予約管理システムとは

予約管理システムとは、Webや電話、メール、FAXなどさまざまな方法で集まる予約情報を一元的に自動で管理できるようにするシステムです。

予約管理システムを導入することで、予約業務の効率化だけでなく、キャンセルといった予約行動に伴うリスクも回避することができます。今回は、そんな予約管理システムのなかでも飲食店の予約業務に焦点を当てて解説します。

 

飲食店で予約管理システムを活用するメリット

予約管理システムは、予約管理に関する業務を効率化してくれるだけでなく、顧客の予約機会の損失を防止したり、キャンセルのリスクを回避したりすることができるなど、さまざまなメリットがあります。ここでは、飲食店にとって予約管理システムはどのようなメリットをもたらしてくれるのかを解説していきます。

予約管理システムのメリット①：予約の機会損失を回避できる

従来の予約は電話やFAX、メールなどによっておこなわれてきました。

しかし、これらの方法で予約を受け付けるためには予約の受け付けに対応する人手が必要となるため、予約の受付時間が限定されてしまうという課題がありました。特に飲食店では、お店が忙しいランチタイムやディナータイムの時間に予約に対応する人手を捻出することは難しいでしょう。

予約管理システムにはネット予約や電話の自動音声案内などの機能が搭載されており、24時間365日予約に対応することができます。そのため、これまで予約の意思がありながらも受付時間外という理由で予約ができなかった顧客の取りこぼしを防止することができます。

予約管理システムのメリット②：機能追加やシステム連携を活用して、業務の効率化ができる

予約管理システムでは、予約に関する業務を自動化したり一元管理したりすることができるようになるので、予約に関する業務自体を効率化することができます。

また、予約管理システムにはテーブル機能が備わっていたり、決済機能との連携が可能であったり、POSシステムなどと連携をしたりすることができるものもあります。 そのため、これらの機能やシステム連携を活用することで予約管理だけでなく、予約から会計までの業務をシームレスに効率よく管理することができるようになります。

予約管理システムのメリット③：複数店舗の情報を一括管理できる

飲食店では、複数の店舗を経営していることもあるでしょう。 予約管理システムでは、複数の店舗の予約情報や顧客情報をリアルタイムで共有することが可能になります。また、サービスによっては複数店舗の空席情報を顧客に提示することができ、他店への顧客の流出を防ぐこともできます。

予約管理システムのメリット④：集客力向上などに活用することができる

予約管理システムでは、顧客データを自動で蓄積することができます。この蓄積された顧客データをCSVで出力したりシステム上で分析したりすることで、顧客の動向を掴むことができるようになります。予約の流入経路のデータも蓄積することができるので、これらの情報を用いた集客の戦略を立てることができます。

さらに、予約管理システムによっては外部のグルメサイトと提携しているものもあります。外部グルメサイトの予約を自動で取り込んでくれるので手間を掛けることなく、顧客に自分のお店を見てもらう機会を増やすことができます。

飲食店が予約管理システムを選ぶポイント

予約管理システムにはさまざまなメリットがありました。しかし、実際に予約管理システムを選ぶといったとき、どのサービスが自社に合うのか迷うこともあるでしょう。そこで、ここからは予約管理システムを選ぶ際にチェックすべきポイントを紹介していきます。

予約管理システムの選定ポイント①：費用

予約管理システムのなかには無料で使うことができるサービスもありますが、基本的にシステムの導入には導入費用や運用費用といった費用がかかります。 費用を比較する際に注意すべき点は、導入したい予約管理システムの利用料が、自社が予約管理システムを導入することで得られる効果に見合っているかという点です。

自社がなぜ予約管理システムを導入するのか、予約管理システムを導入することによってどのような効果を得たいのかをはっきりさせ、料金と必要な機能のバランスがもっとも良い予約管理システムを選ぶと良いでしょう。

予約管理システムの選定ポイント②：機能

次に、飲食店が予約管理システムを導入する際にチェックしておくべき機能をいくつか紹介します。飲食店ならではの業務をサポートしてくれる機能なので確認しておくと良いでしょう。

電話予約との連携（CTI）

予約情報はさまざまな手法で集められますが、電話による予約情報を管理するのに役立つのがCTIです。CTIとは「Computer Telephony Integration」の略で、電話やFAXをコンピューターと連携してくれるシステムです。

CTIによって電話が予約管理システムと連携していると、電話がかかってきた際に自動で顧客情報を検索して瞬時に表示してくれるので、顧客とのスムーズなやり取りが実現します。また、通話を録音して記録を残すことができ、聞き逃しや聞き間違いによるトラブルを削減することもできます。

テーブル管理

テーブル管理機能とは、店舗の空席や着席状況を確認することができる機能です。機能によっては、テーブルの配膳状況や予約の段階で人数に応じて自動配席してくれます。テーブル管理機能があると、予約の段階で効率の良い配席が可能になるので回転率を上げるうえで役立ちます。

多店舗管理

飲食店では、複数の店舗を持っているという場合も少なくないでしょう。多店舗管理機能を活用することで、顧客情報を共有することができます。

顧客がほかの店舗で予約したメニューやコース、アレルギー情報などから、ほかの店舗を訪問した際にも顧客の好みに合わせた接客をすることができたり、過去の予約キャンセルの情報を複数店舗で共有してキャンセル対策をしたりすることができます。

決済機能

ネット予約と各種決済手法を連携することでネットから直接決済ができるようになります。この決済機能が搭載されていると、レジでの支払いや入金照合などの手間が減り、顧客にとっても利便性が増します。また、事前決済ができる機能を搭載した予約管理システムもあるため、キャンセルのリスクを減らすこともできます。

予約管理システムの選定ポイント③：外部サービスとの連携

予約管理システムはさまざまな外部サービスと連携して使うことができます。ここでは、飲食店にとって利便性が高い外部サービスを紹介します。

POS連携

POSとは、「Point of sale」の略で販売時点の商品売上の情報を管理することを指します。POSシステムとの連携によって、予約情報や顧客情報に加えて売上情報を一括で管理することができるようになります。

グルメサイト連携

グルメサイトへ自分の店舗の情報を掲載し集客することができます。その際、グルメサイト上での予約を自動で予約管理システムに反映してくれるのでダブルブッキングなどのミスが起こらず、情報の転記などの手間を省くことができます。

予約管理システムの選定ポイント④：アプリ対応

予約管理システムがアプリに対応しているとタブレット端末で予約管理をすることが可能になります。ダブレット端末で手軽に扱うことができるので、パソコンが得意な従業員がいなくても容易に運用していくことが可能になります。また、タブレット端末は持ち運びが便利なので、店舗にいないときにどこからでも予約状況の確認が可能になります。

予約管理システムの選定ポイント⑤：サポート体制

予約管理システムを運用する中で運用につまずいたり、操作で困ったりした場合にすぐに相談できる環境があると、安心して運用することができます。サポート体制についても確認しておくと良いでしょう。

店舗にあった予約管理システムを選ぼう！

今回は飲食店向けの予約管理システムを紹介してきました。 顧客情報を詳細に記録できるものであったり、グルメアプリと連携できるものであったり、システムによってそれぞれ特徴は異なります。お店の課題解決に必要な機能を備えているシステムを導入し、業務の効率化をしていきましょう。