POSシステムの仕組み

POSシステム（ポスシステム）とは、POS（ポス）と省略して呼ばれることもあり、商品の販売に関係する顧客や売上、在庫などの情報をデータ化して管理し、それらの情報をもとにスムーズな店舗運営や経営改善につなげるためのシステムのことです。なお、POSとは「Points of Sales」の略称で、「販売時点情報管理」と日本語では表現されます。

商品のバーコードを専用の機器で読み取ると、その時点での情報がストアコンピュータに伝達されます。ストアコンピュータによって、読み取った情報と登録されている情報を結びつけることで、具体的な商品情報（名前・価格など）が画面に表示され、売上情報が記録されます。

複数の店舗を運営している場合には、各店舗で蓄積されたデータが本部に送信されることで、全ての店舗の情報を一元管理します。本部や各店舗では蓄積した情報をもとに、在庫管理や顧客・売上分析を実施して、今後の発注・仕入や経営戦略について計画を立てます。 POSシステムと似た用語にPOSレジがあり、同じ意味合いで用いられる場面もあります。しかし、厳密にはPOSシステムは「仕組み」を表現しており、POSレジはPOSシステムが搭載されたハードウェアを意味します。

POSシステムの機能と特徴

ここでは、POSシステムの代表的な機能と特徴について詳しく紹介します。

会計処理と売上の管理

POSシステムには、従来のレジと同様に使用できるようにレジスター機能が搭載されています。たとえば、会計入力や値引・割引、返品・返金、レシート印刷、領収書発行などの機能があります。

また、POSシステムには、店舗運営で重要な要素の一つである売上管理に関する機能も豊富にあります。たとえば、日別・月別・時間帯別などの特定の期間や商品別やカテゴリ別などの特定の商品を指定してリアルタイムで売上情報を確認することが可能です。また、売上日報の送付を自動化したり、売上データをエクセル形式などでダウンロードしたりすることができます。

このような会計処理や売上管理の機能により、業務の自動化や効率化をおこなうことが可能です。

在庫管理の機能

POSシステムの在庫管理の機能を活用することで、ヒューマンエラーを防止し、適切な在庫数を把握して、生産性を向上させることができます。 POSシステムでは売上情報が自動的に反映されるので、在庫情報をリアルタイムで把握することが可能です。また、他店舗の在庫を確認したり、効率よく発注・仕入をおこなったりする機能もあります。

さらに、複数店舗管理の機能を活用すれば、各店舗の在庫情報を把握し、円滑に店舗運営ができるように、商品を店舗間で移動することが可能です。

顧客情報の管理

POSシステムでは顧客情報の管理機能も搭載されており、蓄積された顧客データを確認・分析することで、リピーターの獲得や顧客の満足度向上につなげることができます。 POSシステムで顧客情報を登録し、会計時に登録されている情報の中から該当する顧客を選択することで、その顧客の購買履歴をデータとして残すことが可能です。 また、データ分析の機能が搭載されているPOSシステムもあります。

顧客管理とデータ分析の機能を活用することで、それぞれの顧客にあった適切なアプローチをおこなうことが可能です。たとえば、来店頻度や購入金額などの顧客情報をもとに会員ランクを設定し、ポイントの付与率を変化させたり、クーポンを発行したりするなどの施策が考えられます。

従業員の管理

POSシステムであらゆる情報を管理すると、セキュリティについて不安に感じる方もいるかもしれません。POSシステムの中には、オーナー・店長・社員・アルバイトなどの従業員情報を登録し、閲覧や編集といった権限を従業員の役割ごとに付与できるものもあります。

また、POSシステムに勤怠管理機能が標準で搭載されているものもあります。POSシステムで勤怠管理をおこなうことで、適切な労働時間の把握や、集計・賃金計算などの業務負担の軽減につなげることが可能です。 勤怠管理機能が搭載されていない場合でも、外部サービス連携機能により、POSシステムと勤怠管理システムを連携させることで、打刻やシフト作成などをPOS端末で実施することが可能なものもあります。

POSシステムの種類とおすすめの導入業種

ここでは、POSシステムの種類とおすすめの導入業種について詳しく紹介します。

ターミナル型のPOSシステム

ターミナル型のPOSシステムは、据え置き型の専用のPOS端末にPOSシステムが搭載されたものです。POS端末と周辺機器が一体となっているという特徴があります。 また、POSシステムを利用することに特化したPOS端末を使用するため、自社のニーズにあわせて機能や周辺機器をカスタマイズすることができます。 ただし、初期導入コストが他の種類と比べて高くなる可能性があります。また、オリジナルの機能や周辺機器をカスタマイズする場合、エラー発生時の対応が難しく、故障が生じたら一式の買い替えが必要になることもあります。

なお、リースで利用できるものもあるので、導入を考えている方は検討してみましょう。 ターミナル型のPOSシステムは導入・運用コストが大きいので、システムの使用頻度が高く、高機能のシステムを導入する必要のあるチェーン展開している企業に向いています。たとえば、スーパーやコンビニなどが挙げられます。

ハンディ型のPOSシステム

ハンディ型のPOSシステムは、小型の専用のPOS端末にPOSシステムが搭載されたものです。ハンディ型はターミナル型と比べて、携帯性に優れているため、持ち運びが容易という特徴があります。 ただし、端末数が少ないと業務量の増加などにより、店舗の運営に支障をきたす可能性もあるので、ある程度の端末を用意しなければなりません。端末を購入するベンダーに発注してからどのぐらいで届くのかや、エラー・故障時のサポート体制などを事前にきちんと確認しておくことが大切です。

ハンディ型のPOSシステムは、移動しながらの作業が必要の場合や、POS端末設置のための十分なスペースを確保できない場合に導入がおすすめです。たとえば、駅の売店や棚卸をおこなう倉庫、レストランやカフェなどの注文受付などでの利用が適しています。

タブレット型・スマホ型のPOSシステム

タブレット型・スマホ型のPOSシステムは、タブレットやスマートフォンなどの端末にPOSシステムの搭載されたアプリをインストールすることで利用する種類です。タブレットやスマホなどのモバイル端末の操作に慣れている方であれば、スムーズに使いこなすことができます。

ただし、タブレットやスマホの仕様によってはアプリが対応していないこともあります。必要に応じて周辺のハードウェアの整備もおこないましょう。また、アプリを継続して使用するには、アップデート費用や保守費用などのために月額料金を支払う必要のあるケースもあります。 タブレット・スマホ型のPOSシステムは、小売店や飲食店、美容院、ネイルサロンなど、幅広い業種で利用されています。スペースが無かったり、端末の持ち運びができるとスムーズにお会計が進む業態の店舗に導入がおすすめです。

パソコン型のPOSシステム

パソコン型のPOSシステムは、パソコンにPOSシステムの搭載されたソフトウェアをインストールすることで利用する種類です。既存のパソコンでも利用できる場合があるので、導入コストを抑えられる可能性があります。 ただし、パソコンだけでPOSレジとして利用するのは難しいため、キャッシュドロアやレシートプリンターなどの周辺機器を整備する必要があります。

また、パソコンの種類やスペックなどによっては、ソフトウェアが正しく起動しないこともあるため、導入する際にはバージョンに対応しているかどうかも忘れずに確認しましょう。 パソコン型のPOSシステムは、予約システムや電子カルテなど他のシステムと連携して利用する業種におすすめです。たとえば、病院やドラッグストア、美容院などが挙げられます。また、従業員がパソコンの操作に慣れていると導入がしやすいでしょう。

POSシステムの仕組みを理解して店舗経営を効率化しよう

POSシステムには、レジスター機能に加えて、売上管理や在庫管理、顧客管理、従業員管理など、システムによってあらゆる機能があります。また、データ分析の機能を活用することで、効果的なマーケティング施策を打ち出すことが可能です。

POSシステムには、ターミナル型やハンディ型、タブレット・スマホ型、パソコン型など、さまざまな種類があります。それぞれの種類にはメリット・デメリットがあるので、自社のニーズにあった種類のPOSシステムを導入することが大切です。