Web面接の実施で企業側が準備する3つのこと

Web面接は、通常の面接よりも企業側が準備すべきことが多いです。Web面接で起こりやすいトラブルに触れながら、準備すべきことを3つお伝えします。

1. システムの動作と使い方を確認しておく

基本的なことかもしれませんが、システムの動作と使い方を確認しておきましょう。

1. システムが正常に作動するか
2. 音声はクリアに聞こえるか
3. 通信相手側も問題なく作動するか

以上の3つは必須です。

社内でリハーサルをおこない、問題なく通話できるか確認しましょう。面接直前にも再度確認することで「昨日まではできたのに今日はできない･･･」という事態を防ぐことができます。また、すべての面接官がツールを使いこなせるようにしておきましょう。当日欠員が出た場合でも、万全の対応ができます。

マイクはパソコンの内部マイクではなく、外付けマイクを推奨します。なぜなら、パソコンの内部マイクは、音質が悪いことが多いからです。応募者が聞き取りづらい音質は、面接の進行を妨げます。面接の時間を無駄にしてしまうだけでなく、応募者にも迷惑がかかります。

会社の印象を下げてしまい、応募者が他の会社を選ぶ原因にもなってしまうのです。そのため「相手にはどのように聞こえているか」は社内リハーサル時にしっかりとチェックしましょう。

2. 面接官が複数いる場合は綿密な打ち合わせが必要！

通常の面接ならば、面接官同士の打ち合わせも可能です。応募者に聞こえないように、耳打ちすればいいだけです。

しかし、オンライン面接ではそれは不可能です。そのため、面接のシートの書き方や質問事項、進行などは入念に打合せしておきましょう。どうしても、面接官同士で意思疎通が必要になった場合の対策まで決めておくと安心です。

3. 応募者にも使い方を周知する

企業側から応募者にWeb面接のツールの使い方を周知しましょう。メールなどで早めに資料を添付しておくと親切です。添付する資料は以下のものが良いでしょう。

• ツールを使うために推奨のパソコン
• Wi-Fi環境の推奨
• 外部マイクの推奨
• マニュアル

資料には、最低限上記のことをわかりやすく記載しましょう。人によってはパソコンやWi-Fi環境を持っていないため、準備に時間がかかる可能性があります。とくに1人暮らしの学生は、そういった可能性が高いです。企業側で何らかの配慮をする必要があるでしょう。

マニュアルは、できれば画像付きでわかりやすいものが好ましいでしょう。前日や当日直前にリマインドを送ると親切です。面接官も応募者も「忘れていた！」ということを防げます。

応募者のなかには「Web面接のためにアプリやソフトをダウンロードをするのは正直めんどくさい」という声もあります。そのため、できれば応募者がダウンロードする必要のないツールを使う方が好ましいでしょう。

Web面接で企業側が注意すべき5つのこと

対面の面接時にも配慮すべきことはありますが、Web面接だからこそ注意しなければならないことがあります。場合によっては、コミュニケーションがうまく取れないまま面接が終わってしまう可能性もあるのです。そのようなことを防ぐために、Web面接で企業側が注意すべき5つのことをお伝えします。

1. リアクションと目線に注意する

Web面接は、通常の面接よりも相手の表情や気持ちが読み取りにくいです。そのため、対面時よりも相手の話を聞く時はしっかりリアクションをしましょう。

大きめにうなずき、表情も豊かにすると親切です。いつも通りのリアクションだと、応募者に伝わりにくく「ちゃんと伝わっているか不安」と思われてしまう可能性があります。

また、目線も注意しましょう。意識しなければ、目線は画面を見つめた状態になります。

ですが、それは相手から見れば「こちらを見ていない」状態になってしまいます。なぜなら相手はカメラ越しにあなたを見ているため、カメラに目線を向けない限り「目が合う」状態にならないからです。カメラに意識的に目線を送り「自分の話を聞いてくれている」と応募者に思ってもらえるようにしましょう。

2. 外部の音に気を付ける

Web面接では、外部の音に気をつけましょう。マイクが関係ない音を拾ってしまえば、話の内容が聞こえにくくなってしまいます。

オフィスの話し声や、外の工事の音、キーボードの音、メモをとる音などに注意しましょう。とくに面接官がキーボードを打つ場合、その音が混ざってしまいがちです。

これら外部の音が混ざることによって、応募者が面接官の声を聞き取れない可能性があります。せっかくの面接でコミュニケーションできないのはもったいないことです。リハーサル時に、必ず確認をしておきましょう。どうしても音が入ってしまう場合は、応募者に先に伝えると親切です。

3. 誰が話すのかはっきりする

通常の面接と違い、Web面接は「混線」の恐れがあります。話している人がいることに気付かずに他の人が話してしまう現象が起きてしまうのです。これはシステム上、仕方のないことです。

対策としては、進行役を立てて、進行役が話す人を指名すれば混線が起きにくくなります。また、応募者に回答を求める際に「1分でお話しください」「簡単にお答えください」など話す時間の目安を設定すれば、話の終わりが読み取りやすいです。

こういった対策をおこなうことで企業側と応募者がスムーズなコミュニケーションをおこなうことができます。

4. 会社の雰囲気を伝える工夫をする

Web面接の最大の難点は「雰囲気が伝わらないこと」かもしれません。実際に応募者がオフィスに訪れれば、その雰囲気から「ここで働きたい」「自分に合いそうだ」と確信を持てることが多いです。

しかし、Web面接ではそれが難しく、入社に踏み切れない場合があります。その対策として、応募者に会社の雰囲気が伝えることができる資料を作っておくといいでしょう。

たとえば、オフィスの中や働く社員を撮影したプロモーション動画を用意しておくのも一つの手です。そんな手間をかけたくないという方もいるかもしれません。

しかし、最近ではスマホでも簡単に動画が作れます。オフィスの魅力を伝えて、いい人材を逃さないようにしましょう。どうしても映像を作るのは難しい場合は、Web面接をしながらパソコンを持って社内を映し出すのも一つの手段です。

5. 面接官が先に退出する

Web面接が終わったら、すみやかに退出しましょう。応募者は「自分が先に退出するのは失礼に当たるかもしれない」と思って自ら退出することができません。

実際、Web面接時のマナーとして「応募者側から退出するのは失礼。企業側が退出するのを待ちましょう」と書いているサイトもあります。そのため、面接官が先に退出しましょう。

退出する際に「本日はありがとうございました。失礼します」と一言添えれば、応募者にも好印象を残せます。

Web面接終了後の応募者へのフォローについて

Web面接終了後には、応募者のフォローをしましょう。「面接に参加していただきありがとうございました」という感謝のメールを送ります。合わせて選考結果の発表日程も伝えるとより親切です。

面接後のメールを送ることにより「丁寧な対応をしてくれる企業だ」という印象がつきます。安心感を相手に与えることによって、企業に対する好感度が上がり、採用した際に入社してくれる可能性も高まるでしょう。

優秀な人材ほど、多くの企業からも採用されている確率が高いため、面接終了後のフォローを大切にして好印象を与えましょう。

Web面接では、機械トラブルにより予定通り面接が進行できないこともあるかもしれません。その際は、面接後に必ず連絡をしましょう。場合によっては再面接の日程を提案も必要かもしれません。

リハーサルで円滑なWeb面接を

企業側からすると、Web面接は、準備も多く少し大変かもしれません。一方で応募者は、Web面接によって移動時間と費用が省かれ、以前より多くの企業の面接を受けることができるようになりました。

そのため、以前より応募者が企業を選びやすくなったのです。「入社したい」と思ってもらえるような丁寧な準備とコミュニケーションを心がけましょう。

応募者の環境を選ばないWeb面接

本記事で紹介したように、Web面接を実施するにあたり企業側が気をつけるべき点や注意点はさまざまあります。そのなかでも忘れてはいけないのがWeb面接ツールの導入です。

オンラインでのコミュニケーションが一般化し、面接もWebでおこなうという企業が増えてきました。そのため、面接に特化したツールも数多く提供されています。Web面接ツールには、面接の場面で有用な機能が揃っていることでしょう。しかし、用途ごとにツールを導入していては、コストがかさんでしまうというデメリットがあります。