ホワイトボード機能があれば文字や言葉では伝えきれない情報も伝えられる

Web会議で利用できるホワイトボード機能とは、ツールによって多少の違いはあるものの、基本的にはフリーハンドや独自の機能を用いて、文字や図などを書き込める機能のことをいいます。名前の通り、オンライン上で利用できる物理的なホワイトボードをイメージすると、わかりやすいでしょう。

文字や言葉はチャットや会話などで伝えることができますが、ホワイトボード機能を利用することで図や表などを介したコミュニケーションも可能になるので、より的確に意思の疎通をおこなうことができます。

オンラインホワイトボードを活用する5つのメリット

Web会議においてオンラインホワイトボードを活用するメリットとしては、主に以下のようなことが挙げられます。それぞれのメリットについて、説明します。

• 情報やイメージの共有が容易になる
• これまでに出たアイデアや情報を確認しながら会議を進められる
• 会議参加者の思考の方向性を1つにまとめやすい
• 会議がより活発なものになることが期待できる
• 議事録として利用できる

1.情報やイメージの共有が容易になる

デザインやイメージ、色や形などは、言葉でのコミュニケーションだけではなかなか伝わりにくいものです。しかし、ホワイトボード機能を利用して図や絵を用いたコミュニケーションをおこなうことができれば、頭の中にあるイメージを瞬時に伝えることが可能です。

実際に図や絵を見ながら会議や話し合いを進めることができるので、勘違いや思い違いも発生しにくく、会議参加者の認識を揃えながら話し合いを進めていくのにも役立ちます。

2.これまでに出たアイデアや情報を確認しながら会議を進められる

ホワイトボード機能を利用してこれまでに出たアイデアや情報を可視化しておくことで、会議を効率的に進めることができます。また、ほかの人が発言したことなどは時間が経つと忘れてしまいがちですが、ホワイトボードにまとめておくことで、誰がどのような意見を出したかを常に確認することが可能です。自分以外の意見やアイデアが常に見える状態になっているので、そこから思わぬヒントを得て、筋のいい新しい発想やアイデアにつながるかもしれません。

3.会議参加者の思考の方向性を1つにまとめやすい

Web会議に参加する場合、参加者はそれぞれオフィスや自宅、コワーキングスペースなど、それぞれ違うところから参加することも多いので、ともすれば会議以外のことに意識を取られてしまうこともあります。

しかし、ホワイトボード機能を中心にして会議を進めることで、会議参加者の視点や意識が自然とホワイトボードに集まり、より集中して会議に参加してもらえることが期待できます。

ホワイトボード上のテーマを中心に話を進めるため、会議参加者の思考の方向性もまとまりやすく、話が脇道にそれにくいのもメリットと考えられるでしょう。

Web会議のやり方について、こちらの記事でも詳しく解説しています。

4.会議がより活発なものになることが期待できる

ホワイトボードには、会議に参加しているすべての人が書き込むことができるため、ホワイトボードに書き込むという行動を通して、自分が主体的に会議に参加しているという意識を持ちやすくなります。

また、ただ単に話し合いをおこなうだけでなく、意見やアイデアをホワイトボードに書くという「動き」が生まれることで、より話し合いが活発になる効果も期待できます。

話し合いが活発になると、本筋からそれた方向に話が進んでいってしまうこともあるでしょう。しかし、先ほど触れたように会議参加者の思考の方向性もまとまりやすくなるので、そのような心配もあまりありません。

5.議事録として利用できる

オンラインホワイトボードのなかには、WordやExcelなどのファイル形式でにエクスポートできるものもあるので、そのまま議事録として使うこともできます。

本来であればホワイトボードの内容をまとめて、議事録を作らなければなりません。しかし、その負担がなくなるので、仕事の効率が向上することが期待できるでしょう。

Web会議でホワイトボードを使うデメリット・注意点とは

今までは、ホワイトボードツールを使うメリットを記載してきました。次にホワイトボードを使った際に気を付けること・デメリットを説明します。ホワイトボードツールを利用する際のデメリットは、「ツールの習得度によってアウトプットの差が出る」「wi-fiなどの通信環境を整えたり、データの容量を準備する必要がある」の2点になります。ここでは、デメリットについて詳細に説明します。

ツールやITの習得度によってアウトプットの差が出る

ホワイトボードツールは、主にパソコンやスマホで利用する人が多いと思います。
そのため、パソコンやスマホなどITリテラシーに差があると、ホワイトボードツールを使いこなせない人と使いこなせる人の差が出てきてしまいます。
ホワイトボードツールを導入する際は、みんなが使いやすそうなツールを選ぶのがおすすめです。

Wi-Fiなどの通信状況に気を付ける

Web会議でオンラインホワイトボードツールや、ホワイトボード機能を使うとWi-Fiなどネットワーク回線が重たくなってしまいます。そのため、自分はもちろん周りの人が、きちんと会議に参加できているかどうか気を付けるようにしましょう。

Web会議で活用できるホワイトボードツールの選び方

ここでは、オンラインホワイトボードツールの選び方を解説します。

使いたい機能がきちんとあるか

従来の会議でどのようにホワイトボードを活用していたのか洗い出しを行い、優先度をつけましょう。
ホワイトボードツールを導入したけど、なかなか活用できない…といったことが無いように、自分たちに必要な機能がきちんと掲載さているかどうか確認を行いましょう。また、たくさんの機能が掲載されているツールだと回線が重たくなってしまう可能性も高くなります。

使いやすさ

ホワイトボードツールはたくさんの機能が掲載されています。その反面、複雑なツールの場合もございます。ユーザービリティが複雑である場合、会議の参加者が使いこなすことができないこともあります。また、外部ツールと接続をおこなうことが可能です。ただし、全部のツールに連携をおこなっっているわけではありません。自社で使っているツールが可能かどうかなどを把握しましょう。

コスト

オンラインホワイトボードは、無料のシステムと有料のシステムがあります。同じサービスでも無料と有料でプランが分かれており、プランによって使える機能が分かれている場合もあります。

オンラインホワイトボードでWeb会議がより効率的に

オンラインホワイトボードを利用すれば、チャットや音声でのみやりとりをおこなっていたWeb会議において、ビジュアルコミュニケーションの要素を取り入れることが可能になります。オンラインホワイトボードのツールやサービスはたくさんあるので、利用人数や必要な機能などを考慮したうえで、もっとも使いやすいツールを選ぶとよいでしょう。