テレワーク実施で社員の自宅に必要な6つの設備

テレワークを実施するにあたり、まず考慮すべきなのは社員の自宅にどのような設備が必要かという点です。ただテレワークができればよいというわけではなく、可能な限り快適に仕事をおこなうために設備を整えることが重要でしょう。テレワーク実施で社員の自宅に必要な設備6つをみていきましょう。

1. 業務用のPC

何を差し置いてもテレワークに必要なのは、業務用のPCです。これは、テレワークに不可欠なアイテムといえるでしょう。PCがなければ業務がおこなえないのはもちろん、ほかの社員とのコミュニケーションや顧客とのやりとりなども難しくなります。近年ではスマートフォンがよく用いられるので、自宅にPCを置いていないという人も珍しくありません。

PCを持っていても、テレワークに使えるほどの性能がない場合もあります。もし性能の低いPCでテレワークをおこなうとなると、通常の業務に時間がかかりすぎてしまうことが考えられます。さらに、セキュリティが脆弱で会社の機密情報が漏れてしまう恐れもあるでしょう。

そういった事態を避けるためにも、テレワークを導入する場合には原則として、社内で使用しているツールやソフトを問題なく操作できるスペックを備えたPCを会社側が貸与するべきです。

2. インターネット回線

PCと同様に、テレワークに必須な設備はインターネット回線です。テレワークではほとんどの業務を、インターネット回線を使っておこないます。資料のやりとりやWeb会議、チャットツールなどはすべてインターネットを利用し、リモートデスクトップや仮想デスクトップを使う場合にも、インターネット回線は欠かせません。

したがって、安定したインターネット回線が整っているかどうかも、テレワーク導入の際に確認すべきでしょう。ただし、インターネット回線があるだけでは不十分です。

仕事を自宅でおこなうテレワークの場合、ある程度の通信速度や通信強度が確保されなければなりません。とくにカスタマーサポートや取引先とのやりとりをおこなう部署では、ビデオ通話ができる程度の通信速度が必要です。状況によっては、光回線を引いたり、インターネット回線の契約内容を変更したりする必要が生じるかもしれません。

 

3. コミュニケーションツール

テレワークではコミュニケーションツールの導入も必須です。テレワークでは社員同士、上司や部下、取引先との間の密なコミュニケーションが不可欠です。オフィスワークとは異なり、テレワークでは従業員同士が顔を合わせる機会が非常に少ないので、コミュニケーションツールを使った指示や確認が必要となります。

Web会議システムやチャットツール、SNS、社内掲示板、ファイル共有サービスなどがコミュニケーションツールとして考えられます。社内で利用しやすいものを導入するようにしましょう。
もしくは普段のコミュニケーションはチャットツールで、さらに1日に1回はWeb会議で終礼をおこなうなど、コミュニケーションツールを使い分けることも可能です。

コミュニケーションツールの利用によって、仕事上のミスを防いだり、社員の疲れや身体的、精神的不調にいち早く気付いたりすることもできます。部下が上司に何かを相談する場合にもコミュニケーションツールが必要なので、テレワークを導入する際には必ず用意すべき設備といえるでしょう。

4. ソフトウェア

社員が自宅でテレワークをする場合、会社で使っているソフトウェアも用意する必要があります。テレワークをおこなう際、実際に会社にいるのと同じ環境で仕事ができなければ、社員は不便さを感じてしまうでしょう。

とくにGoogle ChromeなどのWebブラウザや、会社PCと自宅PCで同じファイルを確認するためのソフトウェアなどは、確実に用意すべきです。もちろん、すべてのソフトウェアやアプリが揃えられるわけではありません。なかでも有料のソフトウェアや、アプリを社員に購入してもらうのは難しいでしょう。

しかし、無料で利用できるソフトウェアであれば、自宅のPCにダウンロードして使用できます。テレワークになるとはいえ、オフィスワークと同レベルの業務内容・成果が求められるので、可能な限りソフトウェアを揃えるようにしましょう。

5. セキュリティツール

テレワークで非常に重要になるのが、セキュリティツールやセキュリティ対策ソフトです。テレワークの導入でもっとも懸念されるのは、会社の機密情報が漏洩することでしょう。

会社の機密情報には、商品やサービスの情報だけでなく、顧客の個人情報も含まれています。顧客の個人情報が漏洩してしまったら、会社の信頼は失墜し、最悪の場合は企業の活動を続けていくのも困難になってしまうかもしれません。

そのため、社員一人ひとりに教育を施すのはもちろんのこと、社員のPCにセキュリティツールを導入することも必要となります。とくに、不正アクセスを防ぐセキュリティ対策ソフトをインストールするのが効果的です。

セキュリティ対策ソフトがあれば、社員のPCから機密情報が洩れるリスクを最小限に抑えられるでしょう。それとともに、テレワークの導入に伴って、新たに利用することになったソフトウェアにもセキュリティ対策が施されているかを確認することも重要です。

6. Web会議システム

テレワークの導入によって飛躍的に利用が広まったのがWeb会議システムです。テレワークを導入していない企業でも、Web会議システムは利用している場合が少なくありません。テレワークでは、対面で会話をしたり、情報交換をしたりする機会がありません。そのためコミュニケーション不足になり、チームワークが乱れたり、細かな情報伝達不足によるミスが発生したりします。

こうした事態を防ぐためにWeb会議システムは非常に有効です。定期的にWeb会議をおこなうことで必要な情報交換がなされ、チームとして向かうべき方向を再確認できます。

Web会議システムは無料で利用できるものもあれば、1人が有料のアカウントを持っていたら、ほかの人はアカウントがなくても会議ができるものもあります。とくに有料ツールであれば時間などの機能制限がなく、セキュリティも優れているものが多いので、多くの企業が快適かつ安全に使用できます。

テレワーク実施で会社が整えるべき3つの設備

テレワークの実施前に社員が整えるべき環境や設備は多いですが、企業側にも揃えておくべき設備があります。会社がしっかりとテレワークの環境を整えておかなければ、社員が快適に業務をおこなうのは難しくなるでしょう。テレワークの実施で会社が整えるべき設備3つをみていきましょう。

1. セキュリティ環境

テレワークの実施で非常に重要なのが、セキュリティ環境の整備です。社員が自宅で業務をおこなうための方法を決定し、その方法に合わせて環境を整えなければなりません。テレワークで用いられるセキュリティ環境は主に4つあります。

リモートデスクトップ方式

リモートデスクトップ方式とは、社員の自宅のPCから、会社にあるPCを遠隔操作して業務をおこなう方法です。社員は自宅のPCで、会社にいるのと同じ方法で業務がおこなえるため、業務の方法が変わることはありません。テレワークになってもやっていること自体は変化がないので、スムーズにテレワークに移行できるでしょう。

さらに会社の機密情報などは、社員のPCではなく社内のPCに保存されるので、セキュリティの面からみてもメリットがある方法です。この場合には会社のPCを遠隔操作できるような環境の整備が必要となります。

仮想デスクトップ方式

続いてよく用いられるのは仮想デスクトップ方式です。仮想デスクトップとは、サーバーが提供している仮想のデスクトップにアクセスして業務をおこなう方法です。仮想デスクトップを会社のPCと同じ環境にしておけば、社員はストレスなくテレワークに移行できます。

さらに仮想デスクトップの利点は、社員の自宅のPCにだけ必要なソフトを入れればよい点です。テレワーク導入にかかる手間が少なく済みます。ただし仮想デスクトップの場合、機密情報がクラウドに保存されるので、不正アクセスによる情報漏洩のリスクはやや高まります。

クラウド型アプリを使用する形式

クラウド型アプリを採用する方法もあります。

クラウド上のアプリを通してテレワークの業務をおこなうもので、仮想デスクトップのようにそれほど手間をかけずに業務を移行することが可能です。テレワークに伴い新しいPCを使用する場合は、一番手軽な方法だといえます。

社内PCを持ち出す形式

オフィスワークで使用している社内用ノートPCを、社員が自宅に持ち帰って業務をおこないます。会社とまったく同じ環境で作業ができるのは大きなメリットといえるでしょう。

ただし、PCを社外に持ち出すことで発生するリスクもあります。PCを落としてしまったり、飲み物をこぼしてしまったりすることによる破損、公共の場での置き忘れや盗難による紛失などが考えられます。

さらに喫茶店やカフェでテレワークをしている社員がいると、画面の覗き見やUSBメモリを利用した情報の盗難などのリスクもあります。社員の利便性や会社のルールなどによって、どのセキュリティ環境を整えるべきかが変わるので、自社に合った方式を採用するようにしましょう。

2. 労務管理システム

テレワークで非常に重要となる別の設備が労務管理システムです。労務管理システムとは、社員がいつ働き始め、どのような仕事をし、いつ仕事を終わりにしたかを管理するものです。

オフィスワークの場合、労務管理はそれほど難しくありませんでした。オフィスで仕事をおこなうなかで上司が部下に対し、以下の項目などを目視や会話によってチェックできたからです。

• 遅刻や欠勤がないか
• 健康に支障をきたしていないか
• 労働条件に不満がないか
• 残業をしていないか
• 休暇を取れているか

しかしテレワークになると、上司のチェックが行き届きにくくなります。同僚が遅刻などに気づくこともなくなるでしょう。

上司の目が行き届きにくくなると、サボってしまう社員が出てくる恐れもあります。逆に労働基準法に定められている以上に残業してしまったり、休日出勤を隠してしまったりするケースもあるので注意が必要です。こうした事態を防ぐため、適切な労務管理システムを会社側が用意しなければなりません。

たとえば、PCやスマートフォンを使った勤務時間の打刻や、給与計算などがおこなえる労務管理システムの導入などが考えられます。こちらも会社によってニーズが異なるので、自社に合った労務管理システムを選ぶことが重要です。

3. PCや携帯電話

上述したように、テレワーク導入の際には原則として企業側が設備や環境を整える必要があります。用意すべきはネット回線やPC、スマートフォンなどの各端末です。

たとえば、顧客との連絡を取る営業担当や、顧客からの問い合わせを受けるオペレーター、カスタマーサポートなどに対してはスマートフォンを貸与するのが一般的です。社員個人のスマートフォンを使っても業務はおこなえますが、顧客情報や社員本人の個人情報が漏洩する恐れがあります。

複数台持ちが煩わしく、私用の端末一台でまとめたいと考える社員もいるかもしれません。しかし、業務に使用した通話料や通信料のみ精算するのは非常に手間がかかります。会社から貸与した端末を利用してもらうのが、確実かつ容易な方法だといえます。

テレワークに必要なアイテムとは？

テレワークに必要な設備にはさまざまなものがあり、会社側も社員もある程度の努力を払って揃える必要があります。テレワークの設備は、業務をおこなうのに欠かせないものですが、社員がより快適に業務をおこなうのに役立つアイテムもたくさんあります。テレワークに必要なアイテムを5つ見ていきましょう。

1. デスクとオフィスチェア

テレワークを快適におこなうために必要なアイテムとして挙げられるのがデスクとオフィスチェアです。テレワークでは、長時間椅子に座って作業をすることも珍しくありません。

家にデスクがなく、ローテーブルやキッチンテーブルなどで仕事をするようになると、首や腰を痛めてしまう恐れがあります。もしテレワークがしばらく継続される予定がある場合や、終わったあとも使う予定があるのならば、この機会にテレワーク用のデスクや疲れにくいオフィスチェアを購入するのもよいでしょう。

オフィスチェアは通気性がよく、長時間座り続けても体への負担を軽減させる効果が期待できます。なるべく費用をかけずに、デスクやオフィスチェアを揃えたい場合は、自宅にある椅子にクッションやアームレストを使って微調整する方法もあります。

2. PC周辺機器

自宅に業務用PCがあっても、周辺機器が充実していないとテレワークの効率は上がりません。たとえば、マウスやキーボードは、種類によって体の疲労を軽減することも可能です。疲れにくいキーボードや、疲労軽減機能のあるマウスを使えば、同じ作業でも少ない疲労で終わらせることができるでしょう。

さらに必要に応じて、モニターを購入することもできます。大画面のモニターを使えば業務がおこないやすくなるかもしれません。しかし、こうした機器の購入費用をすべて会社が負担してくれるとは限りません。必要な機器がある場合は、事前に会社に確認しましょう。テレワークからオフィスワークに戻ったあとも使い続ける予定があれば、自身で購入するのもよいでしょう。

3. ヘッドセット

テレワークでおこなう業務によっては、ヘッドセットがあるととても便利です。とくに営業担当やカスタマーサポートなど、取引先や顧客と話す機会の多い人はノイズや騒音が入りにくいヘッドセットを使用しましょう。

話をしているときに、相手側の騒音が大きかったり、あまりに音質が悪かったりすると、顧客の受ける印象も悪くなります。少しでも相手に気持ちよく会話してもらうためにも、ヘッドセットは重要なアイテムです。

さらにWeb会議システムを使用する場合にも、ヘッドセットが便利です。メンバーの多いWeb会議では、ほかの人の声が聞き取りにくくなることがあります。重要な情報をはっきり聞き取れるように、ヘッドセットを用意しましょう。

しかし、ヘッドホンを長時間つけていると、耳閉感や耳鳴りを起こす可能性があります。とくに1日にたくさんの人とやりとりをする管理職の人は、そういった不調を引き起こしやすいです。耳を完全に塞がないオープンイヤホンなどを使用するなど対策をして、耳への負担を軽減しましょう。

4. プリンター、スキャナー、シュレッダー

テレワークで必要なアイテムとして、プリンターやスキャナーも挙げられます。テレワークでペーパーレス化が進むとプリンターは必要ないように思えますが、さまざまな場面でプリンターがあると便利です。

PCで資料を作成してプリントアウトすることで、画面では気づかなかったポイントに気づくことがあります。プリントアウトした資料を見ると、レイアウトを変更すべきだと感じたり、誤字脱字に気づいたりするかもしれません。

資料やマニュアルを印刷すれば、直接書き込むことも可能です。テレワークであっても、契約書や請求書、書類を送付する必要が生じることは十分考えられるので、プリンターがあるととても便利です。

さらに紙の文書を電子化して共有したい場合などは、スキャナーが必要となります。現在では条件を満たすとスキャナーで取り込んだ領収書なども電子的な方法で保存することができるので、スキャナーの活躍の場は多いでしょう。

紙の資料などをスキャナーで電子化すれば、ペーパーレス化を促進することもできます。会社の情報が書かれた紙の資料をそのまま捨てるわけにはいかないので、テレワークでシュレッダーを準備する場合もあります。小型のシュレッダーがあると、会社の機密情報を守ることができます。

5. 耳栓やノイズキャンセリングイヤホン

テレワークで大きな障害となるのが外部からの音です。自宅で作業する場合も、カフェや喫茶店などの公共の場で仕事をする場合も、音が気になって集中できない人は少なくありません。そこで耳栓やノイズキャンセリングのイヤホンを使って外部からの音を遮断すれば、より効率よくテレワークがおこなえるでしょう。

テレワークに必要な設備やアイテムは会社が負担すべき？

テレワークに必要な設備やアイテムを揃える際、発生する多額の費用の負担は労使間での話し合いによって決定しなければなりません。というのも、テレワークに必要な設備のなかには仕事以外でも利用できるものが多いからです。

たとえば、会社がPCや携帯電話を社員に貸与する場合には、会社が費用を負担するでしょう。この場合社員はテレワーク終了後、PCや携帯電話を会社に返却しなければなりません。

さらに文具や備品、仕事で利用する宅配便の費用なども、会社が費用を負担するのが一般的です。在宅勤務ではなくサテライトオフィスを利用したテレワークの場合には、社員は通勤にかかった交通費を実費で請求し、会社が負担します。

一方で、在宅勤務の水道光熱費、通信回線にかかる費用などは、業務用と私用の境目があいまいであるため、労使間で話し合うことが必要です。 テレワークでの光熱費について、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

補助金・助成金を利用して負担を減らそう

テレワークの導入を促進するために用意されている補助金や助成金を利用すれば、負担を最低限にして設備を整えることができます。

たとえば、厚生労働省が用意している「働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）」は、機器などの導入助成として1企業あたり100万円もしくはテレワーク実施対象労働者1人あたり20万円のどちらか低い方が助成されます。［注1］

さらに、経済産業省の「IT導入補助金2021」は、中小企業・小規模事業者等を対象に、ソフトウェア費、導入関連費などが最大450万円まで補助されます。［注2］

1次申込みは終了していますが、2次の申し込みを2021年7月30日（金）まで受付しています。

テレワークの助成金について、こちらの記事でも詳しく解説しています。

テレワークに必要な設備を整えて安全に仕事をしよう

新型コロナウイルスの感染症対策として導入されたテレワークは、必要な設備さえ整えれば会社と同じように働くことができます。最初はPCや携帯電話の購入や、サテライトオフィスの契約、社員側もデスクやオフィスチェアの購入などの負担がかかる場合がありますが、その後は通勤ストレスの軽減といった効果が見込めます。

テレワークには社員の満足度向上や離職率の低下、業務の効率化など多くのメリットがあるので、ぜひ必要な設備を整えてテレワークの導入を検討しましょう。

［注1］働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）｜厚生労働省
［注2］IT導入補助金