テレワーク導入で考えられる11の弊害

1. コミュニケーション不足に陥りやすい

テレワークをおこなううえで多くの従業員が悩まされる点が、コミュニケーション不足です。従業員同士が直接顔を合わせることがなくなると、気軽な相談やお互いの進捗のチェックができません。

従来のオフィス勤務では気軽なコミュニケーションからアイデアが生まれることもありましたが、テレワークではこういった機会も失われてしまいます。相談や情報共有の機会がなくなると、生産性やチームの結束力が大きく低下してしまう可能性もあります。

2. 従業員の勤怠の管理が難しくなる

テレワークはオフィスから離れ、自由な時間に働けるという魅力があります。これは裏を返せば、従業員のマネジメントがしにくくなるという大きな弊害でもあります。テレワークに移行することで従業員が仕事をサボってしまうのは大きな問題です。

ほかにも、勤怠管理が難しくなることで従業員を働かせすぎてしまう可能性も考えられます。真面目な従業員が人の目がない場所でつい働きすぎてしまい、その一方で要領よくサボってしまう従業員もいる状況では、仕事の公平性が失われてしまいます。

3. セキュリティ面の問題が生じやすくなる

テレワークによって起きやすいセキュリティ面のリスクは、大きく2種類に分けられます。まず考えられるのはサイバー攻撃などのリスクです。テレワークに移行した際、きちんとしたセキュリティ対策を講じないでいると、サイバー攻撃による情報の漏洩が起きてしまう可能性があります。　

また、テレワークではオフィス以外の場所でPC操作をおこなうので、機密情報の漏洩が起きる可能性も考えられます。企業の内部情報や個人情報は社外の人に見せないのが原則ですが、テレワークをおこなう場合は家族に情報を見られてしまうことがあるのです。

また、カフェなどのスペースでテレワークをおこなった場合、第三者に情報を閲覧されるリスクも高まります。端末を社外に持ち出した結果、盗難や置き忘れが起きて情報が漏洩してしまうケースもあります。

4. 決裁・承認・契約に手間がかかる

多くの企業がテレワークを導入する過程では、ハンコを押すためだけに出社するという例が散見されました。日本には古くからハンコ文化が根付いており、それゆえ決裁業務を完全にリモート化することに多くの企業が苦心しています。

せっかくテレワークに移行したにもかかわらず、決済や承認、契約の業務のためだけに出社するのは非効率的です。作業を効率化かつ、完全リモート化を実現するために、クラウドサービスの導入を検討すべきでしょう。クラウドサービスについては、次の項目で詳しく紹介します。

5. 人事評価がしにくくなる

テレワークには、従業員の評価がしにくくなるという問題があります。従業員がオフィスで仕事をおこなう場合には、上司は勤怠のほか仕事ぶりや勤務態度などを総合的にチェックできます。しかし、テレワークに移行すると仕事ぶりや勤務態度のチェックが難しくなり、結果のみで従業員を評価するしかなくなってしまうのです。

仕事の過程を見られないテレワークでは、適切に従業員を評価できません。もちろん、成果ありきの評価をおこなうという選択肢もあるでしょう。しかし、成果のみで従業員評価をおこなうと、定型業務をしている従業員のモチベーションを大きく削いでしまう可能性が考えられます。

6. 会社にかかってくる電話を取ることができない

テレワークに移行してすべての従業員が出社しなかった場合、会社の電話を取る人がいなくなってしまいます。数人の従業員が出社するという方法もありますが、出社した従業員のみに電話対応の負担が集中してしまうのは問題です。

ビジネスにおいて、電話でのコミュニケーションを完全に廃止するというのはかなり難しいものです。顧客と電話でのやりとりができないことは、重大な機会損失にもつながるため、意識的な対策が必要です。

7. 従業員が不公平感を抱えることがある

いくらテレワークを推奨したとはいえ、製造や販売の部門など、テレワークがしにくい職種もあるものです。たとえばメーカーの場合、製造や販売に関わる社員は、現場を離れてしまうと従来の仕事ができなくなることが多いです。

また業務の都合上、同じ部署内でも一部の従業員にのみテレワークを許可するケースもあるものです。すると、出社している従業員が電話対応や顧客対応を担うことになり、不公平感を抱かれる恐れがあります。
テレワークを実施すると、チーム内のコミュニケーションが希薄になりがちです。そのような状況下でしがらみが発生すると、業務に支障が出たりトラブルが起きたりすることもあるので気をつけましょう。

8. 環境整備に時間やコストがかかる

自宅は本来オフの時間を過ごす場所であり、仕事に適した環境を自宅に用意するのが難しいという従業員もいます。PCやネット環境のほか、仕事に適したデスクやチェア、Web会議に必須となるマイクやカメラなど、用意すべき物品はたくさんあります。これらの品物を購入して自宅環境を整えるまでには、まとまった時間や費用がかかります。

とくに新型コロナウイルスの感染防止の観点からテレワークを導入するケースでは、先行きが見えない中で、テレワークの準備にまとまった費用を割くことをためらってしまうという意見も多く聞かれます。

9. 家族の在宅中は作業の中断が起きやすい

自宅での仕事はしばしば配偶者や子ども、親など家族に邪魔されてしまうことがあります。とくに、小さい子どもがいると世話に追われてしまい、仕事が思ったように進まなくなってしまいます。また、家事をしながらテレワークを進めようとしたために仕事がはかどらないというケースもあります。

テレワークには、育児や介護に関わる従業員が継続的に働けるという良さがあります。その一方で、オンとオフの切り替えがしにくい点は大きな弊害となってしまいます。オフィスに出社すれば気持ちが仕事モードに切り替わりますが、自宅で仕事を始めるときには気持ちが切り替わりにくいのです。

10. 環境の変化によって健康を損なうリスクがある

テレワークは、従業員にとって環境が変化する大きなきっかけになります。とくにテレワークを始めると出社が必要なくなるため、運動不足に陥る従業員が増加してしまいます。

テレワークは自由な時間に働けるため、つい昼夜逆転など生活時間帯のずれが起き、健康を害してしまうケースもあります。また、家族と四六時中顔を合わせることでストレスを感じる人も少なくありません。

1人暮らしであれば快適にテレワークができるように思えます。しかし、一日中誰とも会わず1人で働くことが大きなストレスになるという方もいます。孤独感や閉塞感を覚え、ストレスに悩まされるケースもあるので注意が必要です。

11. テレワークに失敗してしまう企業もある

テレワークが主流となるなかで、多くの企業がテレワークへの移行を画策しています。しかし、ルールの浸透やシステムの構築がうまくいかず、結果的にテレワークを廃止してしまったという会社もあるものです。
テレワークへの移行をおこなったあとに廃止した場合には、準備にかけた時間や費用が無駄になってしまいます。

そもそも、テレワークへの移行が効果を発揮するのはインターネットを使ってできる仕事に限られます。職種によってはテレワークがまったくできないこともあるので、導入前にテレワークの必要性を見極めることが大切です。

テレワーク導入によって生じた弊害への対策法

1. 意識的にコミュニケーションを活性化する

テレワークを実施するときには、日常的にコミュニケーションをおこなえる場を用意することが大切です。コミュニケーションを活性化させることはチームの結束につながりますし、従業員の孤独感を解消する手段にもなります。ビジネスチャットや社内SNS、グループウェアシステムを使えば、誰もが気軽に交流をおこなえます。

ここで大切なことは、ツールを整備したあとに各々が意識的に発信をおこなうことです。上司と部下の隔たりを超えて、ちょっとしたことでも気軽にコメントができるようツールを活用すれば、コミュニケーションが活性化しやすくなります。

また、お互いの表情を見ながら会話や情報交換ができるよう、ときにはWeb会議の機会を設けるのがおすすめです。

2. テレワークにはこれまでと違った人事管理ルールを定める

テレワークで複雑化しやすい勤怠管理や人事管理には、一定のルールを定める対処法が有効です。

勤怠管理ができるクラウドシステムや業務内容をログで管理するシステムを導入すれば、遠隔であっても従業員の管理が可能となります。有給休暇申請や給与計算を一元的におこなえるシステムもあるので、ぜひ導入してみましょう。

3. テレワーク移行の際にセキュリティ対策を講じる

テレワークに移行する際には、セキュリティ対策が必須です。テレワークに従業員の私物を使用することは、セキュリティ面のリスクを高めることになってしまうので、テレワーク開始時に企業が端末を支給したほうがよいでしょう。

また、従業員が社外で使う端末には必ずセキュリティソフトを入れておきましょう。

社外秘の情報を第三者に閲覧されることがないようルール作りをおこなうことも大切です。コンピュータ端末やスマホ、タブレットの外部持ち出しを制限したり、自宅以外での作業を禁じたりと、社内のルールを細かく設定しておきましょう。

4. 決済・承認・契約のフローはクラウドサービスを利用する

テレワークでは決済がうまくいかず、出社が必要となるケースがたびたびあります。しかし、決済や承認が必要となるたびに出社していては、テレワークを導入した意味が薄れてしまいます。

この問題を解決するためには、リモートで決済や承認をおこなえるシステムの導入がおすすめです。近年では、オンライン上で見積書や請求書を作成して電子署名や電子印鑑を入れるなど、手続きのすべてをリモートでおこなえるシステムが次々と登場しています。

契約を一元化できるシステムを導入すれば取引に時間や手間がかからなくなり、さらにペーパレス化にもつながるなど、多くのメリットが得られます。電子契約などのサービスを導入するときには、取引相手に丁寧に説明をおこない理解してもらうことが大切です。

5. 人事評価の仕組みを再構築する

出社が原則となる働き方と、出社しないテレワークを同じ基準で判断するのはかなり難しいものです。テレワークへの移行の際には、これまでの人事評価を再構築するのがおすすめです。

成果などの評価ポイントを軸として従業員のチェックをおこなえば、従業員のモチベーションが上がりやすくなります。評価の方法や基準をわかりやすく示すことが、テレワークにおける弊害を防ぐためのポイントです。

6. 会社への電話はクラウド型ビジネスフォンで解決する

テレワークには会社にかかってくる電話を受けられないという弊害がありますが、会社にかかってくる電話をスマートフォンに転送できるシステムを導入すればこの問題が解決します。

電話の転送や内線の発信など、これまでオフィスでおこなっていたのと同じような電話対応ができるのが、クラウド型の電話サービスの魅力です。場所を選ばず電話のやりとりができるよう、クラウドサービスを活用して電話環境を整備しましょう。

7. 従業員が不公平感を抱えないような環境の構築をおこなう

一部の従業員のみがテレワークをおこなうことで生じてしまう不公平感を解消するための最も簡単な解決策は、すべての従業員にテレワークを許可することです。

とはいえ、当然ながらテレワークが難しい部門はあり、仕組み作りの手間やコストという観点からも、現実的ではないかもしれません。不公平感を和らげるためには、テレワークのメリットをすべての従業員に理解してもらうという方法がおすすめです。まずは、テレワークの必要性や有効性を周知する機会を設けましょう。

また、出社して働く従業員に負担がかからないような対策も有効です。ICTツールを適宜導入して、オフィスと自宅のどちらでも同じように働けるような環境を作り、従業員の負担を和らげていきましょう。

8. テレワークの環境整備をサポートする

従業員それぞれの自宅でありあわせの物品を使ってテレワークを開始した場合、想定通りの効率は見込めないでしょう。テレワークの開始時には、まとまった資金を用意して業務に適した環境を構築する必要があるのです。

多くの企業では、テレワークに移行するにあたって従業員に準備金を出したり、備品を購入して貸与したりといった対策をしています。準備にかかる費用は、テレワークによって業務の効率化を実現し生産性を向上させるための先行投資と考えましょう。

現在、国や自治体の各機関ではテレワークの普及や推進を目的とした助成金や補助金を用意しています。テレワーク開始時には助成金や補助金のルールをチェックし、適宜利用してみましょう。

9. 集中できる環境の確保を促す

家族がいる場所でテレワークをしてもなかなか集中力は高まりません。テレワークを導入するときには、家族や家事の都合で業務が中断されることがないよう配慮をおこないましょう。たとえば小さな子どもがいる過程には保育園やベビーシッターの手配ができるよう促すのがおすすめです。また、家族が寝ている時間にできる作業を割り振るなどの方策も有効です。

あえてテレワークの労働時間を限定的にし、家族とともに過ごすオフの時間を増やすという選択肢もあります。オフの時間が増えれば、限られた時間で集中して仕事をしようというモチベーションが高まりやすくなります。家族にも、その数時間だけは仕事に集中できるよう理解を求め、オンオフのメリハリをつけながら仕事をしてもらいましょう。

10. テレワーク環境における従業員の健康管理をおこなう

テレワークにおいては、従業員の健康を守るための対策を講じることも重要です。健康管理のために、テレワーク中の従業員には定期的にヒアリングやアンケート、ストレスチェックを実施し、問題の把握と解決へのサポートをおこないましょう。

テレワークが原因で従業員の健康に問題が起きていると考えられるときには、ヘルスケアに関するオンライセミナーや県境情報の提供、相談窓口の設置などの対策をおこないましょう。また、健康管理アプリを導入して従業員に使用してもらう方法も効果的です。

このときポイントとなるのは、一律で対策をおこなうのではなく、個々の状況を冷静に見極めることです。メンタルの不調に悩む方や障害者雇用に該当する方、過去に疾患を抱えていた方、シニアの方など、ハイリスク者に対して個別にアプローチをおこない、すべての従業員の健康を守っていきましょう。

テレワークでの健康管理について、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

11. テレワークの必要性を見極め慎重に移行する

現代は、多くの業務をリモート化できる時代ですが、その一方でテレワークにあまり向いていない業種もあります。やみくもにテレワークを導入するのではなく、まずはテレワークの必要性を見極めましょう。

テレワークへの導入に不安がある場合には、一部の作業をテレワーク化して様子をみるのがおすすめです。簡単な資料作成やメールのやりとりのみをテレワーク化し、うまくいったら少しずつテレワークの業務範囲を広げていきましょう。この方法であれば、テレワークがうまくいかないときにすぐに廃止を選択できますし、コスト面の無駄も起きにくくなります。

テレワークの弊害を見極めて効果的な対策を

テレワークは企業にとって多くのメリットがある一方、導入コストや準備の煩雑さなどいくつもの弊害もあるものです。テレワークに問題が発生したときには、その原因を把握し解決策を模索しましょう。

従業員の側に立ってルールを再構築したり、テレワークを導入している企業の事例をチェックしたりと工夫すれば、多くの問題は解決できます。テレワークの導入をきっかけに社内のシステムや制度を見直し、会社全体の生産性を向上させていきましょう。