テレワークの普及でオフィス需要や役割の変化が起こりつつある

オフィスはかつて、すべての社員が同時刻に同じ場所に集まって働くことを前提として作られていました。

多くの社員が1つの場所に集まるためには、適度なスペースを確保しなければなりません。
また、仕事を快適におこなうためにあらゆる設備を整えておく必要もありました。

しかし、リモートワークの普及や働き方の多様化によって、オフィスのスペースが余ってしまったり、オフィスに人がほとんど集まらなくなったりするケースが増加しています。

リモートワークが主流になるなかで、にわかに湧きあがったのがオフィス不要論です。

コロナ禍以前からあったオフィス縮小の傾向やオフィス不要論とは

テレワークは新型コロナウイルスの感染拡大防止という観点から、全世界に急速に浸透しました。
とはいえ、テレワークを推進する動きがコロナ禍以前にはなかったというわけではありません。

欧米では多くの企業が自由な働き方を推奨しており、コロナ禍以前からテレワークへの移行が進められていました。
新たな働き方にシフトしつつある過渡期の時代にコロナ禍が重なったことから、テレワークは爆発的に普及するに至ったのです。

また、業務を外部に委託するアウトソース化が進んだことは、オフィス縮小の大きな原因の1つといえます。
オフィスの業務のなかでも、総務や人事、経理などのバックオフィス業務は外部に委託することができます。
また、ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）というテクノロジーを利用して人件費を削る動きもあります。

アフターコロナ時代にはオフィス回帰へと向かう可能性もある

テレワーク普及後には多くの人がオフィス不要論を唱えましたが、アフターコロナの時代にオフィス回帰の動きが起こるという予測もあります。
緊急事態宣言が解除された段階でテレワークを縮小または廃止し、オフィスでの業務を再開しようと考える企業は少なくありません。

ワクチン接種が進んでいる欧米諸国では、テレワークをやめる動きが実際に広がっています。

たとえば、アメリカのカリフォルニア州に本社を置くNetflix社はコロナ禍のなかで積極的に在宅勤務を推奨してきました。
しかし、状況が落ち着く2021年9月以降にはオフィス勤務に戻るよう社員に通達しています。

テレワークが主流の時代にオフィスを残しておくメリット

テレワークが浸透したのであれば、オフィスを縮小または解約するのも選択肢の1つとして考えられます。
しかし、今後の情勢のさらなる変化を見越して、あえてオフィスを維持するという企業は少なくありません。

オフィススペースを残しておくことには、以下のようなメリットがあります。

1. 社員が集まる場所を確保できる

オフィスを縮小すると、社員が集まる機会が減ってしまいます。
普段テレワークをおこなっている社員はコミュニケーション不足に陥りやすいため、オフィスを交流の場にするなどの対策が必須となるのです。

オフィスを残しておけば、仕事の進め方を相談したり、新たなアイデアについて話し合ったりと、社員が集まって交流できます。

2. 対外的な連絡先情報は必要不可欠

オフィスを解約すれば、住所や電話番号といった本社情報が使えなくなります。
こうなってしまえば、郵便も届かず、顧客との連絡も取りにくくなってしまいます。

オフィスの縮小というかたちで企業と顧客がやりとりをおこなえる連絡手段を減らすことは、重大な機会損失につながります。
オフィスを維持することは、オフィスの連絡先を確保することでもあります。

3. 社内ルールや業務フローを再構築する必要がない

オフィスの縮小をおこなった場合は、仕事の進め方やルールなど変更すべき点が数多く出てきます。
しかし、既存のオフィスを使い続けることができれば、ルールの見直しは必要ありません。

社員が慣れ親しんだルールや業務フローをそのまま継承できるのも、オフィスを維持するメリットといえます。

テレワークでのルールについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

テレワーク時代にオフィスを残しておくことにはデメリットもある

上述したとおり、オフィスを残しておくことは対面での交流の場の維持や、本社情報の確保に役立ちます。
しかし、出社する社員が少ない状態のオフィスを残しておくことにはデメリットもあります。

ここからは、テレワークが主流の時代にオフィスを残すときのデメリットをみていきましょう。

1. オフィスの維持には大きなコストがかかる

オフィスを残す最も大きなデメリットはやはり金銭的な問題でしょう。
既存のオフィスを維持するためには、高額になりがちなオフィスの賃料のほか、光熱費やインフラ費なども必要です。

オフィスを縮小または解約すれば、オフィスの維持にかかるコストを削減できます。
テレワークの環境整備にはまとまった費用が必要となるため、オフィスを縮小して資金を捻出するという企業もあります。

2. 社員がオフィスに通勤する手間がかかる

テレワークには通勤が発生しないため、従来の働き方で出勤や退勤にかけていた時間を仕事の時間や自由時間として活用できます。

しかし、オフィスをそのままの規模に残して適宜出勤を求めた場合には、社員がオフィスに通勤する余計な手間がかかってしまいます。

3. オフィスで無駄な会議がおこなわれることもある

オフィスではしばしば、新たなアイデアが生まれず時間ばかりが消費される無駄な会議やミーティングがおこなわれることもあります。

テレワークの場合にはオンラインで会議やミーティングをおこなうため、限られた時間内で効率的に話し合いをおこなおうという意識が高まります。
しかし、顔を合わせての会議やミーティングは脱線が起きやすく、冗長になったり時間に無駄が生じたりすることがあるのです。

テレワーク期間中にオフィススペースを有効活用するポイント

現在では多くの社員が、仕事をするにあたって必ずしもオフィスは必要ではないという考えを持っています。
そのような時代においては、オフィスは単に働く場所ではなく、これまでとは違った意味合いを持ち合わせています。

テレワークが主流となるなかでも、オフィスのスペースを上手に活用していきましょう。
ここからは、オフィスの今後の役割や活用方法について考えていきます。

1. いざというときの拠点として活用する

テレワークが浸透したからといって物理的なオフィスをなくすと、業務に支障が出るおそれがあります。
たとえば自宅のネット回線に不具合が発生したときや、対面での社内ミーティングが必要になったときなどは、気軽に利用できるオフィスの存在は大きいです。

テレワークを主軸として企業の運営をおこなうにしても、いざというときの拠点としてオフィスを残しておくことで、不測の事態に備えることができます。

2. コミュニケーションスペースとして活用する

テレワークには、社員同士のコミュニケーションが希薄になるという問題点が挙げられます。
この問題を解消するために、オフィスをコミュニケーションの場として活用しましょう。

オフィスをカフェテリアのように利用してコミュニケーションを取れば、新たなアイデアが生まれやすくなります。
社員同士のミーティングはオンラインでもおこなえますが、ときにはあえてオフィスに集合し、顔を合わせてオフラインでの意見交換や会議をするのもよいでしょう。

3. 個室の整備などオフィスのレイアウト変更をおこなう

テレワークの普及によって社員の働き方が変わったときには、オフィスのレイアウトを変更しましょう。
おすすめなのは、あえて社員の固定席を設けず、フリースペースを確保するレイアウトです。

また、個々が仕事に集中できるよう個別のブースや個室を作るというテクニックもあります。
普段は自宅でテレワークをおこない、用事があるときや気が向いたときにオフィスを使うといった臨機応変な働き方ができるよう、設備を整えてみましょう。

4. 社員の選択肢を増やすという考え方も有効

働く場所を複数提示し、社員に自由に選んでもらうという考え方もあります。

気分や都合に合わせて自宅やオフィスなど働く場所を個々で選べるようにしておけば、社員は快適に業務を進めることができます。
その結果、社員の満足度や仕事の生産性が向上しやすくなります。

5. オフィスは会社の方向性を示す場所にもなる

テレワークが続くと、会社がどのような成長を目指しているのかといったビジョンが見えにくくなることがあります。
社員が出社することには、会社が何を目指しているのかを再確認するという意味合いがあるのです。

オフィスには、社員が会社の熱量を感じられる場所という意味づけができます。
社員がそれぞれの方法でパフォーマンスを高め成果を出していくためにも、オフィス作りを通してビジネスのビジョンやミッションを浸透させる工夫をおこないましょう。

テレワーク時代にはオフィス需要の変化を見極め、スペースを有効活用しよう

アフターコロナの時代には、人の働き方だけでなくオフィスのあり方も多様化すると考えられます。
同じ時間、同じ場所に人が集まるという画一的な働き方しかできない企業は、今後十分に人材を確保できず、思ったような成長が見込めなくなるかもしれません。

テレワークに移行したのちにも、オフィスはコミュニケーションスペースとして、また社の方向性を示す場として活用できます。

テレワークへの移行をきっかけに、メリット・デメリットをふまえながらオフィスのあり方についてじっくりと考えてみてはいかがでしょうか。