb会議から最大限の成果を得られるようにしましょう。