今注目のオンライン商談とは？

「オンライン商談」とは、Web会議システムといったコミュニケーションツールを利用し、非対面式でおこなう商談のことを指します。

オンライン商談は、従来型の対面式の商談と比較し、顧客先への移動時間や費用を削減することが可能です。また、商談の日程調整がしやすいというメリットがあります。そのため、1日の間に対応可能な営業件数を増やせたり、営業活動をおこなう人員を減らせたりと、効率的な営業活動が可能になります。

ほかにも、紙の資料を準備する必要がないため、ペーパーレス化を推進し、紙コストの抑制ができることも利点の1つといえるでしょう。

インターネットとオンライン商談用の環境整備をおこなうことで、企業規模にかかわらず利用可能なため、近年、多くの企業で導入を検討する動きが広がっています。

オンライン商談を実施する企業が増えている5つの理由

なぜ今、オンライン商談を実施する企業が増えているのでしょうか。

理由として、以下の5点が挙げられます。

• 新型コロナウイルス感染拡大による影響
• 社内教育用に映像を残せる
• 営業活動の効率化が可能
• 遠方であっても対応できるため商圏の拡大が可能
• 働き方改革によるテレワーク推進

こちらでは、これら5つの理由について紹介していきます。

1. 新型コロナウイルス感染拡大による影響

新型コロナウイルスの感染拡大への対策として、不要不急の外出の自粛要請があったこと、そして、営業活動においても「密閉」「密集」「密接」の「三密」を避けて活動することを絶対条件としている企業が多くなっています。

また、訪問先企業からも、訪問を敬遠されたり、在宅勤務をしていたりする場合も多く、従来型の対面式の営業活動が難しくなっているという現状があります。そのため、この状況を解決しながら営業活動をおこなう方法として、オンライン商談による商談を実施する企業が広がりをみせています。
オンライン商談の場合、感染者の集団発生を防ぎつつ通常通りの営業活動をおこなうことができるため、売上を低下させることなく業務の継続が可能です。

2. 社内教育用に映像を残せる

オンライン商談では、実際におこなった商談の様子を映した映像を残せるという利点があります。そのため、社内教育の際に、商談の映像を見ながら、先輩の社員の営業トークや立ち居振る舞いなど確認することができるなど、新人の営業研修に活かすこともできます。

3. 営業活動の効率化が可能

従来型の訪問による営業活動の場合、移動に要する時間を考えると、1日で対応可能な商談の件数は限られます。

しかし、オンライン商談では、移動に要する時間が不要となるため、他の顧客との商談設定することも可能です。また、より多くの商談をこなすために、営業活動に携わる人員を増やす必要もなくなり、結果として人件費の削減にもつなげることができます。そのため、オンライン商談により、より営業活動の効率化を図ることが可能となります。

4. 遠方であっても対応できるため商圏の拡大が可能

オンライン商談では、顧客との日程調整がしやすく、たとえ遠方の場合でも本日中もしくは翌日といった早めの商談にも対応できます。そのため、従来型の対面式の商談ではなかなか対象とならなかった場所でも、営業活動をおこなうことが可能になります。

商圏の拡大を可能にし、業績アップに貢献するという意味でも、オンライン商談という手法は多くの企業から注目されています。

5. 働き方改革によるテレワーク推進

最後に、以前より政府主導でおこなってきた働き方改革によるテレワークの推進も、オンライン商談増加の理由として挙げられます。

新型コロナウイルスの感染拡大がテレワークのさらなる推進のきっかけとなったことは否めませんが、以前より生産性向上を目的として、在宅勤務等のテレワークを実現しようとする動きはありました。

オンライン商談は、そのテレワークでの営業活動を実現するための1つの手段として、実施を検討する企業も多くなっています。

オンライン商談を導入する方法

自社にオンライン商談を導入してみたいけど、一体何から始めればいいのかわからない人がほとんどでしょう。

せっかくオンライン商談を導入するのであれば、より成果を上げられるよう、しっかりとした準備をしたうえでの利用を検討するのがおすすめです。

以下、これらの3つの準備内容について詳細を確認していきましょう。

• インターネット環境の設定をおこなう
• 商談で利用する資料の準備をする
• 効率的に商談をおこなえるオンライン商談ツールを選定する

具体的には、オンライン商談を効率的な導入のために進めたい準備を紹介します。

1. インターネット環境の設定をおこなう

まずオンライン会議を実施するためには、インターネット環境設定をおこなう必要があります。スムーズにオンライン商談を進めるためにも、安定したインターネット環境の整備をおこないましょう。インターネット環境は、Wi-Fi環境を構築することが基本です。

しかし、環境の構築が難しい場合や動作が不安定な場合は、ポケットWi-Fiなどの利用も検討するとよいでしょう。また、ネットワークの通信速度やセキュリティについて問題があると、商談中の中断にもつながり顧客に不快な思いをさせてしまいます。そのようなことがないように、あらかじめ通信テストなどを実施しておくのがおすすめです。

2. 商談で利用する資料の準備をする

オンライン商談では、短い商談時間で効果的に顧客にアプローチできる資料を準備することが重要です。そのため、商談で使用する資料については、顧客にとってわかりやすいものを準備するように心がけましょう。とくに、オンライン商談の場合は、顧客先に出向く移動時間が削減されるため、浮いた時間を利用してより効果的な営業資料を作成してみるのもおすすめです。

そのほか、資料を顧客に見せる場合のアプローチ方法やトーク方法についても、あらかじめ考えておくと、より商談での効果を上げることができます。

3. 効率的に商談をおこなえるオンライン商談ツールを選定する

最後に、より効率よくオンライン商談をおこなうためにも、自社にあったオンライン商談ツールを選定しましょう。

現在、さまざまなオンライン商談ツールが提供されていますが、ツールによっては、基本的な標準機能以外の機能も数多く搭載されています。映像や音質についても、ツールごとに違いがあるため、ツール選定時にはあらかじめしっかりとチェックしておきましょう。

また、ツールにより、料金や同時に接続可能な数に違いがあるため、自社で利用することを十分にシュミレーションしたうえで、最適なツールを選ぶようにするとよいでしょう。いくつかのツールで迷っている場合は、デモンストレーションやお試し利用で確認し、比較検討したうえで、最終的なツール選定をおこなうのもおすすめです。

そのほか、ツール導入後のサポート体制などについても、ツール導入後のことを見据えてしっかりと確認しておきましょう。

オンライン商談を導入する際の3つのポイント

オンライン商談を導入し、かつ成功させるためには、いくつかのポイントがあります。

具体的には、次の3つのポイントが挙げられます。

• 商談に関する内容や資料を顧客に共有しておく
• 顧客に手間のかからないツールを選定する
• 音声や映像を安定させるために適切なデバイスを準備する

こちらでは、オンライン商談を導入する際にあたって気をつけるべき3つのポイントについて確認をしていきます。

1. 商談に関する内容や資料を顧客に共有しておく

オンライン商談では、商談に関する内容や利用する資料について、あらかじめ顧客側に共有しておくのがおすすめです。できれば、商談前日までに情報を共有しておくことで、実際の商談での意思疎通に関するリスクを減らすことができます。

なかでも、次の3点については、顧客側に前もって送付もしくは画面上で共有しておくのがよいでしょう。

• 当日の商談での議題
• 商談ツールへの参加方法
• 商談に利用する資料

当日の商談での議題をあらかじめ共有しておくと、商談での誤解を防ぐことができます。

また、商談ツールへの参加方法を提示しておくことで、オンライン商談システムに慣れていない顧客でもスムーズな参加が可能となります。

商談に利用する資料は、なるべくシンプルでわかりやすいものを用意しておくのがおすすめです。情報を詰め込みすぎると、相手の混乱を招く恐れがあるので、注意しましょう。会議中は、画面上で資料を共有させることで、顧客との認識を合わせることができます。ぜひ積極的に活用しましょう。

2. 顧客に手間のかからないツールを選定する

オンライン商談に使うツールは、なるべく顧客側に手間のかからないものを選定するようにしましょう。

ツールのなかには、使用できるOSやデバイスが限定されていたり、別途アカウントの作成をしなければならなかったりというものもあるからです。

顧客側に負担の少ないツールとしては、あらかじめ通知しておいたオンライン商談用のリンクをクリックすると即商談が開始できるようなものがあります。

相手にストレスを感じさせないことが、商談の成約率向上にもつながります。スムーズな商談実施のためにも、ぜひ顧客の立場に立ったツール選定にこだわってみてください。

3. 音声や映像を安定させるために適切なデバイスを準備する

対面式ではないオンライン商談の場合、音声や映像が安定しているか否かを配慮する必要があります。

商談中の映像が粗かったり、音声が途切れたりすると、そのたびに商談が中断してしまい、相手に不快な思いをさせてしまいます。顧客からの信頼を得るためにも、音声や映像における品質は安定させるように気をつけましょう。

そのためには、解像度の高いカメラやノイズを拾いにくいマイクなど、よりスペックの高い機材を準備するのもおすすめです。

なお、ここで取り上げた3点については、オンライン商談で顧客の信頼を失わないためにも、特にこだわりたいポイントといえるでしょう。顧客に負担を与えないように商談を実施することが、成功への近道となります。

オンライン商談導入のポイントを押さえ効率的な営業活動を目指そう

今回は、増加傾向のオンライン商談についての概要や導入方法、また導入の際のポイントや成功に導くためのコツについて紹介しました。

Web会議システム等のツールを利用した、非対面式のオンライン商談は、対面式にはないさまざまなメリットから、今後利用を検討する企業が増えていくことが見込まれます。

現在、オンラインでの商談を営業の一手段として検討されている企業担当者の方は、ぜひ本記事の内容を参考に準備を進め、効果的なオンライン商談の実施を目指してみてください。