Web面接とは？

Web面接とは、Web面接ツール（Web会議システム）を利用して、インターネット回線を活用し、PCやスマホなどの端末を使用して実施する面接のことです。

働き方改革や業務効率の向上、BCP対策などを目的に、テレワークを導入する企業は増加しています。また、それに伴って、Web上で採用面接を実施する企業は増えています。また、応募者にとっても、一日に複数の企業の面接を受けられるなど、メリットが数多くあります。

このように、対面での面接だけではなく、Web上でも面接ができるようになることで、さまざまなメリットを得ることが可能です。ただし、注意点もあります。

Web面接のメリット

ここでは、Web面接のメリットについて詳しく紹介します。

面接にかかる時間やコストの削減につながる

面接会場の手配や交通費などのコストを削減できます。また、Web面接であれば面接時間や、面接官の移動の手間なども短縮することができるため、ほかの業務にまわせる時間を増やすことが可能です。

そして、Web面接の場合、ツールの機能である録音・録画機能を活用すれば、内容をほかの従業員に共有できるため、社内のノウハウの構築や面接官のスキルアップにつなげることができます。

このように、Web面接の導入により、コストの削減や生産性の向上が期待できます。

採用できる人材の幅を広げることができる

Web面接では、応募者はPCとネット環境があれば、自宅や近くのカフェなどからでも面接を受けることができます。そのため、都心だけではなく、地方の人材の応募者を増やすことが可能です。

また、移動の手間がなくなるため、勉強・研究などで忙しい学生や、働きながら転職を希望しているビジネスパーソンでも応募しやすくなります。そのため、応募者数を増やすことができ、自社にあう人材を見つけられる可能性も高まります。

このように、Web面接の導入により、採用できる人材の幅を広げられるというメリットがあります。

応募者の負担を減らすことができる

Web面接により、面接のために企業に訪れる必要がなくなるため、移動の手間や交通費・宿泊費のコスト削減など、応募者の負担を軽減することができます。

たとえば、遠方から企業に出向いて面接を受ける場合には、それなりの精神力や体力が必要であり、面接で本来の力を発揮できない可能性があります。しかし、Web面接を導入することにより、PCとネット環境があれば、場所を問わず面接を受けられるため、不要なストレスを感じることなく面接に臨むことが可能です。

Web面接のデメリット

ここでは、Web面接のデメリットについて詳しく紹介します。

通信トラブルなどの可能性がある

Web面接では、デバイスの不具合や通信の不安定など、トラブルが発生するという恐れがあります。たとえば、Web面接中にインターネット回線が故障した場合には、面接を中断しなければなりません。

そのため、Web面接を実施する場合には、自社で面接官のためのマニュアルなどを用意して、トラブルが発生したとしても、スムーズに対応できる体制を用意しておくことが大切です。また、応募者側の不具合が起きた場合の対応についても、事前に明確にしておくと、安心してWeb面接をおこなうことができます。

コミュニケーションに慣れるまで時間がかかる

Web面接は、かなり普及したとはいえ、近年になり増加しはじめたため、まだまだコミュニケーションの取り方が難しいと感じる人が多いというデメリットがあります。

たとえば、Web面接では、相手がどこを見ているのかを把握しづらいです。また、画質が悪かったり、周囲の雑音があったりすると、上手く会話することができないという恐れもあります。

このように、Web面接ならではのコミュニケーションの取り方が重要となるため、事前に面接官同士でWeb面接ならではの注意点や面接の進め方のコツなどを共有しておくと、スムーズに面接を進められるでしょう。

職場の雰囲気が応募者に伝わりづらい

職場の雰囲気を重視する応募者にとっては、Web面接がデメリットとなることもあります。直接対面での面接であれば、企業で働く従業員の様子を見たり、働く場所の環境を把握したりすることができるかもしれません。しかし、Web面接では、職場の雰囲気を画面から把握することしかできないため、応募者に伝わりづらい可能性もあります。

そのため、Web面接ツールの背景機能を使用したり、働く従業員の様子の動画を流したりすることで、応募者にどのような雰囲気の会社かを伝える工夫をおこなうことが大切です。

関連記事：Web面接のメリット・デメリットや導入時のポイントを徹底解説

Web面接をおこなう方法

ここでは、Web面接を実施する方法について順を追って紹介します。

Web面接ツールを準備する

まずはWeb面接をおこなううえで、自社のニーズにあったWeb面接ツールを導入しましょう。機能や料金プラン、サポート体制、セキュリティ対策など、さまざまな観点から比較して、Web面接に適したツールを利用するのがおすすめです。

また、応募者側の負担を考えて、通信の安定性や使いやすさの観点から、Web面接に使用するツールを選ぶことも重要といえます。そして、実際にWeb面接を実施する前に、デモンストレーションできちんと面接できるのかを試してみることが大切といえます。

Web面接の日時を調整する

Web面接ツールを導入し、Web面接のできる環境が準備できたら、実際に応募者と面接官の間でWeb面接のスケジュール調整をおこないましょう。

電話やメールで面接の日程を決める方法や、自社の採用ページを開設して空いている時間を応募者に選んでもらう方法など、さまざまな方法があります。

Web面接の案内を送る

Web面接のスケジュールが確定したら、面接に関する案内を送りましょう。採用ページから日程を応募者に選んでもらう方法であれば、メールなどで自動で面接の案内を送るシステムを構築することもできます。

Web面接に慣れていない応募者もいるため、メールの案内文のなかでWeb面接ツールに接続する方法をわかりやすく説明することが大切です。また、推奨される環境や当日準備すべきものについては、応募者の負担を減らすため、早めに伝えましょう。そして、前日や当日にリマインドとして、再度Web面接の案内を送ると、忘れずにWeb面接に参加することができます。

Web面接を実施する

Web面接の開始時間の5〜10分前には、Web面接ツールの会議室に入室しておくのがおすすめです。また、トラブルが発生した場合には、電話やメールで、Web面接の開始時間の前に今後の対応について適切に伝えることが重要といえます。

Web面接が終わったら、今後の流れや退出方法について応募者に伝えると、スムーズに面接を終えることが可能です。

関連記事：Web面接の案内メール内容や送り方のポイントを詳しく解説

Web面接の注意点

ここでは、Web面接における注意点について詳しく紹介します。

通信トラブルの際にも連絡できるようにする

Web面接では、PCやスマホなどの端末、ネット環境を利用するため、トラブルが発生することを想定しておく必要があります。まずは、トラブルが生じないように、事前にWeb面接ツールに接続できるかどうか、応募者にテストをおこなってもらうことが大切です。

ただし、それでも本番のWeb面接のときに不具合が発生するかもしれません。Web面接が上手くいかないときは、電話やメールなどで連絡できるように、応募者に周知しておくことが重要といえます。

Web面接ができる環境を整える

Web面接では、端末やネット環境だけではなく、イヤホンマイクやWebカメラなどを用意する必要があるかもしれません。また、IT機器の準備だけではなく、周囲の雑音を排除したり、背景に気を付けたりすることも、快適にWeb面接をおこなうためには重要です。さらに、相手の表情やリアクションを正確に読み取れるように、ディスプレイは大きいものを使用するのがおすすめといえます。

話し方やマナーに注意する

Web面接では、インターネット回線を経由してコミュニケーションを取るため、音声が聞き取りづらいということもあります。そのため、Web面接ならではの話し方に注意する必要があります。たとえば、いつもよりゆっくり話したり、話の最後に「以上です。」という言葉を付け加えたりすのがおすすめです。

また、Web面接だからといって、だらしない印象を与える場所や服装などには気を付けましょう。直接対面で面接する場合を想定して、自社のことをきちんとアピールできる場所や服装を選ぶことが大切です。

Web面接ツールを選ぶ際のポイント

ここでは、Web面接ツールを選定するときのポイントについて詳しく紹介します。

Web面接ツールに使える予算はいくらか

まずはWeb面接ツールを導入する際に使える予算を明確にすることが大切です。Web面接ツールのなかには、無料で利用できるものもあります。

有料プランの料金体系は、ツールによって異なります。たとえば、月額料金制や従量課金制などがあります。また、初期費用がかかるものもあります。さらに、オプションサービスを付けると料金が高くなるツールもあります。

このように、さまざまな料金体系のWeb面接ツールがあるため、予算を明確にすると、導入するツールを絞り込むことが可能です。

Web面接に特化した機能が必要か

通常のWeb会議システムでも、Web面接をおこなうことはできます。そのため、Web面接を導入するにあたって、特化した機能が必要かどうかを確認することが大切です。Web面接ツールには、応募者管理・日程調整・採用分析・グループ面接など、ツールによってさまざまな便利な機能が搭載されています。

まずはどのようなWeb面接を実現したいかを明確にしましょう。そうすれば、必要な機能を洗い出すことができます。また、機能だけではなく、使いやすさも考慮しましょう。多機能であればよいわけではなく、自社の必要性に適した使いやすいツールを選ぶのがおすすめです。

採用管理もしたいか

Web面接を導入するにあたって、採用管理も同時にシステム化したい方は、採用管理に関する機能の搭載されたツールを選定するのがおすすめです。たとえば、評価・応募者管理・ステータス管理・SPI連携・採用分析などの採用管理の機能が挙げられます。また、Web面接ツールのなかには、採用管理システムと連携できるものもあります。

採用管理機能の搭載されたWeb面接ツールを導入すれば、採用の効率化につなげることが可能です。そのため、Web面接ツールを選ぶにあたって、採用管理をどのようにするかも検討することが大切といえます。

Web面接で採用活動を効率化しよう！

Web面接を導入すれば、面接にかかる時間やコストの削減につなげることができます。また、応募者の負担を減らしたり、採用の幅を広げたりすることが可能です。ただし、IT機器を使用するため、トラブル対策をきちんとおこなうことが大切です。自社のニーズにあったWeb面接ツールを導入して、採用活動を効率化させましょう。

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