アプリと連携できるシフト管理ツールの選び方！管理者や店長の負担を減らす方法

シフト管理システム

2023.06.14

従業員が自分のシフトを認識できておらず、出勤日なのに出勤してこないという事態は管理者や一緒に働いているほかの従業員にとって一番困ることでしょう。今回紹介するアプリと連携できるシフト管理ツールは、管理者や従業員のシフト管理をサポートするものです。活用を通して、スムーズな店舗運営が可能となるほか、従業員にとっての働きやすさの向上に期待ができます。

アプリと連携できるシフト管理ツールの利用メリット：管理者

アプリと連携できるシフト管理ツールを利用してもらうことで、管理者や店長などシフト管理者の負担軽減に期待ができます。ここでは、管理者にとってのメリットを2つ紹介します。

従業員のシフト管理を強化できる

自店舗の従業員が自分のシフトを忘れていたり、勘違いしていたりして、出勤日にも関わらず出勤してこないという状況を経験したことがあるシフト管理者もいるのではないでしょうか。

一度きりであればともかく、このような事態が続けば、ほかのスタッフの負担にもなり、店舗の営業にも支障が出ます。そのような従業員が自分のシフトをきちんと管理するために役立つのもシフト管理アプリです。あらかじめシフトを登録しておけば、当日シフトが入っていることをアラームで教えてくれ、出勤日を忘れてしまうリスクを減らすことができます。

複数人のシフト回収や共有がスムーズになる

シフト管理者にとって、従業員全員からシフトの希望を回収するのはなかなか手間のかかる業務です。シフト希望を出し忘れる従業員がいれば催促する必要もあります。シフト管理アプリのなかには、シフト回収日の期限をリマインドしてくれるものもあります。

従来のように管理者が1人ひとりに声かけをする必要がなくなるため、管理者のシフト回収の負担軽減に期待できます。また、シフトの変更や追加などの際も、そのたびに従業員に通知されるためシフトに関する情報共有がスムーズになるでしょう。

アプリと連携できるシフト管理ツールの利用メリット：従業員

従業員は店舗が利用しているシフト管理ツールに対応したアプリをダウンロードして利用することになります。ここでは、従業員がアプリでシフト管理できるようになると得られるメリットを2つ紹介します。

シフトをいつどこにいても確認できる

従業員がシフトを忘れたり勘違いしたりしてしまうのは、出勤時に店舗や事務所でしかシフト表を確認していない、もしくは手書きで自分のメモ帳に書き写しているというのが理由に挙げられます。

シフト管理にアプリを利用することで、自分のスマートフォンでいつでもどこでもシフトを確認できるようになります。そうすることで、人的工数も減らすことができ、シフトの時間を書き間違えるといったリスクも軽減させることができます。さらに、シフト予定と合わせてメモを登録できる機能を備えたアプリもあります。

このようなアプリであれば、当日の持ち物や注意事項なども記録しておくことができ、勤務するうえでも役立つでしょう。

自分の月々の稼動時間や給与がすぐわかる

シフト管理できるアプリのなかには、給与計算機能を備えているものもあります。あらかじめ勤務先の時給や残業代、深夜手当、交通費などを登録しておけば、シフトから稼働時間を算出して当月の給与を表示することができるのです。

自分が今月いくら稼げるのかを可視化することで、従業員が収入の計画を立てやすくなることや、仕事に対するモチベーションが向上すること期待できます。アプリによっては税金や保険料を計算する機能を備えたものもあります。

アルバイトや勤務先を掛け持ちして生計を立てている人にとっては、これらの金額を把握しておくことは重要です。また家族の扶養に入っている人にとっても、稼ぎすぎて扶養から外れることがないよう注意しながら働くことができるといったメリットがあります。