テレワーク中によくあるメールに関する課題とリスク

さっそく、テレワーク中によくあるメールに関する課題やリスクについてみていきましょう。
テレワーク中の社員同士の連絡にメールを使用するリスクとしては、コミュニケーションがとりにくいこと、社外でのメール対応による情報漏洩リスクがあること、などが挙げられます。

ここでは、3つの課題について詳しく紹介します。

1. テレワーク中、メールではコミュニケーションがとりにくい

テレワーク中のメール連絡には、コミュニケーションがとりにくいという課題があります。
基本的に1対1でやりとりするメールは、あいさつや署名など、気を配るべき細かなマナーが多いです。メールで複数人とやりとりするためにCcやBccを使用する場合は、さらに手間がかかります。
短文でやりとりしやすいチャットツールや、画面越しに相手の顔を見ながら対話するWeb会議システムと比べると、多くの人が「メールはコミュニケーションがとりにくい」と感じるでしょう。

また、メールは送信したからといって、すぐに返信がくるとは限りません。メールの返信がなく、業務上必要な確認が滞ることで、仕事の遅れにつながる可能性もあるでしょう。

こういった問題は積み重なると大きなストレスになり、ひいては会社全体の業務効率の低下につながります。「テレワーク中はとりあえずメール連絡でいいかな」と考えていると、業務のやりにくさや煩雑さにつながってしまうかもしれません。

2. テレワークでメールが増えたせいで連絡を見逃してしまう

テレワーク中は社内外の連絡や情報共有の機会が多くなるため、メールの数も増えがちです。とくに、CcやBccなど部署やチーム内で情報を共有するためのメールは、件数が多くなりやすいでしょう。直接関係ない内容でも、「念のため」とCcに加えられることがあります。そうすると、それだけで膨大な件数のメールが送信されてくるかもしれません。

メールの数が増えると、重要なメールとそうでないメールの区別がつきにくくなり、メールを見逃したり業務効率が下がったりしてしまいます。

3. テレワークではメールに関するミスの発覚が遅れやすい

従業員が顧客と個別でやりとりをしていれば、どうしても対応漏れや誤送信などのミスが起きる可能性はあります。
オフィスで働いているときは進捗管理がしやすいため、こういった問題が生じたときに情報共有をしやすいでしょう。しかし、テレワークの場合は従業員一人ひとりのミスを把握しにくいうえ、従業員がミスを隠してしまい、問題が大きくなってから上司へ報告することも考えられます。

ミスが発覚しにくく対応が遅れてしまう可能性がある点も、テレワークにおけるメールの課題です。

テレワーク中のメール使用によるリスクを減らす対策

テレワーク中のメール使用には多くの課題があります。しかし、一つひとつの課題の要因を知れば、しっかりと対策することが可能です。テレワークは一時的なものではなく、今後のスタンダードになる可能性もあるので、今のうちから課題を潰して快適に働ける環境を整えておくことが大切です。

ここでは、テレワーク中のメール使用によるリスクを減らす対策についてみていきましょう。

1. メール以外のツールも併用する

テレワーク中にメールを多用すると、「コミュニケーションがとりづらい」「重要なメールが埋もれてしまう」「ミスの発覚が遅れがち」などといった問題が発生することがあります。こうした課題は、メール以外のツールを利用することで解消可能です。
とくに複数人でコミュニケーションをとりたいときは、グループ内で気軽にやりとりできるチャットツールや、相手の顔を見ながら対話できるWeb会議システムを活用しましょう。

また、前述のとおり、メールは基本的に1対1でやりとりするツールです。取引相手への謝罪など、内容によってはメールを使用したほうがよい場面もあります。
したがって、メールとメール以外のツールは併用し、場面に応じて使い分けることが大切です。

2. 宛名や署名、メールアドレスの確認で誤送信を防ぐ

テレワークのメール連絡で生じやすい誤送信は、宛名や署名の挿入、メールアドレスの確認を徹底することである程度防ぐことが可能です。具体的には、以下のような対策をすることで、誤送信を防止できます。

• メール作成時に宛名と署名を明記する
• 送信時にメールアドレスと宛名が一致しているか指差し確認する
• 社外に送る前に社内で送信して誤りに気づきやすい体制を整える
• メール送信可否に上長承認がおこなえるよう設定する
• 送信ファイルに取引先企業名を記載する

また、署名に以下の内容を記載しておくと、誤送信してしまったときの被害を軽減できます。

この電子メールには、機密情報が含まれている場合があります。万が一、弊社の手違いにより心当たりのないメールが届いた場合は、お手数をお掛けいたしますが、速やかに破棄していただきますようお願い申し上げます。

誤送信のリスクを減らしたい場合は、ぜひ参考にしてください。

3. テレワーク中のメール対応はセキュリティ対策を徹底する

セキリティ対策も、テレワークのメール対応において非常に重要です。テレワーク用の端末にセキュリティソフトをインストールするのは当然のことです。そのうえで、「不特定多数の目に触れるところでメールを見ない」「公共Wi-Fiに接続しない」などの、具体的なセキュリティ対策法についても周知する必要があります。

テレワークでのセキュリティ対策について、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

顧客にテレワークの実施を知らせるメール例文

企業がテレワークに移行する際は、社内だけではなく社外の顧客に対してもテレワークの実施を知らせる必要があります。テレワークによってサービスや対応が変更になる可能性があるためです。

以下、顧客にテレワークの実施を知らせるメール例文を記載します。

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。

弊社では2020年4月1日より、新型コロナウイルスの感染拡大の
状況を踏まえまして、全社でのリモートワーク実施を決定いたしました。

○○様には平素よりお世話になっており大変恐縮ですが、
今後は原則としてオンラインミーティングまたはメールでの
対応になることを、ご理解いただけますと幸いに存じます。

リモートワーク中は対応に少々お時間をいただく場合もございますが、
従来と同様お気軽にご相談いただければと存じます。

ご不便をおかけすることになり、大変申し訳ございません。
今後も、何卒よろしくお願い申し上げます。

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○○株式会社 △△部 ○○課
課長 ○○○○
〒000-0000　
東京都新宿区○○
TEL：00-0000-0000
携帯電話：00-0000-0000
Mail：***@***.co.jp
URL：https://*****
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テレワーク中にメールの代わりになるツールとは？

テレワークの課題を解消するためには、メールの代わりになるツールを併用することが重要です。とはいえ、現在は多くのビジネスツールがあるため、何を導入すればよいか迷っている企業も多いでしょう。

そこでここからは、テレワーク中の利用におすすめのツールを紹介します。

Web会議システム

Web会議システムは、インターネットを通して画面越しに会議をおこなえるツールです。ツールをダウンロードして利用する、もしくはブラウザ上で利用するものが多く、別々の場所にいても会議や打ち合わせをおこなうことが可能です。

カメラとマイクを使って画面越しに対面ミーティングができるため、メールでは難しいリアルタイムかつ双方向のコミュニケーションが実現できます。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、1対1やチームでチャットグループを作り、テキストやファイル、タスクの共有などがおこなえるツールです。メールよりも気軽に連絡できるため、頻繁なコミュニケーションが促進されて業務を効率化できます。

メールのように定形の挨拶文や署名を入力する必要がなく、複数人とのコミュニケーションがおこなえるというメリットがあります。社内だけではなく、取引先との連絡に活用している企業も少なくはありません。

情報（ナレッジ）共有ツール

従業員のタスクや進捗、クライアント情報などを一元管理できる情報管理ツールも、テレワークにおすすめのツールです。進捗管理や日報をメールでおこなっている企業は、情報管理ツールの導入によって効率化を図ることができます。

業務マニュアルや研修資料、議事録なども共有できるため、テレワーク下でもこうした資料をすぐに確認できるというメリットがあります。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは、インターネット上に仮想の事務所を設けられるツールです。バーチャルオフィスに社員が集まって、職場のようなリアルなコミュニケーションを取ることができます。上記で紹介したツールの機能が集約しているものと認識しておけば、問題ありません。

スピーディーなコミュニケーションを取ることができるため、テレワークでも従業員同士の一体感を重視したい企業におすすめです。

メール共有システム

メール共有システムは、複数の担当者が受け取った顧客からのメールを、インターネット上の共有管理画面で一元管理できるツールです。各従業員のメールが見ることができるため、対応漏れや二重対応を防ぐことができます。

ステータス管理やテンプレートの登録、アラートなどの機能が搭載されているため、顧客対応が多い企業に向いています。

テレワークで生じるメールの課題に正しく対処しよう

テレワーク中はメール対応が増える傾向にあるため、従来よりもメールというツールが持つ問題点やリスクが顕著化してきています。こういった課題を放置すると業務効率の低下を招くため、企業はツールの導入などを実施し、円滑なコミュニケーションを取ることができるようにサポートする必要があります。

気軽にメールに代わるツールを導入したいのであれば、操作がシンプルで混乱が生じにくいWeb会議システムやチャットツールがおすすめです。無料トライアルなどを活用して、ぜひ自社に適したシステムやツールを導入して課題を解決しましょう。