クラウド型Web会議とは？

クラウド型Web会議とは、ユーザーがシステムを提供する会社の管理するクラウドサーバーにインターネット経由で接続し、サービスを利用するタイプのシステムです。クラウド型Web会議であれば、システム導入にあたってサーバーを新たに用意する必要はなく、システムの契約後すぐにサービスを利用することができます。

インターネット回線さえ整っていればすぐに利用し始められる手軽さが魅力の1つで、多くの企業がクラウド型Web会議システムを導入しています。

本格的に導入する前にWeb会議を試してみたい、どの程度機能するか確かめたいという方は、最初にクラウド型Web会議を利用してみてから導入を検討することができるでしょう。

クラウド型とオンプレミス型の7つの違い

インターネット回線を利用してサーバーに接続するクラウド型Web会議システムに対して、サーバーやネットワーク機器を購入して自社内でWeb会議システムを構築するのがオンプレミス型です。

オンプレミス型というとあまり聞きなれないかもしれませんが、サーバーの利用方法としてはクラウド型よりも歴史は古く、多くの企業がオンプレミス型のシステムを導入してきました。
ではクラウド型とオンプレミス型の違いを7つ見ていきましょう。

1.初期費用

クラウド型とオンプレミス型の大きな違いとして挙げられるのは「初期費用」です。多くの企業にとってWeb会議システムを導入する際の初期費用は重要視するポイントでしょう。

結論からいえば、初期費用はクラウド型が安く、オンプレミス型が高くなります。クラウド型のWeb会議システムはサービスを提供する会社がサーバーを所有しており、インターネットを経由してそのサーバーにアクセスすることで遠隔地とのビデオ会議が可能となります。

したがって会社にインターネット回線がすでに整っている場合、システムの利用料だけを支払えばすぐにWeb会議システムが利用できます。プランによっては、初期費用はもちろん利用料も無料でシステムが利用できるかもしれません。

一方でオンプレミス型はさまざまな機器を購入もしくはリースしなければなりません。オンプレミス型Web会議を利用するにあたっては、サーバー機器、ソフトウェアの購入や、社内のシステム構築などが必要になります。

そのため初期費用が高額になる傾向があり、まだWeb会議システムが浸透するかわからない企業は導入をためらってしまうのです。

2.ランニングコスト

続いて考えるべきなのは、システムを利用する際のランニングコストです。初期費用が高くても、ランニングコストを考慮すると導入する価値があるというケースもあります。

クラウド型は、初期費用は抑えられるものの、ランニングコストは高額になる可能性があります。クラウド型のWeb会議システムは月々、あるいは年間単位で利用料を支払うプランを提供しているからです。

限られた機能であれば無料のプランもありますが、より多くの機能を利用したかったり、より多くの参加者が接続できるようにしたかったりする場合には利用料を支払わなければなりません。クラウド型Web会議システムの料金は変動制で、契約するプランやアカウントの数によっては非常に高額の利用料を毎月支払う必要が生じる恐れもあります。

一方でオンプレミス型はサーバーやソフトウェアをすでに購入・リースしているため、ランニングコストがあまりかからないのが特徴です。システムの利用料は固定費で変動せず、クラウド型と比較しても低めに設定されていることがほとんどです。

オンプレミス型は初期費用がかかる反面、ランニングコストは低くなるでしょう。

3.セキュリティ

企業にとってWeb会議システムのセキュリティは非常に重視する部分です。Web会議によって顧客情報や機密情報が漏れてしまった場合、会社として信頼を失う恐れがあるからです。

セキュリティの高さもクラウド型とオンプレミス型で異なります。クラウド型Web会議システムは、インターネット回線を利用してサービスを提供する会社のサーバーにアクセスするため、セキュリティ面で不安が残ります。

ハッキングされてしまえば、簡単に社内の情報が外部に漏洩してしまうかもしれません。もちろん、そうならないようWeb会議システムを開発している企業はセキュリティ対策を講じています。

ただしシステムを提供している会社のセキュリティに自社のセキュリティが依存してしまうことに不安を覚える方もいるでしょう。

一方オンプレミス型はセキュリティの高さが特長の1つです。オンプレミス型のWeb会議システムは社内にサーバーを置き、社内でシステムを構築しているためインターネット回線を利用して外部のサーバーにアクセスする必要がありません。

安全な経路を使ってWeb会議をおこない、情報をやり取りすることができるため、ハッキングや情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。機密情報が会議でよく扱われる、非常にデリケートな問題が頻繁に話し合われるといったケースではオンプレミス型のWeb会議システムを選択する企業もあります。

4.導入スピード

Web会議システムをすぐに使い始めたいという企業にとってはクラウド型の方のメリットが大きいといえます。クラウド型はインターネット環境が整っていれば、契約してすぐに使い始めることができるからです。

最初に簡単な設定さえ済ませてしまえば、契約した当日から使い始めることも可能です。面倒くさい手続きやシステムの構築もありません。

一方でオンプレミス型は、サーバー機器の購入やソフトウェアの導入、社内のネットワークの構築など非常に多くのプロセスがあります。導入を決めてから実際に利用が始まるまで数週間、場合によっては数カ月かかることもあります。実際に利用が始まるまではWeb会議がおこなえないので、いつから利用したいかを考慮して契約する必要があるでしょう。

5.カスタマイズの自由度

Web会議システムを利用していくなかで、自社のニーズがさらに明らかになってくる可能性もあります。その際のシステムのカスタマイズの自由度にも違いがあります。

クラウド型はすでに開発されたシステムにインターネットを経由してアクセスするタイプです。したがってサービスを提供している会社がある程度のカスタマイズに対応してくれるものの、大幅なシステムの変更は難しいでしょう。

多くの企業が同じシステムを不具合なく使用することを目的として作られているので、カスタマイズの自由度は高くありません。

一方オンプレミス型はその会社にサーバーを置き、システムを構築しているのでカスタマイズの自由度が高いのが特徴です。自社内で導入した企業に合わせたシステムが構築されているので、ニーズの変化に合わせてカスタマイズすることができます。

従業員にとってさらに使いやすく、快適に利用できるカスタマイズがおこなえるという点ではオンプレミス型にはメリットがあります。

6.災害時の復旧スピード

日本では地震や台風などの災害がよく発生します。災害が発生したときにはWeb会議システムも大きなダメージを受けることでしょう。

万が一、被災してしまった場合に備え、災害からの復旧スピードもWeb会議システムに求められるポイントです。もし災害からの復旧に時間がかかるようであれば、その後の業務に支障が出てしまう恐れもあるでしょう。

災害時の復旧はクラウド型Web会議システムの方が簡単です。クラウド型Web会議システムは、サービスを提供している会社にサーバーなどの機器があるため、ユーザーが被災してもサーバーが被害を受けていなければ問題ありません。

インターネット回線さえ復旧すればすぐに利用を再開できるでしょう。もしシステムを提供している会社が被災したとしても、その会社にはシステムの開発や復旧についての知識や経験があるプロが在籍しているはずです。

災害時でもサービスを提供し続けられるようバックアップを用意していたり、最短でシステムを復旧できるよう準備を整えたりしています。

一方オンプレミス型は、自社内にサーバーなどの機器があるため被災したときの被害が大きくなる傾向があります。しかも復旧作業も基本的には自社でおこなわなければならないので、復旧まで時間がかかることも珍しくありません。

万が一に備えてIT技術に長けた社員を配置している企業も少なくありません。

7.接続スピード

さらにクラウド型とオンプレミス型の違いとして挙げられるのが、接続スピードです。Web会議システムにおいて接続スピードは非常に重要な要素です。

接続スピードが遅すぎると会議がスムーズにおこなえず、画面の共有や資料のやり取りなどに支障が出ることもあります。クラウド型の場合、インターネット回線の状況に大きく左右されます。

インターネット回線に不具合があったり、無線LANの調子が悪かったりすると、Web会議がおこなえないということもあり得ます。インターネット回線さえあれば使えるのがクラウド型Web会議システムのメリットですが、インターネットに接続スピードや音質がすべて依存しているというのは不安要素です。

一方オンプレミス型は、自社内にサーバーがあるため安定した高速通信が可能となります。

クラウド型Web会議システムの6つのメリット

Web会議システムにはクラウド型とオンプレミス型とがありますが、それぞれに異なる特徴やメリット・デメリットがあることがわかるでしょう。以前からオンプレミス型のシステムを導入する企業は多くありましたが、近年急速に普及しているのはクラウド型Web会議システムです。

ではクラウド型Web会議システムのメリット6つを見ていきましょう。

1.費用の安さ

クラウド型Web会議システム最大のメリットともいえるのが費用の安さでしょう。クラウド型Web会議システムでは、インターネット環境が整っていれば利用できるため初期費用を抑えることができます。

多額の初期費用がWeb会議システム導入の足かせになっているという企業は、まずクラウド型Web会議システムを試してみることができるでしょう。さらにプランを選べばランニングコストも最小限に抑えることができます。

クラウド型Web会議システムのなかには、機能は限られるものの無料で利用できるプランもあります。機能が限られているとはいえ、かなり広範な機能が使えるようになっているシステムも提供されています。

自社のニーズをよく分析してそれに適合した無料プランがあるなら、ほとんど費用をかけずにクラウド型Web会議システムの導入が可能です。有料プランであっても月々の利用料が抑えられているものも多く提供されています。

多くの機能を利用でき、参加人数や会議の時間が多くなるので必要に応じて有料プランを契約するのもよいでしょう。ただし有料プランはアカウント数に応じて利用料が上がっていくことが多いので、高額な利用料にならないようアカウント数には注意が必要です。

2.常に最新のシステムを利用できる

クラウド型Web会議システムであれば、常にシステムが最新の状態に保たれます。クラウド型のシステムはサービスを提供している会社がシステムのアップデートをおこなってくれます。

専用の機器を使用するオンプレミス型の場合、長い年月が経つとシステム自体が古くなってしまいます。Web会議システムをアップデートしようとすると機器全体を交換する必要が生じることもあり、高額な費用がかかるかもしれません。

一方クラウド型は、ユーザーに負担をかけることなくシステムがアップデートされます。ユーザーは追加の費用を払う必要はなく、最新のサービスを利用できるのです。

3.ロケーションの変更が容易

クラウド型Web会議システムの別のメリットは、ロケーションの変更が容易であるという点です。オンプレミス型の場合、自社内にサーバーなどの機器を設置しているため、別の場所にシステムを移動することが非常に難しくなります。オフィスの移転や災害時の臨時移動などへ迅速に対応することが難しいでしょう。

一方クラウド型Web会議システムであれば、インターネット環境があればどこでも利用できます。そのためオフィスを移転したとしても大規模な工事などは必要なく、すぐに利用を再開することができるでしょう。

これは企業も取引相手も同様で、どちらか一方が、あるいは両方が移転したとしてもWeb会議は支障なくおこなえるので取引を中断せずに進めることが可能です。

4.アクセスのしやすさ

ロケーションの変更と似ていますが、どこからでもアクセスできるという点もクラウド型Web会議システムの利点といえます。オンプレミス型のWeb会議システムは、社内のネットワークを利用してWeb会議をおこないます。

それがセキュリティ面の向上に貢献するのですが、社外や指定外の場所からはアクセスできないというデメリットがあります。特定の場所や環境にいるときしかWeb会議システムを利用できないので、アクセスがしにくいのが難点です。

しかしクラウド型Web会議システムの場合、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスすることができます。会社内にいるときはもちろん、従業員が自宅にいたり、Wi-Fi接続が可能な喫茶店のような場所にいたりすればすぐにWeb会議がおこなえます。

現在ではほとんどの人がスマートフォンを使用していますが、スマートフォンやタブレットからもアクセスしやすいという点もクラウド型Web会議システムのメリットです。Web会議をおこないたい相手がどこにいてもアクセスが可能であるため、柔軟なスケジュールが立てやすくなるでしょう。

5.メンテナンスフリー

さらにクラウド型Web会議システムのメリットとして挙げられるのが、メンテナンスの問題です。オンプレミス型の場合、すべてのメンテナンスはWeb会議システムを購入したユーザーがおこなわなければなりません。

万が一、被災した場合にも、基本的に復旧作業をおこなうのはユーザーです。そのため被災時の復旧が多くなる傾向があります。

しかしクラウド型Web会議システムであれば、サーバーやソフトウェアが自社内にあるわけではないため、メンテナンスやアップデートをする必要はありません。メンテナンスはサービスを提供している会社がおこない、ユーザーは常によい状態のシステムを利用してWeb会議をおこなえます。

メンテナンス担当者を決める必要はなく、メンテナンスにかかる時間や費用を節約することも可能です。

6.急な利用環境の変化に強い

クラウド型Web会議システムには、急に利用環境が変化したり、ストレージの拡張が必要になったりしたときに対応しやすいというメリットもあります。企業のWeb会議ではさまざまな資料を用いることがあるので、ストレージが足りなくなることも十分に考えられます。

クラウド型Web会議システムであれば、利用料金さえ払えばストレージの拡張が可能です。利用環境の変化に素早く対応できるというのは、クラウド型Web会議システムの大きな魅力といえるでしょう。

クラウド型Web会議システムの導入方法

クラウド型Web会議システムを選ぶ際には、どのようにシステムを導入したらよいのかについても確認しておくことが重要です。クラウド型Web会議システムはオンプレミス型と比較して必要な機器が少ないのがメリットですが、最低限必要な機器があります。

クラウド型Web会議システム導入の際の注意点と併せて必要な機器について見ていきましょう。

クラウド型Web会議システムに必要な機器

クラウド型Web会議システムを導入する際に必要となる機器には以下のようなものがあります。

• パソコン
• インターネット環境
• マイク
• スピーカー
• Webカメラ

パソコンやインターネット環境はすでに多くの企業が導入しているため、クラウド型Web会議システムを新たに導入するのであればマイクやスピーカー、Webカメラが必要となるでしょう。

ノートパソコンであればマイクWebカメラがすでに内蔵されているものも少なくありません。さらに会議室を使ってほかの場所とWeb会議をおこなう場合にはマイクとスピーカーが一体になっているマイクスピーカー（スピーカーフォン）などを使うと便利です。

Webカメラに関しても、大勢が参加するWeb会議の場合には専用のカメラを用意すると、会議の雰囲気を共有しやすくなるかもしれません。

クラウド型Web会議システム導入の注意点

クラウド型Web会議システムを導入する際にはいくつかの注意点に留意しなければなりません。まずはセキュリティの問題です。

クラウド型Web会議システムは、インターネットを介してサービスを提供する会社のサーバーにアクセスするので、セキュリティ面で不安を感じる部分があります。また、ハッキングによって情報が漏洩してしまうリスクもあります。

そのため通信が暗号化されているかどうか、パスワードやIPアドレスなどを管理することができるかどうか、場合によってはアクセスを制限することができるかなどもチェックしましょう。とくに会議で資料を用いる場合には注意が必要です。

クラウド型Web会議システムではファイルを共有する機能が付いているので、多くの人と同じ資料を共有することができます。注意しないと、悪意のある第三者に貴重な資料や会社の顧客情報などを盗まれてしまうかもしれません。

加えて従業員の操作ミスによって情報が漏洩してしまうケースもあります。従業員に対する教育、クラウド型Web会議システムの使用方法の周知なども忘れないようにしましょう。

たとえば会社以外の場所でクラウド型Web会議システムを利用する場合の注意点や、端末を紛失してしまったときの対処法などを社員に教えておくことで、クラウド型Web会議システムのセキュリティを向上させることができるでしょう。

クラウド型Web会議システムの選び方

クラウド型Web会議システム選びを成功させるためのコツは、自社のニーズに合ったものを見極めることです。もしニーズに合っていないものを選んでしまうと、従業員が利用したがらず、徐々に使われなくなってしまうかもしれません。

せっかく初期費用をかけてクラウド型Web会議システムを導入したのに、投資が無駄になってしまうことも考えられます。そうならないために、クラウド型Web会議システムの選び方のポイントを6つご紹介しましょう。

1.導入の目的

まず考慮すべきなのはクラウド型Web会議システムを導入する目的です。もちろんWeb会議をするという目的があるはずですが、その他にも考えるべき目的があります。

たとえば初めてWeb会議システムを導入するので、どのような機能があるか試してみたいという企業があります。

一方ですでにWeb会議システムを使ってはいるものの、より多くの機能がある別のシステムに乗り換えたいと考えている企業もあるでしょう。何か特定の機能が付いているクラウド型Web会議システムを探している企業もあるかもしれません。

こうした導入の目的をはっきりさせることにより、システム選びに欠かせないポイントが明確になっていきます。あとはそのポイントに当てはまるシステムを選択すれば、失敗することはないでしょう。

2.映像や音声の品質

Web会議において非常に重要な役割を果たすのが映像や音声の質です。クラウド型Web会議システムの場合、品質はインターネット回線に大きく影響されるので、できれば前もってどの程度の品質なのかを確かめることが望ましいでしょう。

Web会議においてあまり頻繁に接続が切れてしまったり、音声が聞き取れなかったりすると会議全体の店舗が悪くなってしまいます。さらに映像の品質は参加者の集中力に影響します。

有意義なWeb会議にするためには映像や音声の質が高いことが望ましいのです。クラウド型Web会議システムは通信速度がそれほど速くなくてもそれほど支障が出ないように設計されていますが、実際に試してみてから導入を検討するのがベストです。

3.操作性の高さ

続いて考慮すべきなのは操作性の高さです。クラウド型に限らず、Web会議システムは誰にとっても使いやすいのが理想です。

会社の中には若い従業員もいれば中高年の従業員もいます。すべての従業員が使いこなせる操作性の高いクラウド型Web会議システムを導入することが必要となるでしょう。

もし操作性の高くないシステムを導入してしまうと、徐々に利用されなくなってしまう恐れがあります。操作性には、画面上での機能のわかりやすさ、直観的に操作できるか、複雑な操作がないかなどが関係しています。

さらに自社の従業員だけでなく、取引先についても考えることが必要です。Web会議をおこなう場合には取引先にも同じシステムを使ってもらう必要があるので、相手にとっても操作しやすいものでなければならないでしょう。

4.セキュリティ

クラウド型Web会議システムを導入する際に、セキュリティは外すことのできない項目です。とくにクラウド型は、インターネットを使って外部のサーバーにアクセスするので、セキュリティ面がしっかりしていないと情報漏洩のリスクが高くなります。

どのようなセキュリティが施されているのか、これまで情報漏洩などの事故は起きていないのかなどをチェックしてからシステムを選ぶ必要があるでしょう。

5.サポートの手厚さ

加えてシステムを導入したあとのサポートの手厚さも考慮する必要があります。クラウド型Web会議システムは、サービスを提供する会社にメンテナンスやアップデートを依存しています。

さらに操作でわからないことがあったり、トラブルが発生したりした場合にはその会社に連絡して助けてもらわなければなりません。すぐに対応してくれるのか、さらに海外の会社が提供しているシステムの場合、日本語で対応してもらえるのかについても確認しておきましょう。

いざトラブルが起こってからサポートが手厚くないことに気付くといったことは避けるべきです。

6.費用対効果

クラウド型Web会議システムでは多くのプランが用意されているので、そのプランが会社のニーズに合っているか、さらにそれに見合った料金かどうかを確認しましょう。
費用対効果が高いと判断した場合にのみWeb会議システムを導入することができます。

場合によっては不要な機能が付いているために料金が高くなっているかもしれません。プランや機能を見て費用対効果を判断し、賢い選択ができるようにしたいものです。

クラウド型Web会議システムの特徴を理解して賢明な選択をしよう

クラウド型Web会議システムは導入のしやすさや導入スピード、災害時の復旧スピードが速いといったメリットがあります。一方でセキュリティ面に不安を覚えるという方もいるかもしれません。

こうした特徴についてよく理解し、価格や操作性などの要素をよく考慮しながら、会社に合ったシステムを導入するようにしましょう。