テレワークとは

テレワークとは、情報通信技術を活用した、時間や場所にとらわれないフレキシブルな働き方を指します。また、在宅勤務や移動中に働くモバイルワーク、サテライトオフィス・コワーキングスペースの施設利用型テレワークなど、働く場所に応じてさまざまなテレワークの形態があります。近年では、旅行先や帰省先で休暇を兼ねながら働くワーケーションもトレンドの一つです。

そして、テレワークには、さまざまなメリットがあります。たとえば、在宅勤務であれば、通勤時間を削減できるため、通勤によるストレスを解消したり、空いた時間を自己研磨や家族などのために有効活用したりすることが可能です。

また、モバイルワークであれば、電車や飛行機など、移動中の時間を活用して働けるため、業務効率の向上が期待できます。さらに、サテライトオフィスやコワーキングスペースを利用すれば、業務に集中できる環境を整えつつ、通勤時間を短縮することが可能です。

このように、テレワークを導入すれば、従業員満足度や業務効率の向上、コストの削減が期待できます。

テレワークにはWeb会議が必須

テレワークが拡大することにより、従業員同士で直接対面でコミュニケーションを取る機会が減少し、業務効率が下がってしまう可能性もあります。離れた場所でもスムーズで効率よく報告・連絡・相談ができる環境を用意するために、Web会議を導入することは大切です。

ただし、Web会議を実施するには、環境整備を適切におこなう必要があります。まずは、Web会議をおこなうにあたって、システムを導入しなければなりません。近年では、あらゆるWeb会議システムが登場しており、小・中規模向けのものから大規模向けのものまで、さまざまです。また、料金プランやサポート体制、画面共有・録音・セキュリティなどの機能は、システムやベンダーによって異なるため、自社のニーズにあわせたツールを選択することが重要といえます。なお、取引先とWeb会議をおこなう場合は、同様のシステムを使用しなければ、会議を実施できないため、注意しましょう。

そして、Web会議システムを活用するにあたって、周辺機器の整備をおこなう必要もあります。システムや会議の規模に応じて、PCやスマホなどのデバイス、ネット環境、カメラ、マイク、スピーカー、ヘッドセットなどが必要です。

このように、テレワークを快適におこなうには、Web会議は必須であり、自社のニーズにあわせて、システムや周辺機器を適切に整備することが大切といえます。

テレワークでのWeb会議に必要な準備

ここでは、テレワークでのWeb会議に必要な準備について詳しく紹介します。

静かな環境

Web会議では、周囲の雑音がシステムに取り込まれてしまい、発言者の声を上手く聞き取れなかったり、会議に集中できなかったりする可能性があります。そのため、静かな環境を用意するために、Web会議を実施する前に、騒音が発生する恐れはないかを確認しましょう。

たとえば、自宅で静かな環境が用意できるスペースを準備したり、ワーキングスペースを活用したりするのがおすすめです。また、Web会議システムのミュート機能を活用すれば、自分の声や周囲の雑音を排除できるため、発言しないときは、マイクをミュートにするようにしましょう。

安定したネット回線

Web会議はネット環境に依存するため、安定したネット回線を用意することが大切です。たとえば、会議の主催者もしくは、参加者のネット環境の調子が悪いと、音声が乱れたり、映像がフリーズしたりする可能性もあります。

そして、モバイルルーターや有線LANなど、機器によって回線速度が異なります。また、プロバイダによっても、通信速度は異なることがあります。さらに、携帯のキャリアの回線を利用する際には、データ通信量が大きくなり、回線速度が制限される恐れもあります。

このように、テレワークの通信環境に不安のある方は、回線の見直しをおこない、機器やプロバイダ、契約プランの変更を検討してみるのがおすすめです。適切なネット環境を用意すれば、音声や映像に支障をきたすことなく、快適なWeb会議をおこなうことができます。

Web会議に適したマイクやカメラ

Web会議を実施するにあたって、会議に応じたマイクやWebカメラを用意することが大切です。たとえば、プロジェクトチームなどの少人数の会議の場合、PCやスマホなどのデバイスに内蔵されているマイクやWebカメラでも問題ありません。

一方、セミナーや取引先との打ち合わせなど、重要性が高く、大規模な会議の場合、ノイズキャンセリングマイクやイヤホン付きマイクなど、機能の優れたマイクを用意するのがおすすめです。また、専用のWebカメラを使用すれば、画質がよく、相手に不快感を与えることなくWeb会議をおこなうことができます。

このように、会議の規模や内容によって、適切なマイクやWebカメラを用意すると、快適にWeb会議を実施することが可能です。

関連記事：Web会議に必要なもの｜Web会議に適したモニターやカメラの選び方も紹介

テレワークでWeb会議を上手におこなうコツ

ここでは、テレワークでWeb会議をスムーズにおこなうためのコツについて詳しく紹介します。

事前に周辺機器を確認する

Web会議でよく発生する事例として、音声や映像が乱れるということがあります。また、Web会議への接続方法を理解しておらず、ほかの参加者を待たせてしまい、時間通りに会議が進まないこともあります。音声や映像、接続方法の問題で、会議が思うように進行できないと、会議参加者にストレスを与えてしまう可能性があります。

そのため、Web会議を実施する前に、デバイスやネット環境、カメラ、マイクなどの周辺機器や接続方法をきちんと確認しておくことが重要といえます。

早めにログインして音声・映像をチェックする

Web会議の開始前は、早めにログインして、音声や映像の環境を確認するのがおすすめです。Web会議システムによっては、IDやパスワード、URLを把握していれば、会議が始まる前に入室できることもあります。また、システムの機能によっては、音声や映像の環境が適切かどうかを会議の始まる前に把握できます。

そして、早めにログインすることを心掛けていれば、接続する際や、音声・映像に不具合が発生したときでも、Web会議が始まる前に、主催者に通知することができます。

このように、早めにログインすれば、会議開始前に、音声や映像などのWeb会議の環境をチェックできるため、安心で快適にWeb会議をおこなうことが可能です。

Web会議に適したコミュニケーションを心がける

Web会議は、対面会議とは環境が異なるため、コミュニケーションの取り方にも違いがあります。まず、タイムスケジュールを設定しておくことが大切です。Web会議では、画面を注視するため、集中力が継続しづらい傾向にあります。そのため、Web会議のタイムスケジュールを参加者に前もって伝えることで、会議の生産性の向上が期待できます。

また、Web会議中では、発言者が話し終わるまで待つことが大切です。Web会議では、同時に話すと、タイムラグや音声環境により、内容を把握しづらいというデメリットがあります。そのため、司会や進行役を定めて、発言の仕方について管理すると、スムーズにWeb会議を進めることが可能です。そして、システムのリアクション機能を活用すると、話を聞いていることを発言者に伝えることができます。

さらに、発言する際は、ゆっくり丁寧に話すことが重要です。参加者によって、システムの使用環境は異なるため、発言者の話を上手く聞き取れない方がいるかもしれません。そのため、対面会議で話すときよりも、ゆっくりかつ丁寧に話すことを心掛けましょう。

このように、Web会議ならではのコミュニケーションの取り方に気を付けることが大切です。

関連記事：Web会議のやり方｜準備方法や当日の進め方を解説！

Web会議を活用して快適なテレワークをおこなおう！

テレワークを導入することによって、多様な働き方を実現でき、従業員満足度や業務効率の向上、コストの削減が期待できます。テレワークでは、離れた場所でも打ち合わせができるように、Web会議を導入することが必須といえます。

Web会議システムによって、料金プランや機能、セキュリティ体制、サポート体制が異なります。そのため、複数のシステムを比較したうえで、自社のニーズにあうWeb会議システムを導入するのがおすすめです。