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ものづくり補助金で必要な見積依頼書の記入例を解説!相見積の方法とは?

補助金・助成金

2023.10.11

2023.10.11

ものづくり補助金の交付申請において、必要書類の一つとして見積書が挙げられます。この見積書には単価50万円(税抜き)以上については相見積が必要など、さまざまな条件があります。 当記事では、ものづくり補助金の交付申請で必要とされる見積書の条件や、見積依頼書(見積書提出のお願い)の記入例、設備売却時の対応についてわかりやすく解説します。

 

ものづくり補助金の交付申請書とは記入例や必要書類、申請の期限も解説

ものづくり補助金は採択されればそのまま補助金の交付を受けられるわけではありません。ものづくり補助金の交付を受けるには、応募申請のほかに交付申請が必要になります。交付申請ではさまざまな必要書類を準備して、ルールに従って正しく記載する必要があります。 当記事では、ものづくり補助金の交付申請の流れや必要書類、見積書・見積依頼書などの書き方・注意点、交付申請期限はいつまでかを解説します。

補助金・助成金 2023.03.06

 

ものづくり補助金の申請では見積書が必要

ここでは、ものづくり補助金の申請で必要とされる見積書について詳しく紹介します。

有効期限内の見積書である必要がある

ものづくり補助金の交付申請では、導入しようと考えている機械装置やシステムの価格の妥当性を証明するために見積書を提出する必要があります。見積書に有効期限が設けられている場合、有効期限切れになると必要書類として認められない可能性があります。

なお、発注をおこなう場合は、発注時点で有効な見積書が必要になります。また、複数の項目があるときはそれぞれの内訳が見積書に記載されていなければなりません。

相見積が必要

単価50万円(税抜き)以上の機械装置やシステムなどを購入する際には、原則として同一条件・仕様によって、2社以上の相見積を書面で取得する必要があります。

また、中古品を購入する場合には、3社以上から同程度の製造年月日・性能を有する中古品の相見積が必要になります。

なお、国内だけではなく、海外から調達する場合も、相見積の条件は変わりません。

相見積が難しい場合は業者選定理由書を提出

物件の特性の観点などにより、複数の業者から同一条件・仕様で相見積をおこなうことが難しい場合もあるかもしれません。

その場合、合理的な理由により相見積書を取得できないと認められれば、相見積書の代わりに、事務局の準備する「業者選定理由書」を提出することができます。 業者選定理由書のテンプレートは、ものづくり補助金の公式ホームページの「補助事業の手引き」からダウンロードすることが可能です。

なお、他にも見積依頼書(見積書提出のお願い)や注文書など、ものづくり補助金の申請に必要なさまざまなテンプレートも同様にダウンロードすることができます。 業者選定理由書には、主に下記の事項を記載して提出します。

  • 業務内容(費用・内容)
  • 選定業者名
  • 選定理由

見積依頼書の記入例

見積依頼書(見積書提出のお願い)は、交付申請の際の必要書類の要件を満たした見積書を取得するためにも重要な書類になります。

見積依頼書を作成する場合、記載漏れなどのミスを防ぐために、ものづくり補助金の公式サイトよりダウンロードできるテンプレートを使用することが推奨されます。 テンプレートを基に記載する場合の見積依頼書の記入例は、下記の通りです。

項目 記入例 注意点
日付 2023年〇月〇日 -
宛名 株式会社〇〇 御中 担当者名の場合は「会社名+個人名+様(殿)」
送り主(住所) ×××-×××× 東京都〇〇市〇〇-〇〇〇 郵便番号を記載し、都道府県から書き始める
送り主(氏名)  株式会社〇〇 ××部 △△ △△   自社の名称・部署・代表者の順で記載し、押印する 
タイトル 見積書提出のお願い(見積依頼書) -
件名 〇〇事業に係わる××の発注 業務や物件の発注件名を記載する
仕様  ・〇〇 ・〇〇 ・〇〇…   「別紙のとおり」と記載して、別の書類に仕様を細かく書く方法もある 
 要件 (1)〇〇 (2)〇〇 (3)〇〇…  箇条書きでできる限り細かく記載する
 提出書類・部数  見積書 1部  発注内容に応じて記載する
提出締切日 2023年〇月〇日  -
 提出先 株式会社〇〇 東京都〇〇区〇〇-〇〇〇  送り先の会社名と住所(都道府県より)を記載する

見積依頼書で注意すること

ここでは、ものづくり補助金における見積依頼書の注意点について詳しく紹介します。

「一式」という表記を用いないように依頼する

ものづくり補助金の交付申請で提出する見積書では「〇〇一式」のように、複数の項目があるのにそれぞれの内容が記載されていないものは、内訳が不明なので必要書類として認められません。

そのため、「一式」という表記を使用せず、各項目の内訳を記載してもらうように依頼することが大切です。

見積書の提出期限を伝える

ものづくり補助金の応募申請には期限が定められていますが、交付申請についてはいつまでという明確な期限は定められていません。

ただし、補助事業の終了期限について、一般型の場合は採択発表日から12カ月後の日まで、グローバル展開型の場合は採択発表日から14カ月後の日までと決められています。

そのため、交付申請の手続きが遅れると、補助事業の実施期間が短くなる可能性があります。交付申請では必要書類の作成・提出に時間がかかることもあるので、提出期限を送付先にきちんと伝え、補助事業のスケジュールにあわせて見積書を受け取るようにしましょう。

税抜き価格も表示してもらう

相見積の必要性は、導入する物件の単価が50万円(税抜き)以上かそれ以下かで変わります。

また、「専門家経費」のうち謝金を経費として申請する場合、下記の1日あたりの謝金の限度に関する要件を満たすか、価格の妥当性を証明するために複数の見積書(1日あたり税抜き5万円まで)を手に入れる必要があります。

  • 大学教授、弁護士、弁理士、公認会計士、医師:税抜き5万円
  • 大学准教授、技術士、中小企業診断士、ITコーディネータ:税抜き4万円 

謝金についても、税抜き価格によって限度が決まります。 このように、ものづくり補助金の交付申請では「税抜き価格」で区分・判断される項目があります。そのため、見積依頼書を作成・送付するときは、税抜き価格の表記が必要なこともきちんと伝えることが大切です。

見積書は5年間の保管が必要

補助事業の終了後、確定審査が実施され、経理証拠書類について確認されることがあります。経理証拠書類の原本が見つからない場合には、補助対象外となってしまう可能性があります。 経理証拠書類の整備・保管の期間は交付規定で定められており、補助事業が終了してから5年間です。

なお、経理証拠書類には、見積書や見積依頼書の写し、注文書、受注書、契約書、納品書、請求書、領収書などが該当します。見積書を受け取ったり、見積依頼書を提出したりした後は、補助事業が終了してから5年が経つまではきちんと保管するようにしましょう。

補助金で購入した設備等の売却にも見積書が必要

補助事業が終了した後、処分制限期間において、補助金で購入した設備などを補助金の交付目的以外で処分しようとする場合は、「財産処分承認申請書」を事業化報告システムを用いて事務局に提出し、「財産処分承認通知書」によって、全国中央会の承認を受ける必要があります。

なお、申請書を作成する前に、まずは事務局に連絡をするようにしましょう。承認を受けずに処分をおこなった場合、交付決定が取り消される可能性もあるので注意が必要です。 承認後に補助金で購入した設備などを処分するときに、売却することによって収入が得られることもあるかもしれません。その場合には、「財産処分通知書」によって、その収入額または、所定の計算式により計算した補助金の全額もしくは一部を返納しなければなりません。

なお、複数の事業者から売却価格に関する見積書を取得した場合は、見積価格が最も大きいものが収入額になります。このように、補助金で購入したものを処分する場合、見積書が必要になることもあります。

正確な申請のために適切な見積依頼書の作成が大切

ものづくり補助金の交付申請では見積書が必要になります。この見積書には有効期限や相見積の必要性、内訳・税抜き価格の表示、保管期間などに注意点があります。要件を満たしていない見積書を提出すると、補助対象外になるケースもあります。

そのため、見積書の条件を正しく把握することが大切です。また、必要書類として認められる見積書を受け取るためにも、適切な見積依頼書の作成が重要になります。

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