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SFAの機能を徹底解説!主な4つの機能を比較

SFA(営業支援システム)

2023.09.06

2023.09.06

近年、営業力の向上や営業活動の生産性向上、業務効率の改善を目指してSFA(Sales Force Automation)を導入する企業が増えています。そこで今回は、SFAにはどんな機能があるのかを紹介します。 SFAがもつ機能は、大きく分けると営業管理、経営状況の把握、業務効率化の3つです。今回はこの3つの機能それぞれを具体的に紹介します。

SFAの機能一覧

目的

詳細

顧客管理機能

企業名や所在地、担当者などの顧客に関する基本的な情報や詳細を管理できる機能 顧客への接触履歴も登録することが可能

案件管理機能

案件の引き継ぎや受注獲得に向けた作戦会議をスムーズに進めることが可能

商談管理機能

訪問の目的や過去の商談内容、案件の進捗など、商談に関する情報を共有や確認することができる機能

行動管理機能

営業担当がどのような営業活動をしたのか、定量的に把握し、整理するための機能

予実管理機能

各営業担当に課せられた予算や営業部門全体で達成すべき予算と現時点の実績を比較する機能

売上予測機能

各営業担当の現時点での売上管理や、今後の売上予測をする機能

分析・レポート機能

案件、商材、担当者、エリアごとに営業状況を分析できる レポートを表示させ、組織内で分析結果を共有することで、課題解決に向けて何をすべきかを明確にできる

日報管理機能

日々の業務内容を報告する日報を管理するための機能

ワークフロー機能

経費申請や出張申請など各種申請を電子データでおこなうことが可能 申請から承認までをオンライン上で一元で管理することができる

名刺管理機能

日々集まるたくさんの名刺をスキャンし、デジタルデータとして管理することができる機能

見積書作成機能

SFA上で見積書を作成することができる機能

スマホ・タブレット対応

電車の移動中や訪問先など、場所を選ばずにいつでも内容の確認ができる

社内SNS機能

チャットや掲示板などを使って部署内で即時に情報を共有することが可能 商談のための事前の打ち合わせなどにも有効活用できる

ファイル共有機能

提案書や見積書などの書類をデジタル化してSFA上にファイリングできる機能

ToDo管理機能

案件ごとに何をいつまでにしなければいけないのかを可視化できるため、顧客への連絡漏れや対応漏れを防げる

地図機能

訪問先の企業がどこにあるのかをシステム上で把握できるため、商談開始時刻に向けて余裕を持った行動をとることが可能 スマホ・タブレットに対応している場合、移動中でも訪問先の位置を確認できる

 

SFAの機能①:営業管理に使える機能一覧

ここでは営業管理に使える機能を紹介します。大きく分けて顧客管理機能、案件管理機能、商談管理機能、行動管理機能の4つの機能があります。

顧客管理機能

顧客の企業名や所在地、担当者の氏名や役職・連絡先といった基本情報を管理する機能です。これらの基本情報に加えて、顧客への接触履歴も登録できるので、ほかの営業担当との連携や引き継ぎがスムーズになります。

 

【かんたん図解】CRMとは?CRMの基本をわかりやすく解説

 

CRM(顧客管理システム) 2022.12.12

案件管理機能

各営業担当が抱える案件を管理します。見込み顧客を受注へつなげるために、それぞれの顧客を何回訪問したか、顧客の課題は何か、自社サービスにどれだけ興味を持っているか、次にどういうアクションを取ればいいのかを詳細に記載しましょう。
この機能により、案件の引き継ぎや受注獲得に向けた作戦会議を円滑に進めることが可能になります。

 

案件管理にはSFAが便利!運用する際に押さえておきたいポイントを紹介!

 

SFA(営業支援システム) 2022.12.12

商談管理機能

訪問の目的や過去の商談内容、商談の進捗状況といった、商談にかかわる詳細情報を管理します。
各営業担当の進捗管理に利用できるだけでなく、ハイパフォーマーのノウハウを営業部門全体で共有できるため、営業力強化にもつながります。

行動管理機能

営業担当がどのような営業活動をしたのか、定量的に把握し整理するための機能です。
コール数、アポ数、訪問数などの指標を管理し行動履歴を取ることで、各営業担当は次に取るべきアクションを整理することができます。

SFAの機能②:経営状況の把握に使える機能一覧

ここでは個々の営業担当の成果だけでなく、営業部門全体、ならびに会社全体の経営状況を把握するための機能を紹介します。予実管理機能、売上予測機能、分析・レポート機能の3つがあります。

予実管理機能

各営業担当に課せられた予算や営業部門全体で達成すべき予算と現時点の実績を比較するための機能です。
SFAに入力した数値から担当者ごとの実績を算出し、実績と予算にどのくらいの差があるのかを明らかにします。
この予実管理機能を活用することで、各営業担当は予算達成に向けて必要な受注数や取るべきアクションを把握できます。

売上予測機能

各営業担当の現時点での売上管理や、今後の売上予測をする機能です。
案件ごとの受注見込み額を入力することで、どれくらいの売上が立ちそうなのかを予測できます。
売上予測機能をもとに営業戦略を練り直せば、売上向上につながります。

分析・レポート機能

SFAは分析機能も充実しています。案件、商材、担当者、エリアごとに営業状況を分析できるので、営業体制の課題を把握しやすくなります。
また、レポートをグラフ表示させたり、PDF形式にしたりして組織内で分析結果を共有することで、課題解決に向けて何をすべきかを明確にすることができます。

SFAの機能③:業務を効率化するのに使える機能一覧

ここでは業務効率化に役立つ機能を紹介します。日報管理機能、ワークフロー機能、名刺管理機能、見積書作成機能などがあげられます。

日報管理機能

日々の業務内容を報告する日報を管理するための機能です。
決められたフォーマットに必須事項を入力するだけで報告が完了するため、営業担当は報告の手間を簡略化できます。
また同時に、管理者も報告チェックにかける時間を短縮できます。スマートフォンに対応しているツールを使用すれば、外出先から報告してそのまま直帰することも可能です。

ワークフロー機能

SFA上では経費申請や出張申請といった各種申請を電子データでおこなうことができます。
そのため、申請から承認までをオンライン上で一元で管理することができます。
承認者や条件分岐などを自社の承認経路に合わせて設定することで、承認作業がオンラインで完結するため、書類を印刷して上長に確認してもらうといった工数を削減できます。

名刺管理機能

日々集まるたくさんの名刺をスキャンし、デジタルデータとして管理することができる機能です。
全営業担当が集めてきた名刺を一括管理することができるので、各営業担当がどの会社の誰と接触しているのかをいち早く把握することができます。

見積書作成機能

SFA上で見積書を作成することができる機能です。ワークフロー機能を搭載しているものだと、そのまま承認依頼まで提出することができます。
上長は出先でもオンライン上で依頼の確認ができるため、顧客への見積提出がスピーディーにおこなえます。

スマホ・タブレット対応

スマホやタブレットに対応しているSFAなら、電車の移動中や訪問先など、場所を選ばずにいつでも内容の確認ができるため、隙間時間を有効活用できます。

社内SNS機能

社内SNS機能が搭載されているSFAでは、チャットツールや掲示板などを使って部署内でリアルタイムに情報を共有することが可能です。
部下への指示や一方的な業務連絡だけでなく双方向のコミュニケーションが取れるため、商談のための事前の打ち合わせなどにも有効活用できます。

ファイル共有機能

提案書や見積書、パンフレットなどの書類をデジタル化してSFA上にファイリングすることができる機能です。
一度アップロードしておけば、SFAを介して部署内で情報を共有することができます。わざわざ資料を受け渡すといった手間を省けるので、作業効率が上昇します。

SFAの機能④:その他の機能一覧

ほかにもSFAにはスケジュール管理機能、ToDo管理機能、地図機能などさまざまな機能が搭載されています。

いずれも営業を効率化するうえで便利な機能なので、上で紹介した機能と合わせて活用してみてください。

スケジュール管理機能

1人ひとりの営業担当のスケジュールを管理することができる機能です。
各営業担当のスケジュールを顧客情報や案件情報と紐づけることができるので、受注に向けて必要なアクションを素早く把握することができます。
また、営業マネージャーは営業担当の行動を把握することで、売上につながる適切なフィードバックをすることができます。

ToDo管理機能

ToDo管理機能が搭載されているSFA機能もあります。
ToDo管理機能を利用すると、案件ごとに何をいつまでにしなければいけないのかが可視化されるため、顧客への連絡漏れや対応漏れを防げます。

地図機能

SFAによっては地図機能が搭載されているものもあります。訪問先の企業がどこにあるのかをシステム上で把握できるため、商談開始時刻に向けて余裕を持った行動をとることが可能です。
また、スマホ・タブレット対応タイプなら、移動中でも訪問先の位置を確認できます。

SFAとは?

SFAとは、Sales Force Automationの頭文字をとったもので、営業支援システムと呼ばれます。SFAでは、顧客情報や営業活動の履歴、営業担当者の行動などのデータを一元で管理することができます。
そして、そのデータを活用することで、日々の営業活動の効率化やチームの生産性向上が見込めるため、営業担当の働き方改革改善に寄与するツールです。

SFA導入のメリット

ここまで紹介した通り、SFAは営業活動を支援するもので、営業活動の効率化や営業組織の強化に欠かすことができません。SFAを導入することで、営業メンバーの行動を可視化して把握したり、チーム内でノウハウを共有することができたりするため、営業組織の生産性向上が見込めます。

データを活用して、より効果的な営業活動を推し進めるうえで、SFAの導入は必要不可欠であるといえるでしょう。SFAを導入した後の効果や実際の導入事例、またSFA導入の失敗パターンなど、実際にSFAを導入するに当たってあらかじめ注意しておくべきポイントを以下の記事で整理しているので、ぜひご覧ください。

 

SFAの運用を効果的におこなうには?6つのポイントを解説

 

SFA(営業支援システム) 2022.12.12

SFAの機能をチェックして、自社に合ったツールの導入を!

SFAには営業活動を推し進めるうえで有用な機能が多く搭載されています。ただし、SFAを導入する際には機能面だけに注目するのは注意が必要です。各SFAの使いやすさやサポート体制、費用対効果などを総合的に判断したうえで、自社に合ったSFAを導入してください。

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