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算定基礎届とは?書き方や作成するときの注意点を紹介

給与計算ソフト

2023.06.15

2023.06.15

各種保険に加入する企業には算定基礎届の提出が義務付けられています。算定基礎届の提出を怠るとペナルティの対象となってしまうこともあるので、必ず期限までに提出したいものです。スムーズな手続きのためにも、算定基礎届の目的や手続方法を確認しておきましょう。

1. 算定基礎届とは?社会保険料の計算に必要となる書類のこと

算定基礎届とは、正式には被保険者報酬月額算定基礎届と呼ばれる書類です。
企業に雇用されている従業員は健康保険や厚生年金、介護保険といった各種社会保険に加入する必要があります。

これらの保険料の金額は、企業が従業員に対して支払う給与や賞与をトータルした報酬額に応じて決められます。この保険料を確定するための目安となるのが、標準報酬月額です。

年間の報酬は必ずしも一定にならないため、標準報酬月額を一年に一度見直すという形で保険料の金額を調整します。この標準報酬月額の見直しに必要となるのが、算定基礎届なのです。

従業員が受け取る給与には昇進や降級などが反映されます。また、各種手当の支給内容によっても給与の額は変わってきます。ときには、実際に受け取る給与の額と標準報酬月額が大きくかけ離れてしまうこともあるものです。

算定基礎届には、標準報酬月額と実際の給与額との乖離が起きないよう調整するという目的があります。
標準報酬月額は給与や手当を合計した報酬額によって決まります。基本給に加え、役職手当や勤務地手当、家族手当、通勤手当といった各種手当も報酬月額に含まれます。これらの手当をトータルした報酬額を、標準報酬月額保険料表と呼ばれるテーブルに当てはめることで、保険料の金額をチェックすることが可能となります。

たとえば健康保険の場合には、都道府県ごとに定められた1から50までの等級があり、該当する報酬額の区切り幅に区分されます。厚生年金保険の等級は1から31までに区切られています。

年間の報酬は必ずしも一定にならないため、標準報酬月額を一年に一度見直すという形で保険料の金額を調整します。この標準報酬月額の見直しに必要となるのが、算定基礎届なのです。

1-1. 算定基礎届の提出先・提出タイミングは?

基礎算定届の提出先は日本年金機構の事務センター、または管轄の年金事務所のいずれかです。また、健康保険組合・厚生年金基金・企業年金基金に加入している場合は、そちらへの提出も必要となります。

提出期限は毎年7月10日です。休日の場合は翌日以降に延長されるので、毎年きちんと期限を確認して提出しましょう。

なお、現在は新型コロナウイルス感染症の影響により7月12日以降も受け付けています。もし提出が遅れる場合は、事前にその旨を連絡しておくことをおすすめします。また、算定基礎届は修正も可能ですが、ガイドブックなどを参考に記入漏れやミスがないように対応しましょう。

2. 算定基礎届の書き方

算定基礎届の書類は通常6月頃に送付されてきます。届いた書類をスムーズに作成するためにも、算定基礎届の作成方法を詳しくチェックしていきましょう。

2-1. それぞれの月の支払基礎日数を記入する

算定基礎届には支払基礎日数を記入する必要があります。この支払基礎日数は、従業員の出勤日数のことではなく、報酬の支払対象となった日数のことを指します。

正社員で月給制を採用している場合には、出勤日数ではなく暦日数を支払基礎日数として考えます。欠勤した日数分の給与が差し引かれるシステムの場合には、企業が定めた勤務日数から欠勤日数を控除して支払基礎日数を確定します。

パートやアルバイトの支払基礎日数は実際の出勤日数で考えることになります。
なお、算定基礎届に適用できるのは支払基礎日数が17日以上ある場合に限られます。支払基礎日数が17日未満となっている月は算定対象外として扱われます。

2-2. 4月から6月の報酬平均額を計算する

4月から6月の間に従業員に対して支払った報酬を調べていきましょう。給与額が判明したら、4月から6月までの報酬の平均額を計算していきます。
報酬平均額の計算をするときには支払基礎日数を確認しましょう。支払基礎日数が17日未満の月があるときには、この月を除外したうえで給与の平均額を算出します。

支払基礎日数が3ヵ月ともに17日を超えていれば、この3ヵ月間の給与平均額を算出すれば問題ありません。
すべての月で支払基礎日数が17日を下回るときには、従前の標準報酬月額を使いましょう。

2-3. 保険料額表に当てはめ等級を判断する

平均額を算出したら、この金額を都道府県別の標準月額報酬保険料額表に当てはめます。こうすることで給与額の等級を判断できます。
確認した標準報酬月額を算定基礎届に記載して書類を仕上げましょう。

3. 算定基礎届の提出方法

算定基礎届の提出方法は複数あります。

  • 送付されてきた算定基礎届に記入し、同封されている返信用封筒で返送する
  • 管轄の年金事務所に直接持参する
  • CD・DVDの電子媒体に記録して郵送する
  • 電子申請する

担当者がやりやすい方法を選び、期限に余裕をもって手続きを進めましょう。

ただし、算定基礎届の提出は継続的に行う必要があります。そのため、電子申請のように手間の少ない方法に移行するのがおすすめです。
電子申請は、慣れるまで若干戸惑う人もいるようですが、申請の方法をマスターしさえすればスムーズになるでしょう。電子申請での提出は業務負担の軽減にもつながるため、ぜひ検討しましょう。

4. 算定基礎届を作成するときの注意点

算定基礎届の作成に慣れていない企業では思わぬミスが起こることもあるものです。ここからは、算定基礎届を作るときに気をつけたいポイントについて説明します。

4-1. それぞれの従業員が対象者か否かを確認する

算定基礎届を作成するときには、従業員が対象者となっているか否かを確認しましょう。
算定基礎届の対象者とは、7月1日の時点で被保険者となっている従業員です。長期休暇や産休、育休などで休んでいる場合でも、在籍している場合には算定基礎届の作成が必要となります。

また、70歳以上の被用者についても、算定基礎届の対象となります。
ただし、6月1日以降に被保険者となった従業員や6月30日までに退職した従業員の算定基礎届を作成する必要はありません。

4-2. それぞれの費用が報酬に該当するか否かを確認する

算定基礎届を作成する際には標準報酬月額の対象となる報酬をすべて算入する必要があります。しかし、従業員に渡す費用の中には報酬に該当せず、標準報酬月額の対象外となるものもあるので注意しましょう。

たとえば解雇予告手当や退職手当、傷病手当金、労災保険の休業補償給付などは報酬とはなりません。また、年3回以下の賞与も報酬に該当しないため標準報酬月額の対象外です。
標準報酬月額にはこれ以外の給与や賞与、各種手当などを反映させましょう。

4-3. 専門家への依頼やシステム導入を検討する

4月から6月の時期は年度更新や新入社員対応などで忙しくなりがちです。算定基礎届の作成にまで手が回らないというときには、社会保険労務士をはじめとした専門家に相談してみましょう。

また、専用のシステムを導入して算定基礎届を作成するという方法もあります。業務効率化のためにも、算定基礎届をスムーズに作成するための効果的な方法を考えてみましょう。

5. 算定基礎届に関してよくある質問

ここからは、算定基礎届についてよく生じる疑問について解説します。用紙が届くタイミング、算定基礎届の記入例、未提出の場合や訂正方法について確認していきます。

5-1. 算定基礎届の用紙はいつ届く?

算定基礎届の用紙は、毎年6月中旬以降に事業所宛に順次発送されます。届く時期には若干のズレはありますが、大幅な遅れはないでしょう。

算定基礎届の提出期限は、毎年7月10日と決まっています。6月下旬になっても届かない場合は、年金事務所に問い合わせましょう。

算定基礎届には5月中旬頃までに届出された被保険者について、以下のような情報が印字されています。記入の際は、念のため届け出た内容と印字に相違がないことを確認してください。

  • 被保険者の氏名
  • 生年月日
  • 従前の標準報酬月額など

5-2. 算定基礎届の記入例は?

算定基礎届には記載項目が多いため、正確に記載するためには記載例を確認すると安心です。記入漏れや間違いの防止にも役立つでしょう。
日本年金機構が公開している以下の記入例をご確認ください。
参考:算定基礎届の記載例|日本年金機構

5-3. 算定基礎届を出さなかったらどうなるか?

算定基礎届は社会保険料の算出に欠かせないものであり、必ず提出しなくてはなりません。算定基礎届を提出しない場合は以下のようなペナルティを受けることがあります。

6ヵ月以下の懲役または50万円以下の罰金

意図的でなかったとしても、算定基礎届の未提出は処罰の対象となります。算定基礎届は毎年提出する重要な書類の1つなので、提出忘れ・遅れなどがないように十分に注意しましょう。

5-4. 算定基礎届の訂正方法は?

算定基礎届は提出後でも訂正が可能です。ただし、提出前と提出後では訂正方法が異なるので注意しなくてはなりません。ここでは算定基礎届を訂正する書き方について解説します。

まず、提出前の訂正方法ですが、この場合は二重線で訂正するだけで構いません。訂正印も必要ないので簡単に修正できますが、訂正の手間を省くためにも訂正は最小限に抑えられるよう丁寧に確認して記入しましょう。

一方、提出後の訂正はやや手間がかかります。訂正がある場合は、年金事務所にいきなり訂正後の算定基礎届を送付するのではなく、以下の手順で進めましょう。

  • 年金事務所などに電話で訂正が発生した旨を連絡する
  • 訂正書類を作成して送付する

電話連絡をする際は、連絡を受け付けた人の名前を控えておき、その担当者宛に訂正した資料を送るとスムーズです。
訂正書類を作成する際は、算定基礎届の訂正届であることがわかるように用紙の上部に赤字で「訂正」と大きく記します。

金額を間違えた場合の訂正はとくに注意が必要です。まずは間違えた金額欄を2段書きにします。上段には黒字で正しい金額を、下段には赤字で訂正前の間違った金額を記入します。つい正しい金額を赤字で書きたくなりますが、逆になるので気をつけてください。
なお、その他の情報は最初に提出した時と同じく黒字で書き写せば問題ありません。

訂正をスムーズに行うコツとして、提出書類はすべてコピーして残しておきましょう。訂正分を送付する際、訂正前のコピーを添付すれば訂正箇所がひと目でわかります。

その際、「この書類を○月○日頃に提出しましたが、こちらの手違いにより訂正が必要となります。訂正した正しい書類を添付いたしましたので差し替えをお願いいたします」というような文言を付け加えると親切です。

後日、年金事務所の担当者から訂正分の内容について問い合わせが来ることもあるので、コピーは必ず残しておきましょう。
算定基礎届は、とくに提出後の訂正はない状況が望ましいです。万が一、訂正を行う際は、できる限り速やかに正確に対応することが大切です。

6. 算定基礎届は早めの処理が肝心!

各種社会保険の保険料は標準報酬月額をもとに算定されています。報酬額の変動に応じて標準報酬月額を見直すためには算定基礎届の作成や提出が不可欠となります。

漏れや間違いを防いで適切に算定基礎届を作成し提出することが、従業員を守ることにもつながります。算定基礎届の作成には手間がかかるため、書類が届いたら早めに処理を行いましょう。

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