1. 月額変更届とは？

月額変更届とは社会保険料の計算をするうえでの基礎となる標準報酬月額を変更するために提出する届出のことです。標準報酬月額というのは、定時決定という制度によって決定されます。毎年4月・5月の報酬月額を届出して、その年の9月から翌年8月までの標準報酬月額を決めるというシステムになっています。

ここで注意するべきなのは、標準報酬月額というのは年収を参考にしているわけではないという点です。あくまでも計算の元になっているのは4月と5月の月額です。つまり、4月と5月が繁忙期などで給料が多くなれば、当然ですが標準報酬月額は多くなります。他の月の月額が少なかったとしても、4月、5月の月額だけで決定されるのが標準報酬月額なのです。

これが決定された後に変更することを随時改定といいます。その際に提出する届出のことを月額変更届といい、これを提出することは事業主の義務となっているのでしっかりと行わなくてはいけません。

標準報酬月額は、大きな変動があった後の賃金が支払われた月から引き続く3ヵ月分の報酬の平均額をもとに算出されます。［注1］

たとえば4月に支払われる賃金に大きな変動があった場合、4・5・6月の3ヵ月間の賃金の平均で標準報酬月額が決定されます。
そのため、実際に社会保険料が変わるのは報酬に変更があったときから4ヵ月後となります。上記の例では7月です。

なお、月額変更届は報酬に大きな変更があった際に速やかに提出する必要がありますが、提出日と社会保険料が変更されるタイミングに直接的な関係はありません。
社会保険料の変更が反映されるのは、提出日とは関係なく、報酬に変更があった月から数えて4ヵ月目となりますので間違えないようにしましょう。

［注1］「健康保険・厚生年金保険 被保険者報酬月額変更届厚生年金保険 70 歳以上被用者月額変更届」｜日本年金機構

1-1. 月額変更届と算定基礎届との違いは？

算定基礎届とは、社員の標準報酬月額を決めるために会社が提出する書類のことです。
標準報酬月額は毎年4～6月の3ヵ月間に支払われる給与の平均をもとに決められます。
会社は社員に支払った4～6月分の賃金を記載した算定基礎届を、管轄の年金事務所宛に7月上旬までに提出する必要があります。

一方の月額変更届は、算定基礎届によって決定された標準報酬月額に変更がある場合に提出する書類です。
昇給や降給によって大幅に賃金が変わった、日給制から月給制に変更になったなど、標準報酬月額が変動するような出来事があった場合に届け出る必要があります。

月額変更届は改定を行う必要が生じた場合に、年金事務所まで速やかに提出します。
算定基礎届は毎年必ず提出するものですが、月額変更届は標準報酬月額に変更が生じた場合のみ提出する書類となります。

2. 月額変更届が必要なケースとは

月額変更届が必要なケースとして考えられるのは、標準報酬月額と実際の報酬があまりにもかけ離れている場合です。もちろん、標準報酬月額が実際の報酬と一致することはありません。月によって残業時間も異なれば勤務日数も異なるからです。そのため、完全に一致することはないのですが、あまりにもかけ離れている場合は、標準報酬月額の計算自体が間違っていたと考えられます。そのため、月額変更届を提出して標準報酬月額の見直しを行わなくてはいけないのです。

健康保険と厚生年金は、標準報酬月額に定められた保険料率をかけて算出されます。つまり、標準報酬月額が高ければ保険料も高くなりますし、標準報酬月額が低ければ保険料も低くなります。

報酬に対して適切な額を支払わなくてはいけないのが健康保険と厚生年金なのですが、標準報酬月額と実際の報酬に差があると適切な額を支払っているとはいえない状態になってしまうのです。

例えば、昇給などが標準報酬月額が変動する要件としては該当します。昇給があると当然ですが給料は大幅に増えます。しかし、昇給がいつ行われるかはわかりません。6月に昇給が起こった場合は、給料が増えているにも関わらず標準報酬月額が低いため健康保険と厚生年金の額が少なくなるという事態が発生します。

これを防ぐために月額変更届を提出しなければいけません。具体的な要件についても解説いたします。

2-1. 月額変更届を提出する要件は？1等級差は提出不要？

月額変更届は提出する義務がある書類です。どういったときに提出する義務が発生するのかについて紹介いたします。

まずは昇給や降級などで固定的賃金に変動があったかどうかを確認します。変動がなかったという場合は、月額変更届を提出する必要はありません。

次に変動月以降引き続く3ヵ月以上の支払基礎日数が17日以上になっているかを確認します。一般的な会社に勤めている場合は、支払基礎日数が17日を下回ることはないでしょう。

最後に変動月から3ヵ月間の報酬の平均額と標準報酬月額に2等級以上の差があるかを確認してください。昇給の仕方によっては、それほど給料が増えていない場合もあります。その場合には月額変更届を提出する必要はありません。

これらの条件を全て満たした場合は、月額変更届を提出する必要があります。そして注意するべきなのは、月額変更届というのは個人が提出するものではなく、会社が提出するものです。つまり、個人に自分の給料を管理させて月額変更届を提出する必要があるかを判断させるといったことはできないので注意してください。あくまでも給与を管理している経理部のような部署が、月額変更届を提出する必要があるかどうかをチェックしなくてはいけません。

3. 月額変更届の書き方

月額変更届の書き方はそれほど難しくはありません。複数対象者がいる場合もで、1枚に5名まで情報を記載することが可能です。

月額変更届は上から次の内容を記載していきます。

まずは提出日です。これは届出を行った日を記載するようにしてください。そして提出者記入欄には、届出事業所の事業所整理番号や所在地・社名・事業主名・電話番号を記載します。

次に個人別記入欄を記載していきます。記載するべき項目は以下の通りです。

• 被保険者の整理番号
• 氏名
• 生年月日
• 改定年月
• 従前の標準報酬月額
• 従前改定月
• 昇給（降給）
• 遡及支払額
• 給与支給月
• 給与計算の基礎日数
• 通貨によるものの額
• 現物によるものの額
• 合計
• 総計
• 平均額
• 修正平均額
• 個人番号もしくは基礎年金番号（70歳以上被用者の場合のみ）
• 備考欄の番号を選択

これら全てを記載すれば月額変更届としては問題ありません。後は提出を行えば完了となります。

3-1. 月額変更届の様式ダウンロード方法・記入例

月額変更届の様式は、日本年金機構の公式サイトにてダウンロードが可能です。
また記入例も公開されているため、記載時のミスや漏れを防ぐためにもご活用いただけます。

参考：健康保険・厚生年金保険　被保険者報酬月額変更届／厚生年金保険　70歳以上被用者月額変更届｜日本年金機構
参考：健康保険・厚生年金保険　被保険者報酬月額変更届／厚生年金保険　70歳以上被用者月額変更届（記入例）｜日本年金機構

4. 月額変更届の提出時期（期限）・提出方法・必要添付書類について

月額変更届の提出方法ですが、ルールとして該当後速やかに提出しなくてはいけないとされています。具体的な期日の定めがあるわけではありませんが、なるべく速やかに提出をしなくてはいけないため注意をしてください。

次に提出先についてですが、所轄の日本年金機構もしくは社会保険事務センターとなります。月額変更届を提出する機会は比較的多いので、どこに住所があるかを確認しておくようにしてください。

次に提出方法についてですが、持参、郵送、電子申請のいずれかとなります。しかし、2020年4月から特定の法人については電子申請が義務化されています。電子申請ではないと受け取ってくれないケースもあるため注意しなくてはいけません。

最後に添付資料についてですが原則は必要ありません。月額変更届さえ提出すればそれを裏づけるための添付資料などは必要ないとされています。しかし、60日経過後や5等級以上さがる場合は賃金台帳の写しと出勤簿の写しが必要です。また、役員は取締役会議事録を用意しなければいけません。これらの添付資料は、月額変更届を提出する際に一緒に提出してください。

4-1. 電子申請の義務化されている法人か要確認

月額変更届の手続きは行政が行います。しかし、その作業コストが多いことが問題とされていました。それを減らすために一部の法人について、月額変更届の電子申請を義務付けたのです。

一部の法人とは以下の条件に該当する法人となります。

• 資本金、出資金又は銀行等保有株式取得機構に納付する拠出金の額が1億円を超える法人
• 相互会社
• 投資法人
• 特定目的会社

これらの条件を満たしている法人は電子申請で月額変更届を提出しなくてはいけません。月額変更届の他にも被保険者資格取得届や被保険者転勤届など一部の手続きを電子申請で行う必要があります。自社がこの条件に該当するかどうかは、月額変更届以外の手続きにも影響するので確認をしておくようにしてください。

4-2. 月額変更届の遡及支払額とは？

月額変更届の遡及支払額とは、本来の支給日に支給できず、あとから遡って支給された支払額のことです。
多くの会社では新年度の開始に合わせて4月に昇給を行いますが、人事評価に時間がかかった場合、4月の支給に間に合わないことがあります。

その後、6月に昇給が決まり、4月・5月分の昇給差額を6月分と合算して支給したとします。

この場合、昇給したのは4月ですが、実際に差額支給が行われたのは6月なので、標準報酬月額を算定する基準となるのは6・7・8月の3ヵ月間の平均賃金となります。
そのため、8月分の報酬を支払った後、会社は9月の上旬までに月額変更届を提出することになります。

4-3. 出し忘れた場合の対応方法とは？

標準報酬月額が変更されるような事案が生じていたにもかかわらず、月額変更届を出し忘れてしまった場合は、まず管轄の年金事務所にその旨を連絡しましょう。
そのうえで、月額変更届を速やかに提出する必要があります。

出し忘れていた期間が短期間であれば問題なく受理されますが、報酬の変更があったときから長期間が経過している場合、なぜ届出が遅れたのか、その理由を記した「遅延理由書」の提出を求められることがあります。
遅延理由書には、届出が遅れた理由と、届出の種類（この場合は月額変更届）、報酬に変更があった社員（被保険者）の名前などを記入し、月額変更届に添えて年金事務所に提出することになります。

なお、月額変更届の出し忘れにより、本来徴収すべき保険料と実際に徴収した保険料との間に差額が発生した場合、その差分処理を行わなければなりません。
等級が下がった場合は過払いとなるため、翌月の天引きを少なくすることで調整するのが一般的です。

一方、等級が上がった場合は社員の賃金から不足分を補って納付する必要があります。
月額変更届を提出し忘れたのは事業主側のミスですので、社員にその経緯を説明したうえで、不足分の納付方法について話し合いを行いましょう。
不足分を一括で支払うのは難しいといわれた場合は、分割納付を提案するなど、社員になるべく負担が掛からない方法を模索することが大切です。

5. 月額変更届の提出は忘れないようにしよう

月額変更届は社員が昇給するたびに提出の義務が発生する可能性があります。経理職にとっては関わりが深い届出の1つなので、提出方法や内容についてしっかりと理解をしておいてください。

電子申請が義務付けられているかどうかもチェックが必要です。義務付けられている場合は、電子契約サービスなどを導入してスムーズに提出ができるようにしておきましょう。