Web面接開始前に必要な2つの準備

Web面接は対面の面接とは異なり、機材などの事前準備を必要とします。具体的なポイントとしては、下記の2つです。

• Web面接に必要な環境を整備
• 応募者への連絡や面接官の打ち合わせ

面接をスムーズに進めるために、当日までに入念な準備をしておきましょう。ここでは、Web面接の準備の流れを説明します。

1. Web面接の環境を整える

まずは、Web面接をおこなえる環境を整えましょう。具体的には、インターネット環境や周辺機材の整備、会議室の準備です。それぞれについて詳しく解説します。

1-1. インターネット環境の整備

Web面接当日に音声が途切れたり、カメラが映らなかったりするトラブルを避けるため、インターネット環境を整備しましょう。実際に社内で、Web面接システムを使い確認します。

通信速度が遅いと、Web面接が途中で中止になってしまう可能性もあります。再度日程調整をするなど二度手間にならないよう、通信速度が遅いときは改善しておきましょう。

1-2. 周辺機材の準備

使用するパソコンのスペックが低いなど、周辺機材がトラブルの原因となることもあります。そのため、Web面接で使用する機材も事前に確認が必要です。周辺機材で、とくにチェックしたいポイントは以下3つです。

• パソコンのスペックは十分か
• カメラはきちんと映るか
• マイク、スピーカーに問題はないか

面接官が複数名いる場合は、ヘッドセットを複数用意するのか、スピーカーで対応するのかを決めておきましょう。

1-3. 会議室の確保

Web面接では、会議室などの静かな場所が必要です。壁や窓を背景にでき、インターネット接続ができる場所を選びましょう。

2. Web面接をスムーズに実施できるように手配する

当日のWeb面接をスムーズに進められるよう、事前に手配することも必要です。応募者がシステムに迷わずアクセスできるよう手順をガイドしたり、面接官同士がWeb面接中に言葉を交わさずに済むよう打ち合わせを入念におこなったり、各方面へ手配しておきましょう。

2-1. 面接官が複数の場合は事前の打ち合わせをおこなう

面接官が複数いる場合は、当日の流れを事前に打ち合わせる必要があります。対面の面接よりも、質問のタイミングをとるのが難しいからです。

面接の流れを面接官同士で打ち合わせておくと、当日もスムーズに進行できます。

2-2. 応募者への事前連絡

当日の流れをメールなどで応募者に伝えておきます。必要な機材や、使用するWeb面接システムへのログイン方法の案内などをまとめておきましょう。

Web面接システムのURLはWeb面接の案内時だけでなく、前日にも再送しておくと、応募者はURLの確認だけでなく、日時の最終確認もできます。

トラブルが起きたときの流れを事前に案内しておくと、面接中のトラブルにもお互いに落ち着いて対応できるでしょう。

Web面接当日の基本的な流れ

Web面接当日の流れは、対面での面接とほとんど変わりません。しかし、Web面接ならではの注意点もあります。ここでは、Web面接当日の基本的な流れを確認しましょう。

1. 指定の時間にログイン

応募者との約束の時間に、Web面接システムにログインします。時間前にログインする必要はありませんが、時間には遅れないように余裕をもって準備をしておきましょう。

応募者は、ほとんどの場合時間前にログインをします。慣れていないのは応募者も同じです。企業側のログインが遅れると、必要のない不安を抱かせてしまうことになりかねません。

2. 応募者がログインしたら接続チェック

お互いにログインしたら、音声とカメラがきちんと接続されているかを確認します。カメラは映った画面を見て確認ができますが、音声は声を出す必要があります。

その際には簡単な挨拶など、アイスブレイクを兼ねてマイクテストをおこなうとよいでしょう。

3. 挨拶をして面接開始

最初に挨拶をして面接開始です。面接の進め方は、対面の面接と変わりません。

ただし、Web面接は対面の面接と比べて企業側と応募者の意思疎通がしにくいデメリットがあります。そのため、対面の面接よりも企業側が先導するように心がけましょう。身振り手振りは伝わりづらいので、声で反応を示したり、多少オーバーに頷いたりする工夫が必要です。

また、面接を録音・録画するときは注意が必要です。Web面接システムによっては、録画していることが相手にわかるようになっています。事前に必ず応募者へ許可をとりましょう。

4. 退室は速やかに

Web面接が終了したら、速やかにWeb面接システムから退室します。なぜなら電話対応と同じで、応募者は企業側より先に退室しにくいからです。

Web面接の実施で企業側が準備することや注意点について、こちらの記事で詳しく解説しています。

Web面接中のトラブル対応

Web面接は、機材を使って面接をおこないます。また、企業側、応募者ともに不慣れです。起こり得るトラブルを知って、事前に対応方法を考えておきましょう。

声が聞こえないとき

Web面接で起こりやすいトラブルに、音声が聞こえないあるいは途切れることがあります。音声が聞こえないときは、相手のマイクが「ミュート」になっていないかを確認しましょう。

また、音声が途切れる原因として、インターネットの通信速度が遅いことが考えられます。事前テストで問題がなくても、回線が混んでいる場合などに起こり得ます。

画面が映っている場合は、スマートフォンで通話しながら面接を続けることも可能です。中止するか、続行するかは事前にトラブルシューティングとして決めておくとよいでしょう。

カメラが映らないとき

カメラが映らないときも、カメラがオフになっている可能性があります。オンになっているかを確認してください。

また、応募者がスマートフォンでWeb面接を受けている場合、スマートフォンのカメラがインカメラに切り替わっていないこともあります。

映らない原因がわからないときは、パソコンを再起動させることも有効です。その際は応募者とスマートフォンなどで通話をしながら、お互いの状況を確認して作業をおこなうようにしましょう。

Web面接終了後の応募者への対応

Web面接終了後の対応は、対面の面接終了後と同様です。応募者へお礼のメールとともに、合否結果の通知目安を送ります。このときに、Web面接に関するアンケートを実施すると、次回の改善点が見つかるかもしれません。

Web面接の流れを把握してスムーズに実施しよう

Web面接の流れを、準備・当日・面接後に分けて説明しました。Web面接は、対面の面接よりも事前準備に時間がかかります。しかし、応募者の移動時間を短縮でき、場所を問わずに面接をおこなえることは企業側にとってもメリットが大きいでしょう。

Web面接の流れを理解していれば、対面の面接と同様にスムーズに実施可能です。トラブルが起こった際にも、事前に手順を作っておくことで対応できます。