ペーパーレス化と働き方改革の関係性

ここでは、ペーパーレス化と働き方改革の意味を説明したうえで、ペーパーレス化が働き方改革にどのような影響を与えるのかについて紹介します。

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、紙媒体の書類を電子データとして保存・活用し、紙を使用しないようにすることです。

ペーパーレス化は、政府の推進する働き方改革や、地球温暖化問題の改善などの環境保全の観点から、注目を集めています。また、電子帳簿保存法の改正により、電子保存の要件が緩和されたことも、ペーパーレス化が推進されるきっかけとなっています。

働き方改革とは

働き方改革とは、一人ひとりの事情にあわせて多様な働き方を選択できる社会を実現することを指します。（※1）

少子高齢化による生産年齢人口の減少や、共働きや育児・介護などといった個人の事情に応じた働き方のニーズの多様化の影響もあり、生産性を向上させるとともに働きやすい環境づくりをおこなうことが世の中の課題になっています。

このような課題を解決するために、2019年4月より「働き方改革関連法（働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律）」が順次施行されるなど、政府主導により働き方改革が進められています。

（※1）厚生労働省：「働き方改革」の実現に向けて

ペーパーレス化は働き方改革を実現するための手段の一つ

企業が働き方改革を推進するには、ペーパーレス化から取り組んでみるのがおすすめです。ITツールを導入して紙を廃止して、電子データで情報を扱えるようになれば、オフィスだけでなく、自宅や外出中でも業務ができるようになります。従業員の多様な働き方のニーズに応えられるようになり、働き方改革を推進することが可能です。

ただし、ペーパーレス化は働き方改革を実現するための手段の一つでしかありません。たとえば、ペーパーレス化ツールを導入したとしても、自社のニーズにあわなければ思うような効果は期待できないかもしれません。そのため、ペーパーレス化のメリットや導入方法、注意点など、正しい知識を身につけたうえで、施策に取り組むことが大切です。

ペーパーレス化で働き方改革を推進するメリット

ここでは、ペーパーレス化で働き方改革を推進することでどのようなメリットが得られるのかを詳しく紹介します。

業務の効率化

紙媒体の書類を扱う場合、業務によっては、多くの手間がかかる可能性もあります。たとえば、膨大な書類を保管している場合には、目的とする書類を探し出すのに時間がかかることもあるかもしれません。

一方、ペーパーレス化を推進すれば、電子データを使って管理できるため、検索機能を使用して目的の書類を素早く見つけ出すことが可能です。また、PCやスマホなどの端末とネット環境があれば、時間や場所を問わず、社内情報にアクセスすることができます。さらに、ITツールを活用すれば、共同編集など、業務を効率化させることが可能です。

コストの削減

紙の書類を扱う場合、紙代・印刷代・郵送費用などのコストがかかります。また、紙の資料を保管するためのスペースも必要になります。

ペーパーレス化により、紙から電子データに切り替えることで、これらのコストを削減することが可能です。書類のファイリングや廃棄なども不要になるので、無駄な業務コストを減らして、重要な業務に時間や手間を割けるようになります。

セキュリティの強化

紙の書類で情報を管理している場合、紛失・盗難などにより、社外秘の情報が外部に漏れてしまう恐れがあります。一方、ペーパーレス化を推進し、データで情報管理をおこなえば、いつ・どこで・誰が・何を、といった情報をログで管理できるようになり、情報漏えいのリスクを低減させることが可能です。また、電子データにはアクセス権限やパスワードを設定できるので、セキュリティを強化することができます。

BCP対策

日本では地震・火災・台風などの発生頻度が高く、災害大国と呼ばれることもあります。そのため、緊急事態でも事業を継続できるような環境を整備することが大切です。

紙の書類で情報を管理している場合、災害が発生すると、消失してしまうリスクがあります。電子化してデータで情報を管理し、バックアップ体制をきちんと構築すれば、大きな災害が発生しても、データをすぐに復旧させることが可能です。このように、ペーパーレス化はBCP対策にもつながります。

多様な働き方の実現

紙の書類を使用して業務をおこなう場合、ハンコを押すなどを理由に、オフィスへ出社しなければならないこともあります。ペーパーレス化を進めれば、電子データで業務をおこなえるため、押印作業も電子上で実施することが可能です。そのため、オフィスに出社する機会を減らして、テレワークなどの多様な働き方を推進することができます。
多様な働き方を実現できれば、時短勤務やリモート勤務により、育児・介護などとも両立して働くことができるようになります。また、優秀な人材の確保や離職率の改善などの働き方改革にもつながります。

働き方改革につなげるペーパーレス化の導入方法・手順

ここでは、働き方改革につなげるペーパーレス化の導入方法や手順について詳しく紹介します。

1. 現状の課題を洗い出して目的を明確にする

ペーパーレス化は先述したように働き方改革を実現するための手段の一つでしかありません。まずはペーパーレス化の必要性を判断するために、現状の課題を洗い出すことから始めてみましょう。

また、働き方改革といっても「テレワーク環境の構築」「残業時間の削減」「福利厚生の充実」など、さまざまな目的が考えられます。そのため、ペーパーレス化を導入して、どのような働き方改革を実現したいのか目的を明確にすることも重要です。

2. 優先順位を決めて計画を立てる

ペーパーレス化による働き方改革の目的が明確になったら、優先順位を決めましょう。業務によってはペーパーレス化を推進するのが難しい可能性もあります。そのため、ペーパーレス化しやすい部署や書類などから、優先順位を定めてペーパーレス化を始めてみるのが成功のコツです。

3. 自社に必要なペーパーレス化ツールを選定する

ペーパーレス化を推進するには、ITツールの導入が不可欠です。たとえば、紙書類を電子データに切り替えるには、OCRソフトやオンラインストレージの導入が必要です。

近年ではIT技術の進歩とともに、さまざまなペーパーレス化ツールが登場しています。同じ機能を搭載したツールでも、料金やサポートなどが異なる場合もあります。そのため、料金・機能・セキュリティ・サポートなど、多角的にみて自社のニーズにあうツールを選定することが大切です。また、競合他社の導入事例を参考にしたり、従業員のITリテラシーを考慮したりすることも重要です。

4. 社内ルールを見直す

ペーパーレス化を導入するには、社内ルールの見直しが必要になります。たとえば、オンラインストレージを導入する場合、保存方法を明確にしていないと、データの管理効率が下がり、業務の生産性も落ちてしまう恐れがあります。

このように、ペーパーレス化の運用を開始しても、従業員が混乱を招かないようなルールを策定することが大切です。

5. 施策を実施して改善をおこなう

ITツールを導入し、社内ルールの見直しをおこなったら、実際にペーパーレス化施策を実施しましょう。施策を実施してみると「ツールが使いづらい」「ルールが不足している」まど、問題が見つかる可能性もあります。課題が見つかったら、再度施策の見直しをおこない、改善を繰り返すことで、目的の達成につながります。

ペーパーレス化推進の注意点・ポイント

ここでは、ペーパーレス化を推進するうえでの注意点やポイントについて詳しく紹介します。

ペーパーレス化ツールを導入するにはコストがかかる

ペーパーレス化を推進するにあたって、クラウドサービスなどのITツールを導入することが不可欠です。ITツールを導入する場合、ツールの導入費用やネット環境の整備など、初期コストが大きくかかる可能性もあります。

そのため、複数のサービスを比較して、自社にあったツールを導入することが大切です。また、部署単位などの段階的な導入や、無料ツールの利用などから始めるのも一つの手です。

社員や取引先への周知が必要

現場の従業員に協力してもらえるように、ペーパーレス化の目的やメリットを事前に周知することが大切です。また、ペーパーレス化を実施した後も、研修やセミナーなど、フォローをおこなうことが重要といえます。

また、請求書や契約書などの業務をペーパーレス化する場合には、取引先に電子データで受領することを了承してもらわなければなりません。そのため、取引先に対しても、ペーパーレス化に協力してもらえるように事前に周知をおこなうことが大切です。

電子帳簿保存法の改正に注意する

電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプ要件の緩和など、データを電子保存しやすく環境が整備されつつあります。しかし、2024年1月より電子データをやり取りする場合、電子データをそのままの状態で保存しなければならないなど、注意点もあります。なお、2023年12月までであれば、電子取引に該当する場合でも、適切な方法でプリントアウトできていれば問題ありません。（※2）

電子帳簿保存法の要件を正しく満たしていない場合、データとしての効力がなくなり、業務に支障が出たり、税務調査時に指摘を受けたりする恐れがあります。そのため、ペーパーレス化を導入する際は、電子帳簿保存法の要件をきちんと満たしているか注意しましょう。

（※2）国税庁：電子帳簿等保存制度特設サイト

働き方改革につながるペーパーレス化の取り組み事例

ここでは、働き方改革につながるペーパーレス化の取り組みについて詳しく紹介します。

紙の会議資料の配布を廃止する

近年では、紙の会議資料を配布しないノンペーパー会議やペーパーレス会議などを導入する企業もあります。会議資料に多くの紙を使用する場合、準備に時間がかかり、コストも上昇します。

一方、紙媒体の資料を使用しないで会議をおこなったり、会議資料を電子データで事前配布したりすることで、業務効率の向上やコストの削減が期待できます。

また、紙の会議資料を保管するスペースを減らせるため、オフィススペースを有効活用することが可能です。さらに、会議での紙の資料を廃止することで、社外秘の情報が漏洩するリスクを減らし、セキュリティを強化することができます。

電子契約を導入する

紙で契約業務をおこなっている場合、契約書の作成・印刷・製本・郵送といった一連のプロセスを手作業で実施する必要があり、多くの手間がかかります。また、ミスがあった場合、プロセスの最初からやり直さなければならず、修正や訂正にも業務負担がかかります。

そこで、電子契約サービスなどのクラウドサービスを導入して、電子契約を推進すれば、契約書の作成から郵送までのプロセスをスピーディーにおこなうことが可能です。

電子契約の場合、テンプレート機能を使用して、契約書を作成することができます。また、メールなどで取引先に契約書を送付すれば、印刷・製本・郵送などの手間を省けるため、業務効率の向上やコストの削減が期待できます。

さらに、押印もオンライン上でおこなえるため、ハンコを押すために出社する必要はなく、多様な働き方を推進し、働き方改革につなげられます。

稟議や経費精算を電子化する

稟議や経費精算の処理を紙でおこなっている場合、申請・承認などの状況がわかりづらく、処理が滞ってしまうという恐れがあります。

そこで、ワークフローシステムや経費精算システムなどのクラウドサービスを導入することで、申請・承認などの状況を可視化することが可能です。処理が滞っているときには、アラートや通知機能で申請・承認作業を促すことも可能です。

また、申請書が不要になり、電子データとしてオンラインで管理できるため、スムーズに情報共有をおこなえます。

さらに、端末とネット環境があれば、自宅や外出先からでも、申請や承認などをおこなえるため、多様な働き方を推進して働き方改革につなげることが可能です。

紙のタイムカードを廃止する

紙のタイムカードを使用して勤怠管理を実施している場合、オフィスに出社しなければ打刻をおこなうことができません。また、不正打刻や打刻漏れなどが発生し、適切に従業員の勤務状況を把握できない恐れがあります。

そこで、勤怠管理システムを導入し、自社にあった打刻方法を採用することで、テレワークなどの多様な働き方を実現することが可能です。勤怠管理システムには、PC・スマホ・ICカード・生体認証・PCのログなど、さまざまな打刻方法に対応したシステムが存在します。

また、勤怠管理システムには、申請・集計・アラート・有給管理など、ツールによってさまざまな機能があり、労働基準法に対応させて適切に労働時間を管理できます。さらに、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させれば、給与計算の業務を効率化させることが可能です。

ペーパーレス化で働き方改革を推進しよう！

ペーパーレス化は、多様な働き方の実現や業務の効率化につながるため、働き方改革を推進する手段になります。働き方改革を推進するうえで、ペーパーレス化をおこなう場合には、クラウドサービスを導入するのがおすすめです。

なお、ITツールを導入すると同時に、業務フローを変更したり、従業員や取引先に周知をおこなったりする必要があるなど、注意点もあります。ペーパーレス化を推進する際は、適切な方法で進めるようにしましょう。