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給与計算の流れとは?初めての方にもわかりやすく解説!

給与計算ソフト

2023.06.14

2023.06.14

経理や人事労務の仕事に就くと、任される人も多いのが給与計算です。従業員のお金に関わる大切な仕事なので、間違いなく計算することが大切なポイントとなります。今回は、給与計算の業務内容や流れ、注意点と年末調整との関係性について紹介します。

1.給与計算業務の目的・特徴

はじめに、給与計算とは具体的にどのような仕事なのか、業務内容と求められるスキルや知識をあわせて解説します。

1-1. 給与額を計算する

給与計算とは、勤務実績や手当などを考慮した給与の総支給額から必要な控除を差し引いて、実際に従業員に支払う給与を計算する仕事のことです。人事や経理の仕事を担う人がおこなうことが多いのが特徴で、細かな数字を扱う仕事になります。

1-2. 正確性と専門知識が必要

給与計算の仕事は、従業員の給与に直接関わる仕事なので、ミスが許されないのが特徴です。ミスをすれば従業員との信頼関係に影響を及ぼします。そのため、細かな計算・入力ミスも見逃さない専門性が必要となる仕事です。

給与計算の仕事をおこなうために、特に資格は必要はありませんが、社会保険や税金、労働基準法に関する知識が求められます。また、従業員の人数が多ければ多いほど給与計算をしなければいけない人数も増えるため、給与計算担当者の負担は増えます。

そのため、従業員数が増えてきたタイミングで給与計算を外部に委託するアウトソーシングの形をとる会社も多いです。委託先として主に挙げられるのが、給与計算の委託を請け負う企業、社会保険労務士、税理士です。給与計算の負担を減らしたい場合にはおすすめの方法となっています。

2. 給与計算業務のスケジュール

ここからは、給与計算業務に関する一般的なスケジュールを解説します。新たに給与計算を担当する方や、給与計算のフローをおさらいしたい方は参考にしてみてください。

2-1. 年間の給与計算業務フロー

給与計算は、毎月発生する業務ですがそのほかにも年間を通しておこなうべき業務が多数存在します。具体的には、従業員の賞与の計算、各種保険や税金の手続き・通知などが挙げられます。

1月:税務署・市区町村へ「法定調書」「給与支払報告書」を提出
2月:4月に64歳以上となる従業員の確認
3月:新入社員・異動社員の給与設定、健康保険・介護保険料率の変更を反映
4月:3月分の健康保険料・介護保険料の改定、雇用保険料改定
5月:住民税の特別徴収税額の通知、賞与の計算、被保険者賞与支払届の準備
6月:労働保険料の年度更新を開始
7月:4~6月の給与をもとに社会保険料を算定し、年金事務所に提出する「月額算定基礎届」(7月10日締め切り)を作成
8月:4月の昇給者を対象とした改定者の社会保険料の改定(随時改定)
9月:新しい標準報酬月額を給与計算に反映
10月:年末調整書類(社員に案内、必要書類の配布)
11月:年末調整準備の回収
12月:年末調整実施・源泉徴収票の発行、賞与の支給、被保険者賞与支払届の提出

2-2. 月間の給与計算業務フロー

毎月給与を支給するにあたって、給与額の計算以外にも勤怠の集計、税金・保険料の納付、従業員情報の確認・更新、給与額振込の手配などさまざまな業務が存在します。

下記では、「給与の締め日が15日」「支給日が25日」である企業を想定した月間の業務スケジュールを表しています。

8~10日:所得税・住民税の納付
11~12日:従業員情報変更の確認・更新
15~22日:勤怠の締め・集計、支給額と控除額を計算し、給与額を算出
23日~24日:給与振り込みの手配
25日:給与の支払い
29~30日:社会保険料の納付

3. 給与計算までの6つの流れについて

給与計算は、いくつかのステップが存在します。先述したとおりミスが許されない仕事なので、正しいステップでおこなうことが必要です。給与計算の流れを、6つのステップで紹介します。

3-1. 勤怠の締めと労働時間の集計

まず従業員の勤怠データを確認し、打刻漏れやミスなどの誤りがないか確認します。不備がある場合には、従業員や本人に事実確認や上長へ連絡をするなどして、正しい勤怠情報に整えます。

勤怠を締めた後には、発生した遅刻・早退、欠勤、時間外労働・深夜労働・休日労働などを項目ごとに集計し、給与計算の下準備をします。

3-2. 総支給額の決定

従業員の労働時間を集計したのちに、総支給額を計算します。総支給額とは、基本給と各種手当、残業代などを合わせて、欠勤した場合の控除額を差引いて計算される支給額のことです。

総支給額は、従業員の勤務状況や、手当の支給状況によっても変わります。

3-3. 保険料と税金の控除

次に、総支給額から差し引く項目の計算をおこないます。総支給額から差し引くのは、保険料や税金です。保険料は主に雇用保険料や健康保険料、厚生年金保険料があてはまります。更に40歳からは介護保険料も控除されるので、給与計算担当者は従業員が何月に40歳になるのか把握しておく必要があります。

控除される税金の種類は、所得税と住民税です。税金の控除に関しては、扶養家族の有無が重要なポイントとなります。そのため、給与計算担当者は、従業員の扶養家族を常に正しく把握しておくことが大切です。

3-4. 手取り額の決定、支給

総支給額から保険料や税金の控除をおこなったら、手取り額が決まります。手取り額とは、実際に従業員が振り込まれる給与額のことです。この手取り額が異なると、後に調整をおこなう必要が出てくるので、慎重に行いましょう。

3-5. 台帳・給与明細の作成

手取り額が決定すると、賃金台帳や給与明細の作成といった事務処理をおこないます。賃金台帳とは、従業員への給与の支払状況を記した台帳のことで、労働基準法で作成と5年間(当面の間は3年間)の管理が義務付けられています。

定期的に労働基準監督署が監査をおこなうため、いつでも提出できるようにしておく必要があります。給与明細では賃金台帳の代わりにはならないので、間違いがないように作成することが大切です。

3-6. 給与支給及び税金と社会保険料の納付

台帳を作成すると、実際に従業員へ給与を支給します。一般的には金融機関を通じて支給することが多いので、金融機関への振込をおこないます。

従業員への支給とともにおこなわなければいけないのが、税金と社会保険料の納付です。税金の納付期日は翌月10日なので、そのため控除した税金を翌月10日までに税務署に納付する必要があります。

社会保険料は翌月末までに年金事務所に、労働保険料は年に1回労働局または労働基準監督署に納付することになります。

4. 給与計算する際に理解しておくべき要点

給与計算はミスを防ぐために注意すべきことがあります。ここからは、給与計算を行うときに特に注意すべきポイントを紹介します。

4-1. 賃金支払いの5原則をおさえておく

給与計算を担当する場合には、賃金5原則をおさえる必要があります。賃金5原則とは、労働基準法で定められている、従業員が適正に給与を支払うために必要なルールのことです。以下が、賃金支払いの5原則の具体的な内容です。

  1. 現物給与の禁止(通貨で支払う)
  2. 直接払いの原則
  3. 全額払いの原則
  4. 毎月1回以上の原則
  5. 一定期日支払いの原則

以上の5つの原則を守らなければ、法律違反となり罰則規定も設けられています。会社の信用にも関わる重要な原則なので、必ず守るようにしましょう。

4-2. 計算ミスには細心の注意を払う

給与計算で問題となるのが、給与計算のミスです。給与計算は計算方法も細かいですし、手当や保険料、税金など考慮すべき項目も多岐にわたります。限られたスケジュールの中で数多くの従業員の給与計算をしていると、ミスが起こりやすくなるため注意が必要です。

計算ミスをしたまま給与を従業員に支給すると、その後給与明細の作り直しや過不足の調整などの業務をおこなう必要が出てきます。業務を増やすことになったり、場合によっては従業員との信頼関係にも影響がでるため、ミスを起こさない対策をとることが大切です。

4-3. 最新の最低賃金を確認・都度更新する

給与を地域に設けられている最低賃金に満たない基礎賃金(時給)で支給することは認められていません。

最低賃金は毎年秋に改定されるため、最低賃金ギリギリで支給している場合には、毎年確認する必要があるでしょう。

本法律は、正社員のみならずアルバイトやパートをはじめとするすべての労働者に対して適用されます。

4-4. 割増賃金に注意

給与計算ミスは極力防ぐことが重要だと前述しましたが、給与ミスが起こりやすいポイントの一つとして、割増賃金の計算が挙げられます。割増賃金が発生する労働時間や条件に関する正しい知識を持つことが重要です。

割増賃金とは、時間外労働(1日8時間・週40時間超の労働)、深夜労働(22時~5時の間の労働)、休日労働(法定休日の労働)をおこなった際に発生する手当のことです。

割増賃金は、時間外労働、深夜労働がそれぞれ25%、休日労働が35%の割増率で支給が義務付けられています。詳しくおさらいしたい方は、下記の記事をご活用ください。

4-5. 給与の締切日までに終えておくべきこととは

給与計算をおこなううえで、給与の締め日までにすべき重要な工程として「人事情報の確認・更新」「勤怠データの集計」があります。

これらの情報が誤っている場合、修正の手間が発生してしまうため必ずおこないましょう。

5. 給与計算の流れを確認する際によくある質問

ここからは、給与計算の流れを理解するうえでよく生じる疑問を解説します。

スムーズに給与計算に取り組めるよう、基本的な知識についておさらいしましょう。

5-1. アルバイトの給与計算方法について

給与の支給方法や割増賃金の付与条件・割増率は、基本的には月給制の正社員と変わりありません。ただアルバイトは時給制であるため、1時間あたりの基礎賃金を計算して求める必要がなく、労働時間をかけて月給を算出します。

ただし注意すべき点として、年収が一定の金額を超えると、扶養から外れるため、給与から税金や社会保険料を控除する工程が発生します。

具体的にはアルバイトの従業員の年収が103万を超えると所得税を、130万を超過すると所得税に加えて社会保険料を納める必要が生じます。

5-2. 所得税と年末調整の関係とは?

給与計算の流れで、総支給額から税金を控除すると紹介しました。その税金の一つが「所得税」です。所得税は毎月の給与を税額表にあてはめ、いったんの金額(源泉所得税)を毎月納めていきますが、1年の最後に年収全体と扶養などの控除を含めて正しい金額を決定します。この際、毎月納めていた源泉所得税の合計金額と、最終的に決定した金額に差があった場合、調整をおこなうのが「年末調整」となります。

このように、給与計算の業務と年末調整の業務は所得税の調整という理由で深い関わりがあります。給与計算担当者は年末調整に関する知識を深めておくと、業務に活かすことができます。

6. 給与計算の際にはミスを発生させないポイントを押さえよう

ここまで、給与計算の業務内容や流れ、注意点などを解説しました。ミスが許されない高い正確性が求められ、労務や税務に関する知識も求められます。ミスを起こさないような工夫をしながら業務を遂行することが大切です。

 

 

【監修者】小島章彦(社会保険労務士)

 

大学卒業後、某信用金庫にて営業と融資の窓口業務に関わる。 現在は、某システム開発会社に勤務。 会社員として働きながら、法律系WEBライターとして人事労務関係や社会保険関係のライティングを4年半以上行っている。 また、金融知識を生かした金融関係のライティングも含め、多数の執筆案件を経験している。 その他保有している資格は、行政書士、日商簿記3級など。

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