営業にWeb会議システムを利用する2つのパターン

「Web会議システムでは、対面ほど効果のある営業ができないのでは」と心配される方もいらっしゃいます。しかし、Web会議システムは、使い方次第では対面よりも効果的な営業ができることもあります。

営業でWeb会議システムを使う場面には、次の2つのパターンが考えられます。

• 見込み客へのアプローチ
• クロージング（契約の締結）

ここでは、それぞれのパターンで、Web会議システムを使うときのメリットをお伝えいいたします。

1. 顧客へのアプローチに利用する

従来ならメールや電話でおこなっていた顧客へのアプローチを、Web会議システムを利用しておこなえます。Web会議システムなら、電話音声のみでは伝わりにくかった営業内容を、資料を見せながら説明することが可能です。

また、メールなどの文章では、伝えたいポイントを的確に伝えるのが難しいというデメリットがあります。Web会議システムなら、ポイントを絞って伝えられるだけでなく、実際の商品やサービスを見せながら営業できます。

2. クロージングのために利用する

Web会議システムを利用した営業では、クロージングにも十分に対応できます。クロージングとは、顧客と契約を結ぶことです。Web会議システムが使われるようになり、クロージングを含む商談をWeb上でおこなうことも可能となりました。

Web会議システムで、クロージングを含む商談を進める場合、事前に顧客に対してヒアリングをおこない、どの程度、製品やサービスに興味を持っているのかを把握しておくとスムーズです。顧客の反応次第では、技術担当に同席してもらってより詳細な説明をしたり、デモンストレーションなどを取り入れたりと、成功率をアップさせる営業もできます。

Web会議システムで営業活動をする4つのメリット

Web会議システムを営業に利用することには、多くのメリットがあります。コスト面、時間や場所にこだわらない営業活動ができます。

こちらでは、とくに知っておきたいWeb会議システムの4つのメリットについて解説いたします。

1. 移動時間や経費を削減できる

Web会議システムを利用するには、利用料や導入費がかかります。しかし、訪問営業でかかる移動時間や交通費と比べると、経費削減になるでしょう。

とくに、長距離を移動しなければならない営業の際にWeb会議システムを利用すれば、交通費や宿泊費だけでなく営業担当の負担も減らせます。浮いた経費と時間と労力で、より多くの営業活動ができ、生産性向上が期待できます。

2. 営業の範囲を拡大できる

Web会議システムの導入で一番のメリットが、営業の場所を問わないことです。インターネット回線とパソコンさえ用意できれば、顧客がどこにいても営業をおこなえます。そのため、従来よりも、営業範囲を大幅に広げられます。

対面営業の際、見込み客がいても営業できなかった地域で、Web会議システムを使えば多くの見込み客を取り込めることが魅力です。

3. 資料・音声・映像を使用できる

Web会議システムは、資料・音声・映像のすべてを使用した営業活動ができます。電話やメールでアプローチをする場合よりも、多様な方法で顧客に情報を伝えられます。知ってもらいたい内容を、伝わりやすい方法で効果的に演出できます。

Web会議システムの営業では、見せたい資料を提示しながら説明できます。また、その場でデモンストレーションもできるのがメリットです。

4. 営業活動にかかる時間を短縮できる

Web会議システムなら、訪問のための移動時間が不要になり、一つひとつの営業活動の隙間時間が短くて済むこともメリットです。また、Web会議システムを使うとポイントを絞って営業ができるため、1件ごとの営業時間も短縮できます。

Web会議システムで営業する3つのデメリット

Web会議システムで営業をするメリットもありますが、もちろんデメリットもあります。システムを導入する前には、デメリットも理解して対策しておきましょう。

1. 顧客の反応がわかりにくい

Web会議システムでとくに注意したいデメリットが、顧客の反応がわかりにくい点です。画面越しの営業になるため、その場の反応を読み取りにくいです。

顧客が、どの程度サービスや商品に興味を持っているかわからず、顧客と営業側で温度差ができてしまうのです。このデメリットを解決するのが、このあと営業が成功するコツの項で説明する「事前のヒアリング」です。事前におこなうヒアリングで、顧客と営業側の溝を埋める作業をします。

2. 事前準備や環境設備の調整に時間がかかる

Web会議システムの導入は簡単ですが、営業前の準備は入念におこなう必要があります。とくにインターネット回線の整備など、環境面の準備は、対面営業よりも時間がかかるでしょう。これらは環境が重要なWeb会議システムならではのデメリットです。

また、従来の営業で使用していたパンフレットなどの資料では、対応できないこともあります。Web会議システムでの営業用に、資料を作り直す必要もあります。使用するWeb会議システムに合わせて、より効果を発揮する資料を作成しましょう。

3. 営業成績がWeb会議システムに左右されることもある

Web会議システムでの営業は、システムの機能が営業成績を左右します。「必要な資料を提示したい場面できちんと表示できる」「強調したいポイントを指し示せる」などの機能が重要です。

必要な資料が共有できなかったり、強調したい場面で資料に書き込めなかったりすると、営業に支障が出ます。営業に適したWeb会議システムを選びましょう。

Web会議システムでの営業を成功させる3つのコツ

Web会議システムでの営業を成功させるためには、コツを知っておきましょう。

とくに、次の3点が対面での営業とは異なるポイントです。

• 事前ヒアリング
• 営業の準備
• Web会議システム

こちらでは、Web会議システムを利用した営業を成功させる3つのコツについて解説いたします。

1．訪問営業よりも事前ヒアリングに重点を置く

対面営業でも、事前のヒアリングが重要です。しかし、Web会議システムを使った営業を成功させるには、より綿密にヒアリングをおこなう必要があります。なぜなら、Web会議システムでは顧客の反応を読み取りづらいからです。

顧客の興味のあるポイントを事前にヒアリングをしておくと、お互いの認識のズレを少なくできます。顧客が注目するポイントに焦点を当てることで、営業が成功しやすくなるでしょう。

2．準備はより綿密におこなう

Web会議システムを使った営業では、営業前の準備を綿密におこなう必要があります。途中で通信が切れたり、資料が提示できなかたっりしないようにしましょう。

Web会議システムで共有する資料の作成も、対面営業で使用する資料と同じでは対応できないこともあります。強調したいポイントを伝えられるような資料作りが必要です。

3．営業に適したWeb会議システムを導入する

営業に適したWeb会議システムを導入することが重要です。ツールとなるWeb会議システムの選択は、営業の結果を左右します。

営業で利用したい機能を持ったWeb会議システムを選ぶことが、営業成功への鍵となります。

営業で使用するWeb会議システムを選ぶ4つのポイント

営業で使用するWeb会議システムは、どんなものでもよいのかというとそうではありません。Web会議システムには、会議をするために特化したタイプもあり、すべてのタイプが営業に向いたものではないからです。

こちらでは、営業で使うWeb会議システムを選ぶときに確認したい4つのポイントについて解説します。

1. URL接続であること

Web会議システムのなかには、ログインが必要なタイプもあります。システムへのログインが必要だと、顧客側の手間となりスムーズに営業が進まないかもしれません。そのため、Web会議システムに接続する方法は、URLがおすすめです。

URLで接続するWeb会議システムでは、顧客にURLを提示し、顧客がそのURLをクリックするだけで接続が完了します。ログインIDがなくてもアクセスできるので、顧客が手軽にシステムを利用できます。

2. 画面共有機能がある

Web会議システムでの営業では、顧客側に伝えたいポイントを画面に表示する必要があります。そこで重要なのが、画面共有です。パワーポイントなどで作成した営業資料を画面に表示し、顧客に指し示しながら営業を進められます。

単純に会議をするためだけのWeb会議システムでは、画面共有の機能がないこともあるため、注意しましょう。

3. 資料共有とペンツール機能がある

システムに営業で使用する資料をアップロードして、顧客が資料をダウンロードできるのが資料共有です。メールなどでPDFを添付する必要がなく、その場でダウンロードしてもらうこともできます。

また、Web上で資料に書き込めるペンツールがあると、さらに便利です。顧客に伝えたいことを、説明しながらペンツールで強調したり、補足で書き足したりできます。営業をサポートする機能として、ペンツールの使えるWeb会議システムがおすすめです。

4. 録画・録音機能がある

対面営業とWeb会議システムでの営業の大きな違いは、Web会議システムは録画・録音ができる点です。営業活動を録画することで、営業の研修に利用できます。

営業の振り返りにも利用できます。分析することで営業成績アップに役立てられます。

Web会議システムのメリットを最大限に活かして営業を成功させよう

Web会議システムのメリットは、コスト削減だけではありません。営業先への訪問が不要になるため時間短縮できます。短縮できた時間でほかにも営業でき、結果的に営業数や範囲の拡大が期待できます。

また、顧客先の場所にかかわらず営業ができることも魅力の一つです。営業で使うWeb会議システムは、営業活動に必要な機能が揃ったものを選びましょう。営業で使うときは、画面・資料共有や録画・録音機能のあるWeb会議システムがよいでしょう。また、ペンツールやトークスクリプト機能があると、さらに便利です。

［注1］テレワークの推進｜総務省