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Web会議システムを選ぶ際の注意点・ポイントを解説!

Web会議システム

2023.08.25

2023.08.25

昨今はコロナ禍の影響もあり、さまざまな場面での徹底した感染症対策が必要な状況です。ビジネスシーンでいえば、会議や打ち合わせでは、密にならない工夫をしなければなりません。そこで今回は、密を避けるコミュニケーションをサポートする、おすすめのWeb会議システムを紹介します。 選び方の注意点、導入時の確認ポイント、Web会議システムを快適に使うための機器なども、あわせてお伝えします。

より適したWeb会議システムを選ぶための3つの注意点

ここまで紹介してきたように、Web会議システムにはさまざまタイプがあります。

導入すべきシステムの候補を絞っていくためには、3つの注意点を確認しておきましょう。

注意点1. 利用する規模に合っているか

それぞれのWeb会議システムでは接続できる人数が大きく異なります。数名から数百名まで幅があります。

もしも社内の一部のチームでしか使わないというのであれば、あまり規模が大きすぎても意味がありません。コストを少しでも抑えてミニマムに運用できるWeb会議システムを導入したほうが、費用対効果は高いでしょう。

反対に、多拠点から何十名も参加する会議に使用する場合は、大人数でもスムーズに会議をおこなえるシステムが必要です。音声の質や表示できる画面数など、オフラインに近い形でやり取りできるタイプを選ぶのがベストです。

注意点2. 最適な料金体系で使えるか

Web会議システムでは、契約形態もさまざまです。「アカウントごとの従量課金制」「1ルームで複数ユーザーが使える定額制」「時間数や回数の上限付き」など、Web会議システムごとにさまざまなプランが用意されています。

そこで注意すべき点は、自社の運用方法に適した料金体系であるかどうかです。安価でも、従量課金では結果的に高額になる可能性もあります。反対に、定額制でも使用頻度が低ければ、無駄なコストがかかります。こうした事態を防ぐためにも、まずは運用方法を明確にして選定しましょう。

注意点3. 操作性の高さは十分であるか

Web会議システムを導入する目的には、コロナ禍という社会情勢もあるかもしれませんが、ミーティングや打ち合わせの効率化も含めて検討される方もいらっしゃることでしょう。効率面を考慮するのであれば、操作性を確認しておかなければ、社内でなかなか定着しないという問題も出てきてしまいます。

顧客など、社外とのコミュニケーションツールとして使用するのであれば、オンラインに誘導するための手順や相手側の画面でできる操作などもチェックしておくべきです。誰でも簡単に使えるシステムを選ぶのがよいでしょう。

実際の導入時に押さえておきたい2つのポイント

実際に使い始めるWeb会議システムが決まったら、導入時にも確認しておきたい点がいくつかあります。

以下で、とくに大切な2つのポイントを見ていきましょう。

ポイント1. 導入形式は適切であるか

Web会議システムのなかには、クラウド型とオンプレミス型のいずれか選択できるものもあります。

クラウド型は、インターネットを介して提供元のサーバー上で各サービスを利用するタイプです。一方で、オンプレミス型は、自社内に設置した専用のサーバーを使って運用できるタイプを指します。

どちらも一長一短ですが、なかには双方を混ぜ合わせたような「ホスティング型」といった形式もあります。事前に、どのような導入方法がベストか確認しましょう。

クラウド型

クラウド型は、提供元が用意したサーバーを利用するため、初期費用はさほどかからず、導入も手軽にできるのが最大の利点です。

しかし、利用にはインターネットを介する必要があり、ユーザー側の環境によっては不正アクセスの危険もないとは言い切れません。また、提供元の共有サーバーを使うため、提供側で障害が起きた場合にはユーザー側にも影響があります。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社専用のサーバーを利用するため、より堅牢なセキュリティ対策を求められている事業者にとっては、安心して使える点が大きな魅力です。

自社のネットワーク内で利用できるため、処理性能も安定します。自由にカスタマイズすることも可能です。ただし、そのぶん、社内でITリソースを確保しなければならず、クラウド型に比べると導入には時間や費用などの負担がかかります。システムの保守や運用も自社でおこなう必要があり、専門的なノウハウを持つ担当者の存在も欠かせません。

ポイント2. 必要な周辺機器はそろっているか

基本的にはカメラとマイクさえあればWeb会議はできるため、使用する端末にカメラとマイクが内蔵されていれば最低限の会議は可能です。しかし、ビジネスで利用するのであれば、オンラインでのコミュニケーションをよりスムーズにできる準備はしておくべきです。

スムーズにWeb会議を進めるために用意しておくべき周辺機器を3つ紹介します。

1. マイクスピーカー

たとえば多拠点を集めて、何十名の大規模な会議をオンラインでおこなう場合、1つの拠点ごとに何名もの参加者が在籍しているケースも考えられます。このような場合、パソコンに内蔵されているマイクでは音声が拾いきれず、重要な内容も上手く伝わらない可能性も高いです。スピーカーも同様に、内蔵されているものでは不十分で、相手側の声が聴き取りにくく、スムーズな進行の妨げになることもあるでしょう。

1つの端末で複数名が参加する場合には、マイクとスピーカーを兼ねたマイクスピーカーを用意しておくのがおすすめです。数名であれば1台設置するだけで十分ですが、10名以上の場合には、いくつかのマイクを連結させて拡張できる、分離型のマイクスピーカーを利用しましょう。

2. イヤフォンスピーカー、ヘッドセット

1つの拠点に1名ずつ参加する場合には、イヤフォンスピーカーやヘッドセットを使うと、より快適にWeb会議を進められます。端末に内蔵されているものでも問題はありませんが、雑音が入ってしまったり、自分の周りの音が気になって相手の声に集中できなかったり、という事態が発生する可能性が高くなります。

オフラインと同様のスムーズなコミュニケーションのためにも、内蔵されているマイクやスピーカーではなく、専用機器を利用したほうがよいでしょう。

3. Webカメラ

カメラは、端末に内蔵されているカメラもありますが、決して画質がよいとはいえません。1つの端末で複数名が参加する際には、内蔵のカメラや小型のカメラでは、全員の顔を映し出すのが難しい場合もあるでしょう。

そうしたケースで使えるのが、画角や向きなどが調整できるWebカメラです。会議室全体が映し出せたり、高画質だったりします。Webカメラを利用することで、参加者全員がその場にいるような感覚で話を進められます。

目的に合ったWeb会議システムで業務改善を

新型コロナウイルス感染症の影響をきっかけに、Web会議システムの導入を検討している企業も多いようです。Web会議システムは、密を避けられるだけでなく、生産性の向上につながるメリットも数多くあることに注目しましょう。

「商談に使うことで遠方にまで販路を広げられる」「面接ツールとして利用することで幅広い人材を確保できる」というように、考え方次第でさまざまなメリットが生まれます。

今回は、各分野に特化したWeb会議システムを紹介しました。紹介したWeb会議システムは、オンラインでのコミュニケーションができるだけでなく、あらゆる業務をサポートする機能を備えています。どれも高い利便性を持っているため、ご検討の際には参考にしてみてください。

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