テレワークでのログ管理とは？

テレワークを検討している人なら、ログ管理という言葉を聞いたことがあるのではないでしょうか。

ログはそもそもPCやシステム上のデータ履歴のことを指しており、ログ管理はそれらのデータを管理することです。業務で使用しているPCは、電源を入れてログインした瞬間からシステムを終了するまでログが記録されています。それぞれのPCのログを一括管理することで、従業員がどれだけの時間PCで作業をしているのかを把握することができるのです。

また記録されるデータ履歴はPCのログイン情報だけに限らず、PCやシステムを使って誰が何をしたかまで管理できます。そのためトラブルが起きた時、ログを辿れば原因を見つけることができ、解決への糸口を見つけることができます。

テレワークが一般的になる前より、機密事項や個人情報を扱っている企業ではログ管理を取り入れ、ハッキングや情報漏洩などの防止や早期発見に活用しています。

ログ管理の主な種類

単にログ管理とにいっても、さまざまな種類があります。先ほどログとはPCやシステム上のデータ履歴と説明しましたが、どのようなログを管理するかによって、その種類が異なります。以下より、主な種類をみていきましょう。

1. 操作ログ

PC及びシステムを操作したデータの履歴です。操作ログを管理すれば、誰がどの操作をおこなったかがわかります。

2. 認証ログ

PCやシステムへのログインや、インターネットでの閲覧履歴などのデータ履歴です。ログインに成功した時だけでなくエラーも把握できるので、不正アクセスやハッキングの可能性も確認できます。

3. 印刷ログ

PCやシステムを使って印刷した書類のデータ履歴です。ドキュメントの内容たタイトル、印刷部数、プリンターにデータを送信した端末と、印刷したプリンター名などを記録できます。印刷した書類によって情報漏洩が起きてしまった時、このログを辿れば原因を見つけられます。

4. 設定変更ログ

その名の通り、PCやシステムの設定変更のデータ履歴です。誰がどうやって設定を変更したかまで記録することができます。PCやシステムに不具合が起きた時、このログを辿れば問題を見つけられる可能性が高いです。

5. エラーログ

PCやシステムに発生したエラーや不具合のデータ履歴です。過去に起きたエラーや不具合を管理することで、業務を円滑に進められるように問題の改善ができます。

テレワークでログ管理が必要な2つの理由

テレワークにおいてログ管理の必要だと考えられる大きな理由は2つあります。一つは従業員の勤怠状況を把握するため、もう一つはセキュリティを強化するためです。それぞれ詳しい理由をみていきましょう。

1. 従業員の勤務実態を把握するため

オフィス勤務であれば、どの従業員がどのように働いているかをその目で確認することができました。しかしそれぞれが自宅やコワーキングスペースなどで働くテレワークでは、勤怠状況を確認することができません。社員の報告によって勤怠状況を管理する方法もありますが、自己申告では正確な勤怠状況であるかは不確実です。

しかしログ管理をおこなえば、PCを起動している時間で何時から何時まで稼働しているかを簡単に把握できます。これを実現するためには、業務開始とともにPCを起動して、終了時に電源を落とすというルールを周知徹底しなければならず、この点に運用上の難しさがあります。しかし、ルールが徹底できればこのログ管理によって簡単に勤怠管理もできるでしょう。

また、PCを起動して別の作業をしているのではないか、と懸念されるかもしれません。しかし、操作ログでPCやシステムでの操作を確認できるため、仕事以外の作業や不正行為があっても確認ができます。

PCの稼働時間が不自然な場合は、操作ログを確認すれば実態がすぐわかります。逆に残業をしすぎている従業員がいる場合も実態が把握できるので、従業員の健康管理にも役立ち、適切な人員配置を考えることができるできるでしょう。

2. セキュリティを強化するため

テレワークにおいて懸念されている重要事項にセキュリティ管理があります。それぞれが自宅やコワーキングスペース、カフェなどで働いている場合、情報漏洩しやすい環境になってしまうのです。とくにコワーキングスペースやカフェなどで公共のWi-Fiを使用すると、PCに侵入されたり情報を読み取られたりするリスクが高くなります。

また、従業員のセキュリティ管理への意識も、自宅など慣れ親しんだ環境にいることで低下してしまうのです。

よってテレワークを導入する際は、従業員のセキュリティ意識を最大限に高める努力をおこなわなくてはなりません。しかし、意識を高めるだけでは情報漏洩などのセキュリティ面のトラブルは防ぎきれません。

そこでログ管理をおこなえば、操作ログやエラーログ、認証ログなどで不正なアクセスやログインを防ぐことができます。紙の媒体から情報漏洩してしまった場合でも、印刷ログを確認すればいつどこで誰によって印刷された書類によって漏洩したか辿ることができるのです。情報漏洩は外部からだけでなく、内部の犯行によることもありますが、その場合もログを辿れば誰が不正な動きをしているのかすぐに確認できます。

テレワークでのログ管理に必要な要件

テレワークのログ管理に必要な要件は主に4つあります。テレワークでログ管理を導入するのであれば、4つの要件を満たす総合ログ管理が必要です。

ログの収集

まず各従業員の大量のログを収集しなければなりません。一つの操作やエラーでログが蓄積されるので、1人分のログでもその量は膨大です。またそのログを集めて管理することになりますが、ログを転送している間に外部から侵入されては意味がないので、ログを守りながら収集することも重要になります。

ログの保存・保管

次にログの保存です。各従業員から日々収集した大量のログを、効率よく、かつ安全に保管する必要があります。保存時でも外部からの侵入によってログが閲覧される可能性はあるので、セキュリティ対策は非常に重要です。

ログの検索・解析

そしてログが必要になった時、効率よく必要なログが見つかるようにしておく必要があります。そのために必要なのが精度の高い検索機能です。いくら全てのログを安全に管理していても、必要なログを見つけるまでに膨大な時間がかかっては意味がありません。

ログの検知

最後にログの検知システムも必要です。侵入者による不正アクセスや、内部での不審な動きがあった場合、ログ管理をしているシステム側が自動で検知します。これにより、トラブルを未然に防いだり、大きな問題に発展する前に対策をすることができるので、検知システムは必要な要件になります。

テレワークにおけるログ管理の導入方法

さまざまな企業がログ管理システムを提供しています。テレワークでログ管理を導入する場合、求めている管理内容を網羅しているログ管理システムを検討するところから始めましょう。なかにはテレワークに特化しているログ管理をおこなってくれるシステムもあります。内容だけでなく、システムサポートなども比較して導入するシステムを決めましょう。

導入にあたって非常に重要なことは、従業員にログ管理システムを導入することを事前に説明しておくことです。ログ管理は従業員にとってメリットもありますが、「会社に監視されている」と感じる人もいます。基本的にログ管理システムを導入しても気付かれることはありませんが、「黙って監視されていた」と後からわかれば、信頼関係にひびが入ってしまう可能性があるのです。

従業員には勤怠状況の把握やセキュリティ強化のためにログ管理システムを導入し、どのようなログを収集するかを事前に伝え、理解を得たうえで導入するようにしましょう。

ログ管理の導入を成功させるポイント

テレワークでログ管理を導入して成功させるためには、収集したログを企業側にも従業員側にもメリットがあるようにしっかり生かす必要があります。せっかくコストをかけてログ管理システムを導入するのであれば、ポイントを押さえてログ管理のメリットを享受しましょう。

従業員のモチベーション維持に生かす

ログ管理は、従業員の勤怠状況の把握や、セキュリティ対策のためのツールですが、「常に監視されている」と感じさせるような方法でログ管理を活用しても、従業員のモチベーションは下がる一方です。モチベーションが下がれば生産性が下がり、本来のテレワークのメリットである生産性の向上が望めません。

従業員がモチベーションを維持させるためには、過度な監視をおこなわないことが大切です。ログ管理システムだけで勤怠状況を管理して評価するのではなく、業務支援ツールを導入し、成果を重視した評価システムを構築し、業務に対して適正な評価がおこなえるように制度を整えましょう。

また、労働状況を把握して問題があればフォローしたり、働きすぎを防止して健康面に配慮したりすることが必要になります。従業員の健康を守ることは企業側の義務です。残業をしすぎている従業員がいればその実態を把握し、従業員の労働環境の改善に生かし、生産性を高めましょう。

従業員が業務をしている証拠として活用する

テレワーク中に連絡が来て即座に対応できなかった場合、「本当に働いているのか」と疑われる心配から、安心してトイレに行くことができないほど過度に緊張してしまう従業員もいるかもしれません。
ログ管理によってテレワークで業務をおこなっていることが証明できるため、従業員が要らない不安や緊張を感じることがなくなります。

ログ管理ツールの活用法を明文化しておく

また管理しているログをどのように活用するかは、テレワーク用の社内ルールに明文化しておきましょう。ルールをきちんと決めて周知しておけば、従業員側も企業に不信感を持たずに業務を遂行できます。
実際に運用を開始して変更があれば、その都度周知して従業員の同意を得ましょう。

ログ管理ツールだけに頼らないセキュリティ強化を

ログ管理にはセキュリティ強化の側面もありますが、うまく活用することで情報漏洩を防いだり、問題の早期発見と解決に生かすことができます。

ただログ管理だけに頼らず、従業員のセキュリティ意識を高め、情報漏洩のリスクをできるだけ下げておくことも重要です。情報漏洩は企業の信頼を損なう重大な問題になります。テレワークの対象となる従業員には定期的にセキュリティ研修をおこなうなどして、テレワークでもオフィスワークと同じようなセキュリティ意識を維持させましょう。

ログ管理をうまく取り入れて従業員や会社を守ろう

ログ管理は有効に活用すれば従業員にとっても企業にとってもメリットがあります。監視する目的のみで使うのではなく、従業員に向けて正当な評価をする目的や、労働状況改善のために役立ちます。

従業員の業務に対するモチベーション維持のためにも、適切な方法でログ管理をおこないましょう。