Web会議システム搭載されてる資料共有機能とは

資料共有機能とは、Web会議ルーム上でPowerPointやPDFなどの資料を共有する機能のことです。

対面での会議や商談のとき、資料を見せながら何かを説明することがあるでしょう。時には資料に書き込みを入れながら、わかりやすく伝えようとすることもあるでしょう。

Web会議システムでも対面の会議や商談と同様に、資料を共有して、書き込みながら話を進めることができます。この機能を利用することで、話を進めるなかで生じる認識の相違を最小限に抑えることができます。また、相手は受け取った資料を保存できるため、話の内容を後から振り返ることもできます。

Web会議システム上で資料を共有する方法は大きく分けて2つ

Web会議システムで同じ画面を参加者に共有する方法は、画面共有と資料共有の大きく分けて2種類の機能があります。 ここでは、画面共有機能と資料共有機能の違いについて説明していきます。

Web会議システムに掲載されてる画面共有と資料共有機能の違いとは

画面共有は、基本的に自分が出している画面を共有する機能になります。

一方資料共有機能とは、基本的にweb会議のシステム上にPDFやExcel、PowerPointなどの資料（ファイル）をアップロードする必要があります。

また、多くの資料共有機能では、Web会議システム上で資料に直接書き込みなど編集を行うことができます。Web会議の主催者以外の参加者も同じファイルのデータをリアルタイムで編集することが可能な機能を搭載しているWeb会議もあります。

資料共有機能を利用したWeb会議が終了したら、システムから参加者全員で編集を行ったWeb会議システムをエクスポートすることができ自分のデスクトップにデータを保存することも可能です。

資料共有機能掲載のWeb会議システムを選ぶ際の注意点

画面共有機能は、多くのweb会議システムに掲載されておりますが、資料共有機能はすべてのWeb会議システムに掲載されているわけではないため、Web会議システムの選定を行う際のポイントとして比較することがおすすめです。

Web会議システムに搭載されている資料共有以外の機能とは

これまで、資料共有機能がどのような場面で活用できるのかを解説してきました。ここでは、Web会議システムに搭載されているほかの機能を紹介します。

チャット機能

チャット機能とは、Web会議ルーム上でチャットできる機能のことです。

Web会議システムはインターネットで通信するため、ネット環境や回線の混み具合によって音声と映像が乱れることがあります。そのようなとき、チャット機能を使って現状を共有することで、Web会議を始めるための準備を参加者同士で整えることができます。

また、Web会議を大人数でおこなうと、意図せずにほかの人の発言を遮ってしまうことがあります。このようなことが続くと、会議の進行に支障が出てしまいます。

Web会議では、発言をする前にチャット機能でコメントしておいて、ファシリテーターが話を振ってきてから発言するようにしましょう。そうすることで、ほかの人の発言を遮らず、スムーズに会議を進めることができます。

画面共有機能

画面共有機能とは、自分の画面に表示されているものを参加者にも見せることができる機能のことです。

対面で会議をするとき、画面を見せながら何かを教えたり、何かを相談したりすることがあるでしょう。テレワークにおいても、教えたり相談したりする場面は発生します。画面共有機能を活用することで、自分の画面に表示されているものを見せながら説明したり、相談したりすることができます。これにより、相手との間で認識の相違を最小限に抑えることができます。

自動議事録作成機能

自動議事録作成機能とは、会議の内容を自動で文字起こしして議事録を作成してくれる機能のことです。

会議や商談のとき、議事録を作成することがあるでしょう。しかし、議事録の作成に時間がかかってしまったり、議事録を作成していたがために、話に参加できなかったりすることもあるでしょう。

自動議事録作成機能は、会議の内容を自動で文字起こしをして議事録を作成してくれるため、これまで議事録作成を担当していた社員も会議に参加できるようになります。また、議事録作成にかかっていた時間を大幅に削減することもできます。

自動議事録作成機能はツールによって精度に違いがあります。導入を決める前に、どの程度の精度で議事録を作成してくれるのか、確認しておきましょう。

同時通訳機能

同時通訳機能とは、Web会議中の相手の発言をリアルタイムで通訳し、字幕表示する機能のことです。

外国の方と連絡を取る機会が多い企業では、外国語のスピードについていけず、話の内容を十分に理解できないということもあるでしょう。同時通訳機能を利用するとリアルタイムで字幕が表示されるため、外国語が苦手な方でも話についていけるようになります。

外国の方と接する機会が多い企業でも、従業員の語学力には差があるでしょう。そのような場合、同時通訳機能を搭載したWeb会議システムを導入しておくと良いでしょう。

Web会議システムの資料共有機能を活用しよう！

いかがでしたか。今回は資料共有機能を搭載したWeb会議システムの機能や選ぶ際の注意点などを紹介しました。Web会議で何かを説明するとき、資料共有機能を活用することで参加者の理解度を高めることができます。また、共有した資料に書き込んでいくこともできるため、会議の内容を資料のなかに記録していくこともできます。