見積管理システムとは？

見積管理システムを紹介する前に、そもそも見積管理とは何なのかを紹介します。

見積管理とは、Excelなどに数値を入力して見積書を作成・発行したり、見積書に不備がないか確認したり、上司の承認を得たりといった見積書に関する業務全般のことを指します。

通常、見積管理は部署を横断しておこなわれるため効率が悪くなることが多く、必要以上に時間がかかる面倒な作業です。 そんな見積管理をオンライン上で一元化し、業務効率を改善することができるのが見積管理システムです。

見積管理システムの代表的な機能

ここでは見積管理システムの代表的な機能を紹介します。 見積管理システムには大きく分けて見積書作成機能、承認フロー機能、適正価格確認機能、システム連携という4つの機能があります。

 

見積書作成機能

見積書作成機能は、見積書作成をサポートしてくれる機能です。 複数の商品やサービスを取り扱っていると、それぞれの商材によって見積書の書式を変える必要があります。

見積管理システムでは見積書のテンプレートを複数登録できるので、商材ごとの見積書テンプレートを瞬時に引き出すことが可能です。 テンプレートを活用すると各営業担当の記載内容にバラつきがなくなり、確認や承認の効率も上がります。

ワークフロー機能

見積管理システムでは承認フローをシステム上で把握・承認することができます。 承認フローが電子化されることで、紙やハンコでのやり取りがなくなり、誰が承認をしているのか、誰で滞っているのかを把握しやすくなります。 そのため、承認作業をスムーズに進めることができると同時に、資料を紛失するリスクをなくすことができます。

適正価格確認機能

営業担当が多少の値引きをして製品・サービスを販売したり、セール価格で値下げしていたり、定価と売値が異なることはしばしばあるでしょう。 そんな際に、営業担当が作成した見積書の金額が、原価と照らし合わせてきちんと利益を確保できているのかを確認するための機能がこの適正価格確認機能です。

承認担当者は、営業担当が作成した見積書の金額で利益をきちんと確保できるかどうか、容易に確認することができます。

システム連携

見積管理システムは多数の他社製アプリケーションと連携しています。 営業支援、顧客管理、会計といった見積業務と関連するアプリケーションと連携することで、見積管理システムに外部データを取り込んだり、見積書のデータを外部に転送したりすることが可能になります。 また、顧客情報も一元管理できるので、見積管理がさらに効率化されます。

見積管理システムを導入するメリット

ここでは、見積管理システムを導入することで実際にどんなメリットが得られるのかを説明していきます。 主なメリットは見積管理の効率化、ペーパーレス化、承認時間短縮の3つです。

 

見積管理の効率化

見積管理システムを導入する最大のメリットは、見積管理の効率化です。Excelを使用して見積書の作成・管理をおこなう場合、印刷した書面を上司に提出して確認作業を催促したり、上司の確認が取れた見積書を責任者に提出したりと、作成した見積書でGoサインをもらうまでにかなりの時間と工数がかかります。

また、上司が出張中のときは承認作業が滞ることもあります。見積管理システムを導入すれば見積書の作成・提出をオンラインでできるため、確認や承認にかける工数を削減し、見積管理を効率化することができます。 結果としてお客様に早く見積書を渡すことができ、ほかの競合他社よりも早くアプローチできるようになります。

ペーパーレス化

見積管理システムを導入すると、システム上で見積書の作成から承認までを実行できるので、書面を印刷する工程がなくなります。 ペーパーレスはエコであると同時に経費削減にもつながるため、不要な支出を抑えることが可能です。

承認にかかる時間を削減できる

見積管理でもっとも時間がかかるのが承認作業です。 特に大きなお金が動く大型取引は複数の責任者の承認を得る必要がある場合が多く、見積書の提出が予定より遅くなりがちです。 しかし、見積管理システムで承認フローを設計しておけば、担当者が出先でも承認作業をおこなうことができるので、大幅な時間短縮につながります。 そのため、スムーズに先方に見積書を提出することが可能です。

見積管理に付随するほかの業務も効率化したいなら

見積管理システムを活用することで、見積書作成に関する業務を効率化することは可能ですが、見積書作成に付随する会計業務を効率化したり、見積後の受注までを効率よく管理したりしたい場合は、また別のシステムを導入する必要があります。

ただ、それぞれ別のシステムを導入するとなると、その分だけ多くのコストがかかってしまうので、見積管理も受注管理も会計管理もまとめて包括的に管理することができるシステムがあると便利でしょう。 ここでは、見積管理だけでなく、ほかの業務もまとめて効率化することができるシステムを紹介します。

 

販売管理システム

販売管理システムは、製品の仕入れから在庫確認、販売までの一連の流れの過程における商品とお金の流れを管理することができるシステムです。

販売管理システムの多くの機能は、見積管理機能を搭載しているため、見積書を効率よく管理しつつ、その後の受注管理、売上分析、在庫管理などをまとめて管理することが可能です。 見積管理だけでなく、製品の販売に付随して発生する業務を全般的に効率化したいと考えている企業には、おすすめのサービスであるといえるでしょう。

従業員規模や取扱製品数によって金額は変わるので、興味のある方は以下の記事をご覧ください。

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SFA

SFAは営業支援システムの略であり、多くの営業組織で導入されているシステムではないでしょうか。 SFAの中にも見積管理機能が搭載されているものが多く、見積書作成から承認作業までを効率良く推し進めることが可能になります。

SFAの案件データに見積書データを添付して確認することができたり、見積データも込みで売上予測を立てることができたりと、見積管理とSFAを連携することでしかできないことも多くあります。

システムによっては、ほかのツールと連携しなければ見積管理ができないものもあるので、個別サービスの詳細に関しては以下の記事をご覧ください。

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ERP

ERPは、基幹業務システムの略であり、企業内のありとあらゆるヒト・モノ・カネの動きを可視化して管理することができるシステムです。

在庫管理や会計管理、人事管理、顧客管理など、さまざまなシステムの集合体だと考えるとイメージしやすいかもしれません。 そのERPには、ほとんどの場合見積管理機能が搭載されているので、この機能を活用するというのも1つの手です。

ただ、現在使っているシステムからリプレイスする必要があったり、新たにシステムの使い方をレクチャーしたりと、導入コストがかなりかかります。 そのため、見積管理以外にも業務を効率化したい部分が複数ある場合はERPの導入を検討してみてもいいかもしれません。

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見積管理をスムーズにして、競合他社に負けない組織へ

従来の見積管理は工数が多く、時間のかかる面倒な作業でした。しかし契約に関わる重要な作業なので、多くの方が面倒といいつつもその作業をおこなっていたというのが実情ではないでしょうか。 見積管理システムを導入すれば時間と場所の制約から解放され、スピーディーな見積書提出が可能になります。

また、見積管理システムはほかのアプリケーションと同時導入することで業務効率をさらに高めることが可能です。 見積管理システムを導入して、生産性を向上させていきましょう。