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テレワークで導入したいクラウドサービス!助成金を上手に活用しよう

Web会議システム

2023.08.21

2023.08.21

新型コロナウイルスの大流行により、テレワーク生活も全国に定着してきました。テレワークが浸透し始めたころと比べると、テレワークによる作業効率も上がってきたのではないでしょうか。今やWeb会議システムや勤怠管理システムなどさまざまなクラウドサービスの普及が進んでいます。今回は、テレワークで導入したいおすすめのクラウドサービスを紹介します。

テレワークにクラウドサービスを活用するメリット

新型コロナウイルスによってテレワークという働き方は、一気に広まりました。また、中小企業のなかには、オフィスを持たない会社も少しずつ増えてきています。

近年、テレワークでの作業をより効率化するべく、さまざまなクラウドサービスが登場しています。総務省のクラウドサービスの利用状況の調査によると、クラウドサービスを導入している企業は64.7%と半数以上と上昇傾向にあります。[注1]

本記事では、各ジャンルごとにおすすめのクラウドサービスを紹介します。この機会にぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

Web会議システム

Web会議システムとは、直接会うことが難しい遠方に住んでいる人とインターネットを通じて、映像と音声や同じ資料を共有しながら、実際に会って話すようにやりとりをおこなうことのできるシステムです。

近年、全国各地でテレワークの導入が進み、場所を問わず仕事をおこなう人が増えています。今までは、1つのオフィスに従業員が全員集まって会議やミーティングをおこなっていました。

しかし、Web会議システムを導入することで、個人の場所を問わず、ネット環境さえ整っていれば遠方に住んでいる人ととでもスムーズに仕事を遂行することができます。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、インターネット上で従業員の出退勤の管理、労働時間の記録、残業や有給休暇消化等を可視化できるシステムです。
テレワークが浸透する以前は、タイムカードやExcelシートへの入力が中心でした。しかし、タイムカードやExcelシートへの入力では、打刻方法一つとっても、不正打刻や打刻漏れが起きやすく、打刻修正や上司への連絡など、さらに多くの作業が発生するというデメリットがありました。

勤怠管理システムを導入することで、従業員は働く環境に合わせて、手元のスマートフォンやパソコンから出退勤を押すことができます。GPS機能がついている勤怠管理システムであれば、従業員がどこで打刻したのかも把握できるため、不正打刻の心配もありません。

おすすめの勤怠管理システムを3つ紹介します。ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。

電子契約システム

電子契約システムとは、インターネット上ですべての契約書関連の書類をデータ化して管理できるシステムです。

新型コロナウイルスの流行により、働き方もさまざまなかたちへ変化しつつあります。従業員全員が同じオフィスで働くことも減り、ペーパーレスもさらに加速しています。

2020年12月には、ハンコ廃止の動きも始まってきました。これまでの紙ベースでの契約書には、印鑑の押印や契約書を保管する場所を確保しなければなりませんでした。電子契約システムを導入することで、契約書を郵送したり、捺印したりする必要がなくなり、保管や検索も簡単になります。

ファイル共有サービス

ファイル共有サービスとは、インターネット環境さえ整っていれば、いつでもどこでも働く場所を問わず、重要なファイルデータを複数人で共有することができます。

ファイル共有サービスは、PC端末だけではなく、手軽に利用できるスマートフォンやタブレットなど、さまざまな端末から閲覧や編集が可能です。

また、無料で利用できるものも多いため、ほかのクラウドサービスと違い、初期費用もお手頃価格で利用できます。

クラウドサービスの導入には助成金を活用が有効

テレワークの作業環境の整備や仕事の効率化を図るクラウドサービスの導入には、さまざまな機関から助成金が出ています。

クラウドサービスの導入の助成金として多くの人に知られている「IT導入補助金」は、中小企業や小規模事業者の売上げ向上やテレワークでの作業効率をあげるための助成金になります。また、対象となる業界の幅も広く、飲食業や医療からサービス業や製造業といったさまざまな業種で活用することができます。

助成金は、「通常枠」と「低感染リスク型ビジネス枠」の2パターンに分けられており、最大で450万円の補助金を受け取ることができます。[注2]

まだクラウドサービスを導入していないという方は、助成金の活用も視野にいれてみてはいかがでしょうか。

テレワークはクラウドサービスの活用が鍵

新型コロナウイルスの流行や脱ハンコ文化の流れから、今後もテレワークは私たちのより身近になっていきそうな気配があります。働く環境が変化しても作業効率をあげるためには、クラウドサービスの導入が重要なポイントになります。今回の記事では、各ジャンルでおすすめのクラウドサービスを3つずつ紹介しました。テレワークのための助成金やクラウドサービス導入の補助金も多数あります。この機会に、助成金を活用してクラウドサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

[注1]令和元年通信動向調査の結果|総務省
[注2]トップページ|IT導入補助金

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